私の推し「山根式袋ファイル・システム」【キャリコン編集部】
■山根式袋ファイル・システム
山根式袋ファイル・システムとの出会いは、33年くらい前に遡ります。このシステムを知った時は、衝撃でもあり、目から鱗状態だったことを記憶しています。
山根式袋ファイル・システムとは・・・ジャーナリスト兼ノンフィクションライターの山根一眞氏が考案されました（おそらく35年くらい前だと思います）。
情報整理の原点は、”A4規格統一”にあり・・・（山根一眞氏）
オフィスでも、自宅でも、全てのファイルをこの方法で行ってきました。昔は、紙だけでは無く、フロッピーをそのままファイルしたり、「針と糸」をそのまま、ファイルしたりしています。
最近は、ペーパーレス化がすすんだとは言いながら、やはり、どうしても、残しておきたい、あるいは、いつでもすぐに取り出したい書類は、必ずあるはずです。
皆さんは、どうしても保存しておきたい大事な1枚のA4の書類、どのように保存していますか？
そして、その書類は、必要な時にすぐ取り出せますか？
多くの方は、クリアホルダーに入れていますという方がほとんどです。でも、クリアホルダーにどんどんファイルすると、1枚の書類を探すんのは、なかなか大変だと思います。
それらの問題を、全て解決してくれるのが、山根式袋ファイル・システムなのです、
このシステムなら、わずか5秒（山根氏は15秒と紹介されていました）で、その書類を探しだすことが可能になります。
書類を探すためのストレスが全く無くなります。
＊あいうえお順に並べるだけでいい
角形2号の封筒（タテ33.2×ヨコ24センチ）をキャビネットに収まる工夫として、上から2センチ分切った封筒を使用します。
袋状なので何でも入ります。関連する資料はすべてその袋の中に放り込みます。そしてその袋にタイトルをつけ、あいうえお順で並べるだけという整理術です。
但し、タイトルの付け方にポイントがあります。まず、その書類を見たときに、一番にひらめくタイトルをつけます。インデックス欄には「ノートパソコン」なら「ノート」と頭３文字をカタカナで書き、その下に「ノートパソコン」と書きます。その下には、そのファイルを作成した、日付を記入します。私の、この袋の中には、パンフレット、取扱説明書、保証書が入っています。
取っておきたい書類がひとつの封筒に収められる快適さです。ファイルと言えば、専用のホルダーを買ってきたり、穴を空けたり、紐で綴じたりしますが、この方法だと全く必要ありません。
しかし、関連した資料がバラバラの場所に置かれてしまうという欠点がありますが、全く苦になりません。それほど、優れたファイリング方法です。
＊袋ファイルの作り方
まず、やってみようと思ったら決心が必要です。今までのファイリング方法をすべてやめて、この方法に統一する覚悟が必要です。
そして、角形２号封筒を、最低500袋購入します。今は、様々なカラーバリエーションがあるので、お気に入りの色が選べます。ちなみに、私は、写真の鶯色が気に行っています。
①角型２号封筒、カッター、ペン、定規などを用意します。
②型紙（段ボール紙）を使って、袋ファイル作成定規（写真右）を自作します。ちなみに、作成方法は、山根氏ご自身がオープンにされています。
③この定規を使って、取り合えず、袋を作成します（取り合えず、100袋）
＊山根式袋ファイルシステムのおすすめポイント
袋さえ作成すれば、あとは、タイトルをつけて、あいうえお順に並べるだけなので、ずぼらな方にこそおすすめです。
専用のファイルに比べれば、はるかに安いコストで行えます。
取引先に出かける時は、その取引先に関連する袋ファイル1つをカバンに入れて持っていけば済みます。
仕事や打ち合わせが終われば、持って帰ってまた元の決まった位置（あいうえお順）に戻せばいいわけです。
ひとつの袋が一杯になったら、「・・・（その２）」ファイルを作ればいいわけです。
封筒に入った情報は、33年前に作成したものでも、何の損傷もなく整然と本棚にあります。袋は上が開いていますが、立てている限り散逸もせず、決められた場所にあるわけです。
但し、3か月か６か月単位で、タイトルを見て、不要になったものは、袋のまま処分するのも、このシステムを継続していくコツです。
これまで、社会人時代、多くの後輩や、取引先の方が、このシステムの利点を評価し、始めました。但し、途中で続けられなくなった方もいます。
＊継続するコツ
とにかく続けることは、「封筒」の在庫を切らさないことです。私はテレビを見ながら、この封筒をせっせと作成しています。
このシステムの便利さを実感すれば、書類を探すストレスから解放され、ビジネス拡大に大いに役立つと確信します。
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