コロナ流行に合わせて情シスとして動いた話
はじめに
働き方が大きく変化し約2年という月日が流れました。私がコロナ流行に合わせた情シスとしての提案・対応、その中でもそれなりに大きいトピックであった会社のオフィスという存在の再定義、およびレイアウト改装工事。
そんな情シスの枠組みからはみ出て行動を起こした激動の半年間。ある程度時間が経過した今、改めて振り返りのためにつらつら書き連ねていこうと思います。
ひとり情シスは考えた、そして奔走した
初めにコロナウイルスが日本で観測され始めたのが2020年1月から（※参照：国立感染研究所記事）、ということで都内にいるとかなりの恐怖感を煽られる形で会社としてどう対応するか。はたまた、情シスとしてどう対応していくべきかをしっかり考えなければいけない状況となっていました。
まず2020年1月、バックオフィスのメンバーは今後の世の中の動向に合わせた動きをするための情報収集を行いつつも、通常業務を止めるわけにもいかず、つまり待ちのフェーズでした。
この待ちのタイミングでは、やばいらしいけど実感が湧かない、フワフワした気持ちだったことを覚えています。
そこから実際に会社として全体で行動するフェーズに入ったのが2月ごろから。会社のリモートワークに関する規程を作るバックオフィスメンバーもいれば、私はリモートワークをする上で必要なツールの調査、導入に向けた予算策定・稟議、導入サポートとしてもドキュメント作成、リモートワークなら必要なヘッドセットの調達などをメインに担当しつつ、リモートワーク関連での規程作成やルール作り。マニュアル作成のサポートをするという感じの動きをしていました。
この際にバックオフィスメンバーにしっかり役割分担する形でスムーズな動きができていたあたり、上席の采配は流石。なんて今さらながら思いました。
そんなこんなで情シスとして東奔西走しまくった結果、会社としては2020年3月ごろから全社員のうち9割のメンバーがリモートワークに切り替わり、4月からはほぼ99％のメンバーがリモートワークへと移行していました。
一部郵送物などの対応でどうしても交代制でバックオフィスメンバーが出社せざるを得ない状態だったのは世の中の動きよりもかなり早く動いていた結果避けられませんでした。仕方ないね。
避けられなかった郵送のサービスも代行電話のサービスみたいに何とかできるといいのですが、時間もなくバックオフィスメンバーの持ち回りで何とかする人海戦術をとる方向に舵を切った関係で請求書周りのサービス導入は見送っちりました。ここらはいまだに思いますが、かなり悩ましい部分でしたね。（※リモートワークに合わせて請求業務もほとんど電子化した関係で、この書面周りはほぼ受け取る関係が9割でしたが…）
そんなこんなで会社全体は特に問題なくリモートワークへの移行を成功しました。これも、会社でコミュニケーションツールを平時から活用していたのと、新しい会議用ツールへの順応度が高かったことに救われました。
ふと浮かんだオフィス問題を考えてみた
リモートワークへの移行も順調に進んでいる中で、ある考えが頭をよぎりました。
「会社全体でリモートワークを始める、ということはオフィスの引っ越し計画もなくなるし今のまま凍結か。今のオフィスのままだと個人ごとの座席も使われなくなるな。勿体ないな。オフィスっていう場所の在り方を考え直すべきでは？」
オフィスは人が集まり仕事をする場所です。そんな場所がリモートワークになるとある意味会社のSlackや、Teamsといったコミュニケーションツールのような仮想空間上にあるともいえるようになるのです。
そうなるとリアルに存在しているオフィスは金食い虫です。誰も使っていない時でも固定費としてガンガン会社の金を食べてしまいます。
「リモートワークに変わることでオフィスという存在は今までのルールでは成り立たない。このまま場所として置いてあってもコストがかかるだけの無駄になるな。」
なんてことを考えつつ改善策を模索し始めます。
リモートワークという働き方を味わってしまうと、満員電車に揺られながら会社に通勤する、旧式ともいえる働き方に戻ることは大きな反対が予測されました。（※みんな通勤時の満員電車とか嫌ですよね？）
そうなると、オフィスに全社員分の席を維持しておくことに意味があるのか、もうちょっとオフィスの在り方を再定義したほうが良いのではないか。と考え始めました。
オフィスの在り方を見つめなおし、再定義し利活用を行うために考えた施策候補は下記3パターン。
オフィスの活用の幅を広げる、オフィスレイアウトの変更
固定費の削減を考えた、オフィス自体の移転or縮小
何もしない、現状維持
この3パターンにおける優先度は費用面から想定すると
「現状維持→レイアウト変更→移転・縮小」
という形になります。1パターンずつ考えていきましょう。
まず、費用を考えると「何もしない、現状維持」という選択肢をとる可能性も考えるべきですが、利活用による最適化を図るうえでは否決された結果で発生する選択肢ですし現状維持に関しては最終案としておくことにしました。
次にコストが一番大きくかかる「移転・縮小」について考えていきます。
もう一方の「オフィス自体の移転or縮小」についてです。こちらは賃貸の場合は解約や新規契約など、基本的に最低でも半年前には伝える必要があります。その場合、新規契約のための物件調査、解約のための通告、新規物件のレイアウト、引っ越しの調整etc…とやることが山盛りになり規模感的には1年～2年かけてしっかりと準備するべきものです。
思い付きで引っ越すと、元の働き方に戻すという選択肢も完全に消え去りますし元のオフィスに戻ろうにも契約で縛られたり、そもそも埋まってしまう可能性もあります。
そう考えると長期的な対応を想定し、利活用における効果が出るまでにあまりにも時間がかかるように思えました。
最後の希望は、「オフィスのレイアウト変更」です。
レイアウト変更する、ということは会社のスペースに新しい意味合いを持たせつつ新しい活用方法を提供するということです。
つまり、自分が再定義したかったオフィスの利活用の観点に即していました。
オフィスを無駄なく活用するためにできる中での最前手かのように思えた自分はプランを練り始めました。この時点では3~4か月程度の中期的な対応を想定していました。
その期間で会社の不用品の整理～改装工事等を実施し新年度に間に合わせる、というスケジュール感がちょうどいい。と考えていたからです。
上記のような思考の過程を経て、対応期間で考えてみると中期的なプラン、長期的なプランを同時に進行させつつ現実案としての提案に関しては中期的なものをベースにすることとしました。
オフィス改装に向けて情シス、動きます。
さて、自分の中で中期的なプランを推すと決めたからには実現に向けての根拠・理由付けを詰める必要がでました。
社員の出社人数の許容量や、全社員の中で出社しなければならない状態になる人数の想定など、今までの統計があるわけではないですし、前例もない状態でラインをどこに引くのかなど悩みに悩みました。自分が上席に説明・説得できるだけの「オフィスの利活用方法」および根拠を明確に作り上げれるまで約1か月かけて念入りに準備しました。
オフィスの新しい形の想像図を作成するにあたって、自分が作りたい空間ではなく、この空間を作ることでオフィスという空間がどう変化し会社にとってどういう付加価値が出るのかという部分をデザインや提案書面にしっかりと起こす必要があります。
「私が考える最強のオフィス」、子供っぽいかもしれませんがこれを実現するためのデザインはいろんなオフィスの写真やらデザイン図やらめっちゃ探しました。楽しかったです。
そこから1プランとして確立したものを提案し、施策の実施に至るまでは実は2か月～3か月程度時間が空きました。7月ぐらいに「提案してた事が承認おりたしやろう！」と上席が声をかけてきたときはかなりビックリしましたね。そこからは発注に向けて相見積もりだったり、デザインの見直しやビルへの申請だったりバタバタしていきますが、そこは割愛いたします。
こぼれ話的にはなりますが、この施策の相見積もりを取らせていただいた企業様には感謝の念が堪えません。
短い期間でコスト感にあわせた素晴らしい提案が多く、自分の中のオフィスデザインの奥深さを知るきっかけにもなって良い経験になりました。
ただ、自分の作ったラフ案がどの企業様にも現実案として好評だったのは嬉しかったですね。
おわりに
さて、コロナという存在は今までの会社員としての働き方を大きく変貌させるだけでなく、生活の方式や常識も大きく変わったように思います。
そんな中で、必死に知恵を振り絞って現状の働き方の第一歩を作り上げれたことは良し悪しがあったとは思いますがいい経験になりました。
このコロナが流行し始めてわりに早いタイミングでのオフィスのレイアウト変更は思い切った施策でしたし、若干のギャンブル感はありました。今では賞賛していただくことはありますが、そのタイミングではそれなりに疑心暗鬼なご意見を頂戴することもあり様々な意見をいただけました。
そんなオフィスのレイアウト変更は蓋を開けてみれば、社内ではそれなりに肯定の意見も聞こえてきましたし、現在では会社でのイベント（新卒採用やIR周り）での活用が多く外部の方にも羨ましがられるなどプラスの方向で働いています。
これからも会社の在り方、オフィスというものの在り方は刻々と意義が変遷していくと思います。
リモートワークという働き方と出勤という働き方は選択制になっていくでしょう。
オフィスに行けば社員みんながいる。という常識が、これからはオフィスは寄合所、ファンタジーでいうギルドのような、必要な人が集まって仕事を各々がこなす場所に変わっていくことでしょう。
今回の変更によって会社が寄合所として完成したかはまだまだ未知数ですが新しいオフィスへの移転などの計画が持ち上がった際には、今よりももっと新しいオフィスの形を模索していく形になるでしょう。
ここまで会社に関してつらつら書き連ねてきましたが、この対応を行った勤め先から正社員から契約社員を経て業務委託社員へと働き方を変更し、別の会社さんの情報システム部の立ち上げやら業務改善やらやりながら、個人事業主の届けを出して今年の6月から個人事業主としてやらせていただいております。この働き方を快く送り出していただいた会社の皆様に感謝です。
なので、
ここで記載されているような事で話が聞きたい！
情シス的に常駐じゃなくてもいいからちょっとでも相談したい！
猫の手でも借りたい、情シス関連の雑務頼む！
など奇特な方がいらっしゃればぜひご連絡いただければと思います。
（コメントでもTwitterでも他SNSでもなんでもござれです。）
以前にも書きましたが、かなりクラウドシステムみたいな総務バックオフィサーのような存在で、動画制作もする便利屋でございます。
さて長々とつたない文章を書き連ねてきましたが、ここまでお読みいただきありがとうございました。
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