アクションに繋がる議事録の取り方

前回、「ミーティングはなぜ終わらないのか」において長くなる原因と対処方法について書きました。その続きで今回は、ミーティグが行われた「後」につながる議事録のまとめ方について書きたいと思います。

前回の「ミーティングはなぜ終わらないのか」はこちら

議事録の意味

昔、新卒で入社した化粧品の会社で10人以上が参加するミーティングの議事録をとっていたことがあります。しかし、様々な部署の人の話がまとまらず誰も議事録を確認している様子もないため、「各担当者が記載すればいいのでは？」と上司に相談したところ「新人が取るものだ」と一蹴されもやもやしたことがあります。議事録の意味とは一体なんなのでしょうか。

社会人７年目になって、様々な本を読み、さまざな人と出会い、私が出した議事録の意味は？に対する回答は「アクションを決め、そのアクションが進められているか確認するためのもの」となりました。単に、話されたことを全て記載する。ことではないと気がついたのです。

アクションに必要な要素とは

注意しないといけないのが、アクションを決めたはいいが、誰もアクションしていなかった。ということです。そこで必要だと思うのが３W＋１Hです。アクションを決めるというのは下記４項目を決めることだと意識しています。

アクション=

What(何を)

Who(誰が)

When(いつまでに)

How(どれぐらい)

逆にこれらが決まらないまま終わってしまったMTは「無駄な時間」だったと思って反省します。

アクションを確実に決めるための議事録の取り方

先ほどの４項目を頭に入れて、私はここ数年エクセルもしくはグーグルスプレットシートで議事録を作成しています。「MTが長くなって何も決まらねえ。」と悩んでいる友達に展開したら、会社で導入されたそうです。私も誰かがもっといい議事録フォーマットなんて作っているだろと思い、「議事録　フォーマット」とかでググって見ましたが「アクション」を重視したフォーマットがなく、いい議事録フォーマットだと思ってます。

⚪︎オレンジの部分：MTが始まる前に記載し、話したい内容やその根拠を記載

⚪︎緑の部分：MT中もしくは前に記載し反論・その他の意見・アイデアなど

⚪︎赤の部分：「アクション」の部分で、赤の「結論・TODO」が埋めないとMTが終わらないようにしています。ただし、「ただの報告」の場合はアクション内容は特にいらないので記載は不要です。

議事録フォーマットのメリット

①アクションが見やすい：アクション部分がTODOとして空欄になっているので、「あれ結局なんだっけ？どうするんだっけ？」がなくなります。

②簡潔に書ける：セルのサイズが決まっているので文章をまとめて書くことが必要になります。必要以上に長い議事録から解放されます。

③運用が楽：スプレッドシートにすると複数人で同時記載ができ、検索やソートもしやすいため、運用が楽です。

運用のためのポイント

①ミーティングの「前」に記載してもらう：前に記載してもらうことで、他の人も必要な準備が可能です。場合によってはMTなしやメンバーの入れ替えも可能です。

②ビッグワードを使わない：ビッグワードとは「しっかり」「ちゃんと」といった言葉のことです。例えば、顧客対応に問題があった時「しっかり顧客対応していきます」と言われるとなんだか安心してしまうのですが、「何が課題なのか」「どのようなアクションを行うのか」「どれぐらい行うのか」が述べられていません。よってこれらのビッグワードは「アクションプラン」としてはすっからかんです。私もやってることがあるので反省ですが・・涙

③MTが長くならないよう準備を行う：こちらにつきましては前回のnoteに記載しているのでご確認いただければと思います。

最後に

偉そうに書きましたが、私自身まだまだ無駄なミーティングをしているなと感じることもあり都度都度うまくいかないなと反省しています。その中でも、大幅に改善できたと思ったフォーマットに辿り着いたのでここで共有させていただきます。また、コロナでオンライン会議が増えている会社が増えていると思います。今までの会社では会議といえば、面と向かってが当たり前でオンラインってなんだか進めにくいものだと思っていました。でも、数年前に「オンライン会議✖️スプレッドシートの同時編集」に出会ってからは元には戻れません。もちろん時には面と向かっても大事だと感じていますが、この際に取り入れて見てはいかがでしょうか。見てくださった皆様本当にありがとうございます。