【Word】文書パーツ登録で圧倒的に時短する方法

なぜか知られてないWordの時短機能

Wordでよく使う定型的な文、毎回入力していませんか？

実はWordでは、１度作った定型文やオブジェクトを登録することがができて、１クリックで出力が可能。

どう考えても便利なのですが・・・
なぜかあまり知られていないのでご紹介。

切り取り線なんかも、秒で出力できて楽しいですよ！

文書パーツ登録のやり方を１分で理解

やり方をショート動画で見たい方は、👇のリンクからご覧ください～！
定型文を一瞬で登録する方法

文書パーツ登録の方法

まずは登録の方法。
手順は次の３ステップ！

1. 登録したい内容を範囲選択

2. Alt＋F3を押す（ショートカットキー以外の方法も紹介）

3. 文書パーツの名前を決めて登録

今回は署名欄を例にして解説！

STEP1：登録したい内容を範囲選択

まず、範囲を選択します。
テキストボックスなどのオブジェクトを登録したい場合は、そのオブジェクトを選択しましょう。

STEP2：Alt＋F3を押す

ショートカットキー「Alt + F3」を押します。

ショートカットキーを使わない場合は次の手順でOK！

STEP3：名前を決めて登録

「新しい文書パーツの作成」画面が表示されます。
「名前」は覚えやすく、入力しやすい名前にしましょう。
あとはOK押すだけで十分機能します。

文書パーツの出力方法

登録が完了したら、さきほど決めた名前を普通に入力します。

すると、上の画像のようにポップアップが表示されます。
（オートコレクト機能といいます）

このポップアップが出たら、もう一度Enterを押すか、F3を押すと出力されます。

※もしも定型句以外（テキストボックスや表など）のパーツを登録した場合、EnterではなくF3を押さないと出力されません。

登録名を忘れた場合は…？

登録名を忘れても、挿入タブから出力できますよ。
以下をご参照ください！

登録したパーツの削除方法

登録したパーツを削除したいときは、次の手順です。

挿入タブ→テキストグループにある「クイックパーツの表示」→「定型句」→登録したパーツを右クリック→「整理と削除」を選択

「削除したいパーツ」を選択→「削除」をクリック

この手順で削除ができます！

登録したパーツの編集方法

定型句を編集したい場合は、同じ名前で登録をして上書きすればOKです。

同じ名前で登録しようとすると、上のようなポップアップが出るので「はい
」を選択しましょう。

テキストボックスや表なども登録できる！

文章の「定型句」登録をここまで紹介しましたが、テキストボックスや表、図といったオブジェクトも「文書パーツ」として登録できます。

今回はテキストボックスを例に解説していきます。

まずはテキストボックスを選択してAlt + F3 を押しましょう。

すると、新しい文書パーツの作成の画面が開きます。

任意の名前を設定して、ギャラリーをテキストボックスに変更しましょう。

（一応、テキストボックスでも「定型句」として登録することは可能です。エラーにはなりませんでした。）

ギャラリーで「テキストボックス」を選択して登録すると、登録した内容がテキストボックスの選択欄に表示されます。

文書パーツ登録と辞書登録の違い

最後に、辞書登録との使い分けを整理しておきましょう。

Wordの文書パーツ登録がすごいのは、段落や書式の設定、改行などの情報も登録されるところ！

さらに文字数制限も特に明記されていないので、A4用紙1枚分の情報を1クリックで出力することも…

一方で「単語」や「書式にこだわらないテキストの羅列」を登録したいなら、辞書登録のほうがよさそうですね。

まとめ

最後にまとめです！

• Wordは文章のまとまりやオブジェクトをパーツ登録できる

• 登録はAlt+F3

• 出力は、登録した名前をいれてEnter（またはF3キー）

さいごに

今回のような時短ワザ、本当は沢山あるのに知らないって損ですよね。

便利な機能やテクニックを知らないままだと、毎日無駄な時間を過ごしていることに…

RITOは発信や制作を毎日続けていくので、ぜひ一緒に時短しましょう✊

今後も、ツールに縛られず横断的に便利情報を発信していきます。

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