電子帳簿保存法の導入手順

1. 制度の把握

電子帳簿保存法は、会計ソフトなどで作成した帳簿書類の電子化、書類のスキャナ保存による電子化、電子取引データの保存の3区分があり、それぞれ要件が異なります。まずは、電子帳簿保存法の制度やそれぞれの要件について確認しておきましょう。

令和3年度の税制改正以降については、電子帳簿保存法の要件が大きく緩和され、これまで必要だった税務署長の承認が必要なくなりました。今後新たに導入する企業や個人事業主は、電子帳簿保存法を適用したいタイミングで電子データの保存ができます（優良な電子帳簿にするには課税期間の初日から電子帳簿により備え付ける必要があります）。

なお、帳簿書類の電子化と書類のスキャン保存による電子化は任意で選択できますが、電子取引データについては、改正後の電子帳簿保存法により電子データでの保存が義務付けられました（※2023年12月31日までの電子取引データは印刷して保存することも認められています）。すべての事業者は電子取引データの電子データでの保存が必要となりましたので、この点も踏まえて、その後のシステム導入について検討する必要があります。

2. 課題の整理

電子帳簿保存法を導入するといっても、すべてを電子化する必要はありません。会計ソフトのデータは電子帳簿保存法を適用し、紙でやり取りしている契約書や請求書については紙のまま保存するといったこともできます。

電子帳簿保存法を適用するなら、紙の保存で大きく負担がかかっている部分の改善から行うのが効果的です。課題の改善を図るためにも、どこにどのくらいの負担やコストがかかっているか、自社の課題を明確にしましょう。

3. 電子化する書類の洗い出し

自社の課題を整理したら、課題を解決するためにどのような帳簿書類の電子化が効果的か、細かく書類を洗い出していきましょう。

たとえば、書類であれば、請求書や納品書、領収書、契約書、見積書、検収書などがあります。すべての書類を電子化するとかえって負担が増えることもありますので、やり取りの多い書類など、電子化したほうが良い書類をピックアップして電子化を検討します。

4. 業務フローの設計

紙で保存していたデータを電子化する場合、経費申請の方法やデータの保存など、業務
フローにも変更が生じます。システムを導入してから電子データ保存の方法を考えるのではなく、電子帳簿保存法に対応する前に業務フローを電子化に合わせて設計し直しましょう。

たとえば、経費精算を電子化する場合、これまで紙のフォーマットで対応していたものを、領収書をアップロードできるシステムを活用してシステム上で申請を完結できるようにするなどのフローの変更が考えられます。

導入前に業務フローを整理しておくことで、社内全体に導入前の周知ができますし、導入後の混乱を防ぐことができます。

5. システムの導入

最後にシステムの導入です。電子帳簿保存法に対応しているシステムで、かつ自社の課題を解決できるシステムの中から選定していきます。システムによって、導入コストやランニングコスト、セキュリティの対応などが変わってきますので、十分に比較検討してシステムを導入しましょう。

導入するシステムのコストや機能面も重要ですが、多くの社員が利用するシステムでは誰もが利用しやすいシステムを導入することをおすすめします。