【時短でGo】パワポは「1枚だけ」でも有効な場合がある

みなさんこんにちは。
資料デザインのリサーチや分析に取り組むパワーポイントのスペシャリスト、パワポ研です。

社会人あるいはそれに類するある種の「組織」に所属する方は、組織内外の人間と相互にコミュニケーションをとりながら日々情報を発信していることと思います。

おそらく、その目的は何らかの「アクション」を相手に期待することがほとんどでしょう（逆に、そうでなければマズい）。例えば、「この情報は重要だから見ておいてね」ですとか、あるいは「今度こういうことをしたいから、この準備をしていおいてね」ですとか。何にせよ、相手に何かを期待するからこそコミュニケーションが発生します。

そしてここで「組織」の難しさが脅威を発揮します。もしそれが一対一のコミュニケーションなら、懇切丁寧に口頭で密に連絡を取ることにより、そこに齟齬が発生する確率はかなり低く抑えられます。もちろん、何かしらのエラーが発生する可能性はゼロにはなりませんが、それに近い成果を獲得することは可能でしょう。

しかし組織があなたを入れて「2人」であることはごくごく稀です。例えばその組織が「10人」で構成されているとすると、その一人一人にコミュニケーションを密に取ることは時間的にも事実上不可能になります。そうすると、全員に対して同時的・画一的なコミュニケーションをとることになります。

そして、往々にしてその画一的なコミュニケーションは機能しません。なぜなら、組織の個々人が置かれた状況は「10人」しかいない小さな組織においても、千差万別（十差万別かもしれませんが）。めちゃめちゃヒマな人もいる一方で、どうしようもなく忙しく土日に仕事が侵食してしまっている人もいます。文字を積極的に読んでくれる人もいるでしょうが、メール冒頭に「皆様」と書いてあるだけで未読スルーしてしまう人も多いです。というより、そうした人が大半でしょう。

そこで重要なのが「一枚の絵で表現する」ということです。クドクド何を書いても視界に入らなければ全く効果が出ません。あなたがその10人に向けて、どれほど懇切丁寧にメールを打ったとしても、実際に最後までしっかり目を通してくれる人は、おそらく半数にも満たないでしょう。これに関しては、多くの方が頷いてくれるものと思っております。

前置きが長くなりましたが、パワポはその「絵」です。一枚の絵でもって言いたいことを視覚的に要約することができます。表題の通りですが、何も人に物事を伝えるのに毎度毎度数十枚の資料を作る必要はありません。出来る限り文章で書いて伝わることを期待しつつ、しかし「これだけは」という部分についてはパワポ一枚で纏める、というテクニックをもっと人々は活用しても良いのではないか、というところで今回はその説明です。

一枚パワポの作り方

これまでしばしばパワーポイント資料の作り方を解説してきましたが、基本的には「一枚」作るのも「数十枚」作るのも、手法は同じです。この辺りは我々のテンプレをご参照いただくのが一番良いのですが、以下簡単にスライド作りの基本を記載します。

・タイトルを書く：そのスライドが「何のための」スライドなのかを明示
・メッセージを書く：そのスライドの結論（本当に伝えたいこと）を言語で完結に記載
・ボディを決める：メッセージが「どういう画面構成（＝ボディ）なら伝わりやすいか」を決定
・肉付けをする：定まったボディの中身を記載

上から順番に重要で、そして上から順番に実施すれば必ず良いスライドになります。あまり作り慣れてない方はボディや肉付けの方を先に調整してしまいますが、根本は「何を伝えたいか」が先で、そのためには「どのような方法が最適か」ですので、上からが順番になります。

一枚パワポの実例

例えば、あなたは「全社的にIT導入を急ピッチで行う」という立場にあったとします。そして、あなたの会社は気合の入った中小企業です。ITに疎い人も当然いますし、またメールを（意図せず）見落とす人もいるでしょう。そうした中で、長文で「IT導入をいついつ行い、こういう準備をして欲しいし、またそれに伴ってこういうURLのリンクを踏んで……」というのは通用しません。絶対フォローは必要です。

そしてその前段として「概観はこう！」という一枚絵が役に立つのです。例えば、以下のような。

実際、これ一枚では「どうやって導入するのか」は分かりません。しかし、「おお、なんかヤバそうだな」という気配は感じることができるでしょう。それでとりあえずは十分なのです。もっと欲を言えば、「なるほどなるほどこうしたツールを導入するのね。じゃあちょっとググるか/メールちゃんと読むか」となればベターなのですが、そこまでは期待が高すぎるでしょう。

タイトルで「こういう話をしています」、メッセージで「こういうことをします（だから身構えておいてね）、そしてボディで「具体的にはこうします」という構成はシンプルで、そして（ほぼ）唯一の正解です。ボディはフロー図などにしてもよいですが、この場合登場ツールが多かったので、敢えて並列にならべました。それでも、構造化することにより「何に使うのか」が割合明確に見えると思います。

まとめ

コミュニケーションというのは難しいですが言葉によるそれよりも、視覚的な一枚があったほうがよい場面というのは往々にしてあるので、その効果が最大化するように上手くパワーポイントを作成・活用しましょう、というお話でした。

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