なぜ会議は終わらないのか

わたしは大阪で働く社会人７年目の会社員なのですが、これまで何度も会議をしてきました。幾度となく思ってきたのが

「なんの会議なんだこれは・・」「２時間突破・・・いつ終わるんだ。」

ということ。「MTは無駄だ！悪だ！」という人がいます。わたしが、とここで伝えたいことは

「全部、会議は無駄！」

ということではありません。

「なぜ会議が長くなるのか（どの辺が無駄なのか）」と「意味のある会議にするためには」を自分なりに考えましたので見ていただけると幸いです。

まず、一般的に行われる会議の内容とは（自分的に）

大きく分けて３つのカテゴリがあると考えます。

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①報告・共有

→決まっていることを一方的に話すだけの場合。

②確認・質問

→方向が決まっていることに関して、不明点の確認を行う場合。

③課題

→課題・テーマのみがある場合で何も決まっていない場合。

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これら３つのカテゴリで時間がかかるのはお分かりの通り③ですね。

次に、②です。

まず、③がなぜ時間がかかるのか( 無駄なのか）というと、

③課題は「何も決まっていない」　から時間がかかる。

状態なのです。何も決まっていないからこそ、「課題って結局なんだっけ？」「○○さんどう思う？△△くんはどう思う？」「えっと・・❌❌だと思います。・・（データはないけど感覚的に・・）」・・・続く。

となってしまい、よく現状が分かりきっていない人達が集まって「ふんわりとした話をし続ける」。そうすることで、終着地点を見失い、時間が過ぎてしまいます。また、課題が見えていないため、このような話し合いをしても、的確な判断が下せる可能性は低いと考えます。なんという無駄な時間でしょう、、、。

次に②確認と質問ですが、

②確認・質問は、回答を考えるために時間時間がかかる。

といった状態です。すぐ答えられるものであればいいですが、大きな判断などが必要だと、すぐには答えられない状態になってしまいます。つまり、回答者側の頭の中で③の状態になってしまっているということです。

ではどうすれば短く意味のある時間にできるのかですが、

MTを意味のあるモノにできるか否かは、「準備」にかかっている！！

とわたしは思います。

準備といっても、資料を人数分印刷する・アジェンダ頑張ってを作る・時間配分を決めるという内容ではありません。

課題の明確化→アクションプラン→根拠

をMT前に準備しておくことです。

課題の明確化、アクションプラン、根拠がない場合、人を集めてMTをしてしまってはいわゆる「無駄」な時間となってしまいます。また、②の確認・質問を行う際にも、先に向こうが判断できる資料を共有しておく。ということが重要だと思います。

ビジネスMTおいて一番大切だと思うのは何より

「アクション！」

的確なアクションの見込まれない、もやもやディスカッションは減らす。

分析データももちろん大切です。話術も大切です。でも全ては「判断・アクション」を行うため。アクションの制度を上げるため、モヤモヤとしたディスカッションはできるだけ省く方がよいと考えています。

一般的に行われる会議内容の３カテゴリ項目に戻ります。

そもそも、①報告・共有だけなので、slackやSkype・メールで共有すれば議題に上げるまでもありません。あげても10秒程度で終わるでしょう。議事録に書いたとしても「確認しておいてください。わからない点ある場合にはMT前に質問を共有しておいてください」としておくことで、MT内で「考える」時間が省略できます。

②確認・質問に関しては、先ほども記載しましたが、「事前に質問を共有し回答者がMTまでに回答できるようにしておく」ことが大切です。わたしの経験ですが、スプレッドシートに質問が書かれ、MTまでに回答を記載しておけば、「MTに上がる前に完了した」というケースも多くあります。

③課題についてMTで話すためには事前準備として、

課題の明確化→アクションプラン→根拠

が必要だと申し上げましたが、でも「誰がやるんだ？」といった問題が出てくるのではないかと思います。その場合は是非、MTを使って「誰が」「何を」「いつまでに」を決めると良いかと思います。

最後に

MTが「意味のあるアクションを産む時間」になるために「課題の明確化→アクションプラン→根拠」の準備が必要と申し上げました。しかし、時にはもやもやしたディスカッションも大事だと思います。それは、考えたけど、課題がなんだかわからない。場合です。どうすれば考えたけど、どうすればいいかわからない。と誰かが言っている場合には、課題の明確化を手伝うのが良いと思います。次回は、「アクションに繋がる議事録」の書き方をまとめてみたいと思います。

初めての投稿で、使い方が下手くそで悪筆ですが今年は力づくでもアウトプットをしようと思っていますので、どうぞよろしくお願いします。超絶サボリ魔なので、ここに公言・・・。本当に続くかもお楽しみ！