#006 人生を2倍楽しむ時間術【仕事編】

はじめまして、りいなと申します。
私は現在大企業の中間管理職をしています。
家族は夫と小学生がひとり。夫が単身赴任で平日は完全ワンオペのため、毎日定時には会社を出ています。

またプライベートでは仕事以外にもベンチャー企業の経営戦略に関わらせてもらったり、自分でセミナーやワークショップを開催したりして、社会人として主婦として人生を2倍楽しんでいます。

このnoteでは2倍楽しむ人生を送るための時間との付き合い方について書きます。
今回は【仕事の仕方】を中心に書きたいと思います。

①自己紹介

本業は営業部門の企画マネージャーです。
直属のメンバーは4人、関わる営業さんは50人以上という職場で働いています。
営業さんのサポートをする部署のため、得意先の要請に応じて急な依頼などもままある部署です。
　
プライベートでは子どもが生まれる前から夫が単身赴任のため、平日は小学生の息子と2人で過ごしています。
実家も遠方なのでほぼ完全ワンオペになります。
去年から小学生の息子が野球を始めたので、土日は野球の付き添いがあります。

結婚後も妊娠するまではフルタイム・長時間労働をしていました。

子供の育休後、

「時短ではキャリアアップ難しい」

と思いMBAを取得しました。

MBA取得後は複業をしながらTwitterやノートなどでも情報発信を始めています。

そんな私が主に育休後、10年かけて培ってきた時間との付き合い方を紹介します。

②時間へのマインドセット

まず初めに重要なのは、時間に対してどのような考え方を持っているかだと思います。

特に忙しいワーママやパパさんなどの悩みに
「時間がない」
があります。

では、時間がないというのはどういう状態でしょうか。

時間は1日24時間、人に与えられた最も平等な資産だと思います。
この24時間を自分の満足のいくように使っている人もいれば、常に時間がないという欠乏感を感じておられる方もいらっしゃると思います。

その差は一体なんでしょうか。

例えば年収1,000万円の人がいたとします。
年収1,000万円は平均的な日本人の年収からするとかなり高い年収になります。
しかしこの人が年間1,200万円使っている生活をしているとしたら、この人はきっとお金がないと言うと思います。
一方で年収500万円の人でも年間300万円で生活ができればこの方は毎年200万円お金が残る、という状態です。

時間やお金などの資産のあるないというのは要するに、その人が自由に使えるお金(可処分所得)、時間に例えるとしたいことを自由にできる可処分時間がどれくらいあるか、ということではないでしょうか。

あなたがしたいこととは何でしょうか。
例えばゆっくり本を読みたい、
お友達と話をしたい、
同僚とお酒を飲みに行きたい、
といった「自分がしたいこと」を挙げてみてください。

そして「したいことにかかる時間」がどれぐらいかというのを想定してみてください。

例えば本を読みたいということであれば、読みたい本を読むのにかかる時間はどれくらいでしょうか。
その本を読むのにかかる時間が2時間だとすると、
1日10分でも本を読む時間を取れれば2週間ほど経てばその本を読みきることができるます。

こうして自分がしたいことと、自分が使える時間をフィットさせていけば「時間がない」という感覚は少しでも薄れると思います。

とはいえ「もっと自分のしたいことをする時間がほしい」という人のために、仕事で生産性を上げるために工夫してきたことを書いていきたいと思います。

③仕事編

■大きな石から入れる
　仕事管理の基本は、スティーブン・コビー氏が七つの習慣でも紹介されている

「大きな石をまずバケツに入れる」

という考え方を徹底しています。

この考え方は、仕事の中でも重要なものから予定に入れていき、その他重要度の低い仕事は細切れの時間で行う、という考え方です。

当たり前の考え方に思えますが、意外と徹底されていないのは「なにを大きな石とみなすか」が人によって違うからではないでしょうか。

■優先順位の付け方

自分が何を「大きな石」と捉えるか、それが組織や上司の思いと合っているのかの優先順位づけが重要になります。

例えば上司が急に仕事を振ってきたとしましょう。
自分としては今日したい仕事がある場合「大きな石」はどのように考えますか？

サラリーマンである以上答えは

「より組織のミッションに影響を与える方」

が重要、ということになります。

組織で働く人にとって重要なことは、
「組織のミッションを達成する」
ということです。　

上司が振る仕事か、自分が抱えている仕事か、どちらが今の組織にとって成果を上げられる仕事なのか、優先順位が高いのか、分からなければ上司に聞いてみましょう。

特にテレワークが増えてくると、職場の温度感は分かりにくいものです。家で仕事をしている自分にとって優先順位が低く感じても、オフィスでは炎上している可能性もあるのです。

そこはぜひ遠慮することなく、納得のいくまで自分で聞いてみてください。

その次に重要な仕事が、

より多くの人が関わる仕事
です。

自分がその仕事をすることでより大きい多くの人がの仕事が進む案件に関しては、優先順位を上げて行いましょう。

また人に頼む仕事というのも早めに振り出してあげてください。納期は少しでも長い方が受ける側も気持ちよく受けることができます。

これらのことに気を付けてその日に片付けるべき最も大きな石から手を付けていきましょう。

④仕事のブラッシュアップ法

　更に業務のブラッシュアップにはECRS(イクルス)というフレームワークが有効です。
　
　マーケティングの3Cや4Pのように、業務改善にも考え方の枠組み(フレームワーク)があります。
これを自分の業務にも当てはめてみると、かなり業務効率が上がります。

Eliminate（排除）
業務を無くせないかという考えです。
例えばなんとなく発信している情報は誰がどれぐらいの頻度で活用しているのでしょうか。
またアジェンダのない会議などをしていないでしょうか。
これらのものは無駄以外の何物でもありません。こういった「これまでしていたから」という理由で漫然と行われている業務の中に無くせるものがないかというのを考えてみてみましょう。

Combine（結合)
自分がしている業務のうち、何度も繰り返している業務はないでしょうか。
また複数の人が同じ業務をしている、ということはないでしょうか。
それらの仕事はまとめていっぺんにできなきか、ひとりでできないか、
自動化できないか、
という観点で見直すことで多くの人の業務を減らせることがあります。

Rearrange（入替えと代替）
順番を変えることで、業務をスムーズにすることができるのではないか、考えてみます。
作業順序、担当者、などを入れ替えることで効率化できないか検討します。
例えば、それぞれの業務を得意な人にお願いしてその人の業務を代替する、などです。

Simplify（簡素化)
上記の3ステップが終わったら、最終的にそれらの業務を単純化できないか考えます。
業務プロセス全体を俯瞰し、簡素化できる点がないかチェックします。

これらのポイントで自分の業務を見直してみることで、業務効率はぐっと上がります。

先日複業研究家の西村創一朗さんにお話を伺いした際、西村さんご自身は月に1回このフレームワークで仕事を見直しているとおっしゃっていました。

自分自身は有用なフレームワークと思いつつ見直しは半年か一年に一度だったので、仕事ができる人はそういった業務の見直しを頻繁に行っているのだと学びました。　　

④時間術の目的

ここまで、仕事においての業務の優先順位の付け方、業務効率化のための見直し方法を共有しました。

最後に「時間との付き合い方」について、私の考えを書きます。

一番大事なことは時間もお金もいかに節約するか時短するかということだけに注力するのではなく、

自分がそれらの資産を使って何をしたいのか。

ということを明確にすることだと思います。

人は自分がしたいことがあれば、それをするためにどのように時間を捻出するか、したくないことを減らすために何をすらか、を自分で考えて工夫するようになります。

例えば定時に帰って
・自分のキャリアアップのためのスキルを勉強したい
・複業がしたい
・Twitterで色々な人と交流をしたい

といったような自分がしたいことを明確にすることはとても重要です。

特に子育てワーママ・パパは、業務終了後かわいい我が子と一緒にご飯を食べる、お風呂に入る、絵本を読む、といった今しかできない貴重な時間を楽しみに日々の業務の生産性を上げていただけたらと思います。

ここまでお読みいただきありがとうございました。

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よければそちらでも交流できたら嬉しいです。

☆りいな
https://twitter.com/rinaenjoymama