chatGPTを優秀な秘書に育ててタスク管理を上手くこなしていく①

夜桜りこです。

在宅ワークって、自分のペースで仕事ができるのが魅力なんですが、その分タスク管理が大変だったりします。在宅ワーク歴が長い私はいつも「なにか良い方法がないかな？」って試行錯誤してました。

そんな中、最近ChatGPTを秘書のように使ってみたら、効率がグンと上がりそうなことに気づきました！そこで今日は、その方法をシェアしていきたいと思います。

はじめに

在宅ワークでは、自分でタスクを管理しなくちゃいけません。でも、一人でやるのはなかなか大変。そこで、私はChatGPTを秘書さんのように活用することを思いつきました。ChatGPTなら、将来的にタスク管理を自動化してくれそうなほど優秀なAIに進化しそうだとにらんで。

Notionでのタスク管理の現状と課題

私は今、Notionでタスクを管理しています。

1️⃣　今日行うことを書き出していく
2️⃣　優先度の高いものには「高」という文字を入れる
3️⃣　タスクにとりかかった時間と終わった時間を記入

こんな感じで入力しています。

ただ、私はNotionに入力しているけど、これはアナログでもOKだと思ってます。というのも、例えばノートにタスク管理を書き出しておいて、それをスマホで撮影して、chatGPTに送れば読み取ってくれるから。

私はNotionのようなデジタルで管理するのが今のところ性に合ってるけど、人によっては書くほうがいいって人もいるでしょうからね。

話を戻しますが、こんな感じでNotionにタスクを入れ、達成状況も入力していったわけですが、
・タスクごとの時間計測
・どういう仕事にどのぐらい時間がかかっているかの分析
・後回しになりやすいタスクの傾向
など、目視や手動で行わないといけなくって、そういう時間が結構、面倒だなって・・・

ChatGPTを活用したタスク管理の可能性

そこで、ChatGPTに助けてもらおうと思ったんです。ChatGPTにタスクのデータを渡せば、各タスクの所要時間を自動で計算してくれるはず。カテゴリごとの集計も自動化できそう。それに、私が後回しにしがちなタスクの傾向も分析してくれるかもしれません。

実際にやってみたところ、私の狙い通り！
おまけにchatGPTから「こういう項目も入れていくと、chatGPTを優秀な秘書に育てやすいですよ〜」というアドバイスもいただきました♪

AIを上手く取り入れることで期待される効果とメリット

ChatGPTのようなAIを使えば、手作業の時間が減らせます。タスク管理自体にかける時間も短縮できれば、本来の仕事に集中できる環境ができあがりますよね。

そして在宅ワークの効率が上がれば、プライベートの時間も確保しやすくなって、ワークライフバランスもよくなるんじゃないかなって思います。

将来的に目指すChatGPTとの協働

今はまだChatGPTをタスク管理をしてくれる秘書として試し始めたばかりですが、将来的にはもっと協力し合えたらいいなって思ってます。

例えば、ChatGPTがタスクの設定を半自動でやってくれたり、優先順位を提案してくれたり。タスクにかかる時間の予測もしてくれると、スケジュール管理が楽になりそうな予感です。

後は「そろそろオフの時間を取り入れたほうがいいですよ」とか「最近、あまり働いてないようですが、体調が悪いのですか？」なんて言ってもらえたり・・・（笑）

こんな風に、ChatGPTが私の働き方をモニタリングして、適切な休憩の取り方やワークライフバランスについてアドバイスしてくれるようになったら素敵です。

もしくは、定期的に発生するルーティンのタスク。
これもchatGPTから提案してもらえればタスク漏れがなくなって、本当の「秘書」のような働きをしてくれることに。

ChatGPTを秘書化するための準備

でも、ChatGPTを本当の秘書さんのように使うには、ちょっとした準備が必要です。

まずは、Notionでのタスク管理は続けないと。
データがたまらないとChatGPTも分析のしようがないですからね。

それから、ChatGPTとの連携方法も探らないと。自動化のためのルールやテンプレートも整備しておくと、もっと効率が上がるはず。

このあたりは、タスク管理を行う中で定期的にchatGPTと相談しながら、準備を進めてます。

とりあえず１ヶ月分のNotionのタスクデータを用意し（まだ今のところは一週間ぐらい）、その時点で秘書化を行うために本格的に動いていきたいと思ってます。

おわりに

正直、ChatGPTを秘書さんのように使いこなすのは、まだまだ試行錯誤の段階です。でも、これからの可能性はすごく感じています。

色々な案件を抱えているので、タスク管理をおろそかにすると自分自身の首をしめちゃう・・・ってことで、どうにかこうにか、chatGPTを優秀な秘書さんに育てていくんで、その過程はまたこのnoteでシェアしていきたいと思います。

第二弾、第三弾・・・もお楽しみに！