PMSの切り替えを機にDX化を一気に推進、紀州・白浜温泉むさし様のITソリューション

紀州・白浜温泉は、道後温泉や有馬温泉と並んで日本三古湯に数えられ、日本書紀の時代からの長い歴史を通して数多くの旅人を癒やし続けてきた由緒ある温泉郷です。

豊富な源泉という恵みをいかした数々の宿が立ち並び、今も多くの観光客の人気を集めるこのエリアにあって、白良浜まで徒歩1分という好立地を誇る本格和風旅館が、今回ご紹介する「紀州・白浜温泉むさし」。

客室数148室を有するこの宿がこのほど、以前からリゾLABでもご紹介しているホテル・旅館の基幹システム「満室御礼」を導入。これを皮切りに宿のDX化を大きく推進しています。

1.既存PMSから「満室御礼」への切り替えは、飛躍的な手軽さと拡張性の高さが決め手

主に中規模旅館をターゲットにしている「満室御礼」は、顧客管理面で大きな強みを持つPMS。

予約管理からフロント業務、顧客管理はもちろん、蓄積された多くの情報を経営管理や営業戦略にも活かせるシステムです。

また初めての方にも手軽で使いやすい基本システムに加えて、その拡張性の高さも大きな特徴で、豊富なオプションはもちろん、自社開発したツールから他社システムとの連携まで、幅広く柔軟に対応することができる現場思いのPMSです。

▶満室御礼とは（公式サイト）

紀州・白浜温泉むさしでももちろん従来からPMSを使用していましたが、そのシステムの汎用性や価格、サービス対応のレスポンスなどに対して少なからずの疑問を感じていたことから、より現場の状況にフィットするフットワークの軽いPMSへの切り替えを検討していました。

そんな中で導入候補のシステムとして白羽の矢が立ったのが「満室御礼」。また「満室御礼」はIT補助金対象ツールともなっており、導入に際しての費用負担も軽減できることが大きな決め手となりました。

こうした経緯を経て2020年の年末、過去にDXツール「SmaTalk Biz」の導入をサポートした株式会社エイエイピーおよびグループ会社のプロフィックスに導入相談をもちかけたところから、PMSの切り替え計画が本格的に始動。

そこから約2年をかけて、宿のさまざまな現場のオペレーションの実態と運営状況などを幅広く確認した上で、導入するシステムの全容を固めていきました。

※過去の記事のため、一部古い情報が存在しています。

2.先駆けて導入した「SmaTalk Biz」の大活躍が、DX化推進の追い風に

むさしでもかつて従業員同士の情報共有はそのほとんどを「紙」や「対面伝達」に頼っており、人に起因する伝達のミスをどのようにして回避するかに苦慮していました。

しかしエイエイピーのサポートによって「SmaTalk Biz」を導入して以降は、その状況が一変。

スタッフ同士の間で瞬時にリアルタイムな情報が共有できるようになり、時にはスタッフがなかなか会話に割り込めないほど多くの情報が日常的に飛び交うなど、「SmaTalk Biz」を導入している多くの宿の中でも突出して有用な活用がなされるようになりました。

こうした情報共有の詳細を把握するため、実際にどんな情報がやりとりされているかを分析した結果、特に食事中の指示出しにインカムを多用している傾向が判明したことから、むさしでは次なるステップとして「配膳管理システム」や 「モニタリングシステム」なども導入。お食事時間帯のさらなる業務効率向上を実現するに至りました。

各種デジタルツールの有用性が改めて認識できたことで、本格的に業務全体のDX化の推進に舵を切ることとなったむさし。

今回の基幹システムの「満室御礼」への切り替えも、この導入実績と実証された効果に裏付けられたものでした。

▶SmaTalk Biz（公式サイト）

3.「満室御礼」にリンクする多彩なDXツールの導入で、おもてなしも強化

こうした経緯によって経営陣がITに対して非常にポジティブな考えを持つようになったことから、「満室御礼」の導入に際してはより幅広い活用を可能とする様々なオプションも導入されました。

その一例を下記にご紹介しましょう。

＜導入した拡張オプション＞

●タブレット・チェックインシステム
フロントにタブレットを置いて、レジカードの代わりとして使用することが可能。

●パスポートリーダー連携
パスポートを預かった際にフロントから離れずにその場でデータ保存できるため、作業の効率化とともに外国人旅行客の不安解消にも貢献。

●SMS送信サービス
お客様の携帯電話に、「満室御礼」を通じてメッセージを送ることができるサービス。

●モバイル・ルームインジケータ
お部屋の清掃を管理するシステム。清掃済みなのか清掃作業中なのか、部屋ごとのリアルタイムの状況をシステム上で確認できます。

●宿泊者情報閲覧
PMSに記録されたお客様の情報を、ブラウザから手軽に閲覧することができます。

●タッチレス・チェックインシステム
衛生面への対策と同時に、キャッシュレス決済への対応も可能にします。

これらの機能のほとんどが「満室御礼」と連動しているため、日常の業務に潜んでいる小さなムダが大幅にカットされた上、スタッフやお客様の間での「言った言わない」といったトラブルや、連絡報告のミスやダブリなども事前に回避することができ、飛躍的にスムーズな宿の業務運営が実現しました。

ルーティンの業務が円滑化されることは業務効率の向上だけに留まらず、より手厚いお客様対応への余裕を生み出すことにもつながり、「人にしかできないサービス」を拡充することによって宿全体の評価を向上させるという結果を導いています。

業務運営の効率化と、お客様満足度向上の両立。宿の運営にそんな好循環を生み出すことができるのが、DXの真骨頂です。

紀州・白浜温泉むさしでは、今後もさらなるDX化に向けた積極的なチャレンジを続けています。

▶紀州・白浜温泉むさし（公式サイト）

※2023/05/10公開の記事を転載しています

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