2024年最新版 Amazon 改善報告書の作成方法とポイントを解説
いきなり届いた要期限商品出品停止のお知らせ
2023年大晦日の夜、メールを整理している時に気づきました。
Amazonから届いた一通のメールにはこのように書かれていたのです。
【要確認】要期限管理商品 出品停止のご連絡
読み進めていくと「納品した要期限商品に重大な不備があったため、今後は要期限商品の出品ができません」という内容です。
該当の商品を確認したところ、使用年月日が過ぎた商品を納品していたのです。
その商品はウェットティッシュでした。
ウェットティッシュに使用期限があるとは思っていませんでしたし、納品プランの作成でも日付の入力が求められなかったので、全く気付くことができませんでした。
ウェットティッシュの使用期限が超えたことで出品停止は厳しいとも思いましたが、口を拭いたりすることを想定して危険だとAmazonが判断したのだと思いました。
要期限商品を再度FBAで販売するには改善報告書の提出が必要
このまま販売ができないのは困りますし、間違って商品を納品した事実がある以上、再発防止策を考えるのは当然だと思いました。
親切なことに、Amazonが「改善報告書」のフォーマットを用意してくれているので、それぞれの項目について作成していくことになります。
Amazonに提出する資料
Amazonに提出する資料だからといって特別な資料ではありません。
一般的な企業で作成される「改善報告書」で大丈夫です。
例えば、生産現場で問題が発生したり、会社で問題が発生した場合でも改善報告書を作成する場面はあります。
作成したことがある人なら分かると思いますが、それらにも作成のポイントというものがあります。
Amazonに提出する改善報告書を作成するポイントも、世間一般で作成されている改善報告書と変わりません。
改善報告書作成の心構え
作成のポイントはお伝えしていきますが、それよりも大事なことがあるのでお伝えします。
・自分たちに非がある前提で作成する
・誰がやっても間違えない環境をつくる
・感情や気持ちでは改善されない
これらの心構えを持って改善報告書を作ります。
自分たちに非がある前提で作成する
僕の場合、納品プラン作成時に期限の入力が求められませんでした。自分に非が無いという考え方だと「納品プラン作成時に入力欄が出なかったから気付かなかった」とも言えます。
しかし、自分に非が無いという考えでは、改善報告書は作成できません。
納品プラン作成時に期限の入力が求められなかったとしても気付けるような「仕組み」を考えなければなりません。この「仕組み」が「改善」です。
改善は、自分たちのやり方に不備や間違えがあるのではないか？と考えながら作成することが大前提となります。
必ず自分たちに非がある前提で作成しましょう。
誰がやっても間違えない環境をつくる
人によって質が変わるような環境はそもそも間違っています。誰がやっても間違えない方法を考える様にしましょう。
感情や気持ちでは改善されない
「今後気を付けます」や「本当に反省しています、申し訳ありません」といった謝罪の言葉や気持ちは改善報告書に不要です。書かなくても良いので、その気持ちを持ちながら改善報告書を作っていきましょう。
改善報告書作成のポイント
改善報告書で考えないといけない項目が下記の3点です。
・原因：なぜその事象が起きたのか具体的に記入
・再発防止策：意識体、抽象的では無く、確実に再発を防ぐことのできる対策を記入
・再発防止策の実施チェック：対策の実施を確認することができる体制を記入
では、項目ごとにポイントを見ていきましょう。
原因の作成ポイント
①自分たちのミスは素直に記載する
②事実を記載する
③最低でも原因を3つは洗い出して記載する
発生したことは仕方のないことなので、原因は事実を記載することが重要です。
例えば
・2人体制で目視確認をしていたが見落とした
・ウェットティッシュに期限があるという認識が無く、チェックが甘くなった
・納品プランの期限入力を勝手に過信していた
慣れてない人が１から原因を考えるのは大変だと思います。
そういう時はフレームワークを使いましょう。
原因の洗い出しなら「なぜなぜ分析」という手法がシンプルで考えやすいのでおススメです。
再発防止策のポイント
①防止策を項目ごとに番号で分けて記載する（最低でも４つ以上）
②何をするのか具体的に細かく示す
③実施開始日を示す
再発防止策では具体的な「行動」を書きます。
タイトルと詳細をわけて書くと、まとめやすく相手に伝わりやすいです。
例えば
①商品の検品を行う時、声出し確認を行います
商品の6面を確認する際に「消費期限の記載なし」と毎回声を出すようにします。現在の目視確認に加えることで、確認し忘れの防止、周りで検品をしている人たちに対して期限管理の重要性を認識させることができると考えます。
上記の例だと「①タイトルと詳細をわけて書くと…」がタイトルで、「商品の6面を確認する際に…」が詳細となります。
防止策を考える時に注意しないといけないのは、今までやっていたことの進化では策にならないということです。
例えば、「目視確認を更に気を付けます」や「目視確認を2倍に増やします」などは、新たな防止策ではなく当然にやらなければならないことです。
今まで行っていたことに「追加する」「やり方を変える」ことを再発防止策として記載しましょう。
全ての項目を記載した最後に、いつから実施をするのか記載してください。
そして、記載した防止策はしっかりと実施しましょう。
再発防止策の実施チェックのポイント
①形として残るものを作る
②繰り返し行う体制を示す
③画像や図で示す
先ほど作った再発防止策に対して本当に実施されているのかチェックできる体制を作る必要があります。
お店のトイレに行った時、清掃のチェックリストを見たことありませんか？あのチェックリストをイメージしてください。
再発防止策の項目に対してチェックリストを作成しましょう。
そして、定期的に再発防止策が行えているのかをチェックする体制を作ります。
記載する内容は
例えば
再発防止策の内容を元にチェックさせて頂きたく思います。
①の声出し確認については毎日３時間に１度、別紙のチェックリストにて、現場で行われているかを責任者が確認をします。②については…
このような体制を記載します。チェックリストは過去３カ月分保管など、現場でルールを決めて運用していけば良いと思います。
まとめ
今回の要期限商品解除の改善報告書は２時間くらいで作成しました。
ネットの情報は一切見ず、誰のサポートも受けていません。
以前勤めていた会社が業界の衰退期に入っていて、改善報告書や経営計画書を何度も作っていたので、問題ありませんでした。
逆に言うと、Amazon用に作る必要なんかは一切なく、世間一般で作られている改善報告書を作れば大丈夫です。
僕が紹介している内容で確実に解除できるとは言えませんが、２０２４年になってから提出して解除できた改善報告書の内容を元に紹介させて頂いたので、参考にできる部分はあると思いました。
少しでもお役に立てればうれしいです😊
このnoteにたどりついて、ここまで読んでくださりありがとうございました！
自己紹介
最後に自己紹介をさせて頂きます。
ロトと申します。
４５歳で店舗せどりを知り、９ヵ月後には２０年以上働いた会社を辞めて、専業で新品の店舗せどりをやっています。
せどりのおかげで本当に人生が激変しました✨
せどりの実績はこんな感じです。
２０２４年１月実績（他販路含めず）
店舗の新品せどりで粗利３０％くらいを毎月出しているので、かなり効率の良いせどりをやっていると思います。興味のある方はぜひ下記のLINEにご登録ください👍
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