入社5年目までに知っておくと違いをだせる会社員になれるちょっとしたコツ⑩～稟議その１～

１．TOSA先生＠パラレルワーカー中小企業診断士
　皆さま、こんにちは！TOSAです。多くの企業は、3月末が決算で、忙しい人も多いのではないでしょうか。初めて決算を迎える新卒1年目の方は、業界や業種にもよるかと思いますが、驚いたかもしれません。自身を思い起こすと、入社1年目の決算は営業目標達成のために、お客様を回って、奔走していたような気がします。
　
　私は、現在は営業部門ではなく、与信管理部門におりますが、営業部門の「稟議書」を毎日チェックしています。営業担当者からすると、「稟議書」で会社の承認を得て、注文をもらうことは、自身の評価や昇進、ボーナスに影響が出てくるため、大事なものです。

２．「稟議」って面倒くさい！？
　「稟議って面倒なので、なくしてもらえませんか。」このようなことを営業担当者から聞きます。前回までに、茶っプリン先生が議事録や契約書の話をしていました。同じく会社で目にする文章に「稟議書」というのがあります。「稟議」というのは、会社の文化によって意味づけが異なると思いますが、今日は「稟議」についてみてみたいと思います。

３．「稟議」とは
　会社というのは、大きな会社になればなるほど、事業部長、部長、課長、担当者で決定できる権限が決められていると思います。「稟議」とは自身の権限だけで決定できない事柄を書類に起こし、上層部への回覧とそれぞれの承認をもらう手続きを指します。

　「稟議」に使う書類を「稟議書」といいます。「稟議書」の種類には、業界にもよりますが、契約稟議書、取引稟議書、購買稟議書、採用稟議書等があります。

４．なぜ「稟議」が必要
　「稟議」という関係者の合意をとる制度が、日本の企業の意思決定を遅くする、とよく言われています。では、なぜ日本の企業では「稟議」制度が継続しているのでしょうか。

　1番大きいのは、以下の理由になります。「稟議書」を作成する前に、関係者に提案書を見せ合意を得ている、または、「お伺い」を立てていることが多いのです。つまり、「根回し」というもので、「稟議書」とは事前にとった合意や調整についての再確認書の役割をしているのです。

　日本は古くから合議制による意思決定が重んじられてきています。全員が話し合い答えを出す。逆に単独で勝手に決めることは、組織の中で軋轢を生み、「出る杭は打たれてしまう」のです。

　合議制についての賛否はともかく、「稟議書」を作成し関係者の合意を得ることは、日本の企業においては、むしろスムーズに計画を進めるために必須な手続きといえます。

　「やっぱり面倒だよ、その分、営業活動を頑張って注文を取った方がよくない？」というような声が、営業担当者から聞こえてきそうです。でもこう考えてみてはいかがでしょうか。

　取引について、稟議を起案するということは、新しいチャレンジをすることにつながりませんか。「稟議」には「チャレンジ」の意味があると思いませんか。営業担当者ならば、自己のPRにつながります。そうポジティブに考えると、ちょっとしたコツですが、稟議に対する抵抗感がぐっと下がると思います。

　稟議については、日本独自のシステムであり、面白い側面がたくさんあります。また別の機会に触れたいと思います。
　
ということで、みなさん、新しいチャレンジのために、たくさん稟議を回して活躍してくださいね。

　次回も会社という宝の宝庫から、だれにでもできるちょっと知っているだけで得するポイントを紹介します。 

稟議書（※会社によっては電子システム）