タスク管理を徐々に変えてみた①

新卒で入社し、いつの間にか5年目。自分のタスク管理術を改めてバージョンアップさせるべく、これまで更新してきたタスク管理術を見直してみようと思いたちました。

これまでの方法は大きく以下の4パターン。5回に分けてメリット・デメリットを再考していき、今後の方法を考えていきます。

・ミニメモ＋メールで管理（1〜2年目）
・大メモ＋メールで管理（3年目）
・裏紙＋メールで管理（4年目）
・裏紙＋タスクシュート＋メールで管理（5年目）

今回はミニメモ＋メールで管理を考えていきます。

ミニメモ＋メール手法

そもそも私の場合、デジタルだと書き出しても頭の中がすっきりしないため、手書きでタスクを管理をしています。
入社1年目〜2年目の時には、ミニメモとメールソフトで管理してました。私がミニメモと呼んでいるのは、手のひらサイズ正方形の罫線なしメモです。このミニメモに、発生したタスクを随時追加し、完了したら線を引いて消すことをしてました。全体像把握のため、一枚のメモに全てのタスクを書いて使用。書ききれなくなると、継続タスクを転記して、次の紙でリスタートするという手法です。
相手の対応待ち（原稿回収など）の場合は、こちらが送ったメールを別フォルダに保存して管理してました。

〈ミニメモメリット〉
・持ち運びしやすい
・文字の大きさは自由に調整できる
・小さいのでデスクを圧迫しない
・思いついたタスクをすぐ書き込める
・達成感がある

ミニメモのメリット5点を詳しく解説していきます。

・持ち運びしやすい

→常に持ち歩いていると、立ち話で発生したタスクをメモしやすかったです。後で転記不要なところが良かった。

・文字の大きさを調整できる

→これは感覚の話になるのですが、私の場合、タスク管理をする際の文字サイズは結構重要なのです。大きすぎると一枚の紙に収まらず、小さいとパッと見で解読できない。そんなわけで、好みの大きさに整えていました。

・小さいのでデスクを圧迫しない

→タスクを書き出す紙そのものが大き過ぎると、デスクの余白が減ってしまいます。余白がないと作業スペースも小さくなり、必要な時にスペースが足りなくて困ることに。そのため、メモそのものが小さいことは良かったです。

・思いついたタスクをすぐ書き込める

→忘れ防止になります。思い出すことこともあるし、頭の中に保存していると忘れることもあるため、すぐ書き込めるのは結構大事。

・達成感がある

→タスクは一枚のメモに全て管理するようにしてました。そのページのタスクが全部終わったら、次のメモに移ります。終わったメモは随時捨てていくので、完了した達成感があります。達成感あると管理へのモチベーションも向上するので、継続する上で必要な要素です。

こんな感じ。意外と良さそうにも見えるのですが、デメリットもありました。

〈ミニメモデメリット〉
・継続的なタスクに対応できない
・書ける容量が小さい
続けてみると、構造上の欠陥が浮き彫りに...
こちらも解説していきます。

・継続的なタスクに対応できない

→当たり前といえば当たり前。プロジェクト管理ができません。ミニメモは次に何をすべきかをまとめた一覧なのです。つまり、単発のタスクを並行して行うことに向けた方法なのです。横に強くても縦に弱い。なので、最初は対応できてはいたものの、プロジェクト全体のスケジュールを管理し出した途端に、対応が困難になっていきました。

・書ける容量が小さい

→こちらも当然の話。メモが小さいので書き込める量が少ないです。直近でやるべきことが重なってくると、メモを複数枚使わねばならないことに。結局、管理コストが増えるということになっていきました。

上記のデメリットから、業務内容が変わるにつれてミニメモは対応できなくなっていきました。それをどうやって解決しようとしたか、次回に続きます。