kintoneって？

・プリントクリエイターの威力

顧客管理アプリの構築も進み、ある程度データが入った顧客管理アプリから、普段使ってる請求書を出すためにプリントクリエイターで設定していった。
kintoneとは似てる様で違うインターフェースに苦戦しながらも、10年以上前にAccessで帳票作っていた経験が生き、数日後にはイメージどおり出せるようになった。

出来上がった帳票をアプリから、出力する。

それを見てようやく、kintoneでできるのか不安がっていた担当者からも「これなら自分でも使えそう」と言ってもらえた。

kintoneへの理解はまだまだだったが、少なくとも今までやっていたことは問題なくできることを見せることで、受け入れてもらえた。
これも、プリントクリエイターから見える形で出力できできなければ、なかなか理解してもらえない。
この経験が、この後のkintone展開の一つのパターンになった。

･複数アプリの連携

この時作ったアプリは、顧客管理の他、請求管理、基本情報管理の計3つ。

顧客管理アプリは、初めにExcelを移したもので、基本的にはこのアプリで情報の更新やプリントクリエイターから請求書等の出力を行う。
請求管理アプリは、顧客管理からルックアップで請求データを作り、別の職員が入金確認の消し込みをするためのもの。
基本情報アプリは、請求者データを登録するために急遽作ったものだ。
請求者情報は、最初プリントクリエイターに取り込むPDFに刷り込まれていたが、役員の交代がある度に、kintoneとは別にプリントクリエイターを修正しなければならない。役員と担当者が同時期に変わると修正しきれないと思い、基本情報管理アプリを作り、役員名などもそちらに登録することで、プリントクリエイターに反映されるようにした。

これらのアプリ群を一つのスペースにまとめ、参加できるメンバーを設定することで一つのシステムとして見える様になった。

・次の展開に向けて

顧客管理アプリも一段落したところで、別の事業で業務効率化が課題になっているとの話しが聞こえてきた。
それは「日常生活自立支援事業」という判断能力に不安のある高齢者等の手続きや金銭管理を支援するものだった。

ちょうど10年ほど前に現場にいたときに担当をしていたこともあり、業務の概要はわかっていたので、「kintoneを利用できないか」と直ぐに思いスキマ時間で構想を練った。
　ただ、自分が担当していた頃は、SIerの協力のもと構築したAccessベースのシステムを利用していたため、現状どうなっているのかとも思いながら概ねイメージが固まったところで、担当者に話をすることにした。

・Excelあるある

イメージができたところで、担当者にkintone活用を打診した。
そのとき現状を確認すると、「Accessベースのシステムは、構築した担当者が移動した後、5年ほど前までは稼働していた。しかし、メンテナンスができず、その当時いたExcelに詳しい職員が、実績集計を目的としたExcelベースの簡易システムを作り、切り替えていたとのことだった。
現状は、各現場でこのExcelファイルに実績を入力し、月1回本部に提出。それを本部でとりまとめているのだが、設定した計算式が崩れ、正しく集計ができていなかったり、一致するはずの数値がシートによって異なり確認が必要になっているなど、余計な手間が発生している状況とのことだった。

完全に「Excelあるある」にはまっていたわけだ。

そのまま「ちょうどシステム化の検討をしたかった」との話しになり、その場でkintoneでのシステム化を試すことが決まった。

・kintoneって？

前向きに検討できることになったので、「kintoneとはなにか」を説明することになった。

実際に構築した「顧客管理アプリ」スペースや、テストで構築したその他のアプリなどを見せながら、できること、苦手なことを説明した。前向きな感触だったが、同時に「あれはできる？これはできる？」と他の課題も投げかけられたが、どれも概ねkintoneで解決出来そうな事務処理の課題だった。

kintoneの汎用性の高さによって、何でもできそうなのがわかった一方で、最終的には「kintoneは何をするののか」がわかりにくくなった印象もあった。

もやもやした感じは残ったが、「日常生活自立支援事業」ではテスト導入することになったので、早速構築に入る事にした。