なんとなく、社長秘書の仕事(雑感)

他の職務でもだいたいそうですが、ちょっと前はヒマだなーと思っていても、急に要件立て込んでパンパンになります。本格着任し半年がたつので振返りたいものの、時間を取って振返れないのでメモで一度記載しておきます。

まず、秘書の仕事は泥臭いことが多い。社長秘書というと、もう少しスマート(?)なイメージがありましたが、社長秘書もしょせん秘書、事務と調整が大半です。社長秘書の機能として、情報バンクのようなものも求められていると思います。その機能をすこし考えてみます。

情報バンク
機能としては単純です、社長が必要な情報をスピーディに渡す、ということ。ただ、これは究極に困難な挑戦です。その理由は、社長と秘書で入ってくる情報が格段に違うからです。圧倒的に社長の方が情報が入る。社長には様々な情報がメール中心に入ります。しかし、ご丁寧に秘書をCCに入れてくれる人なんてまずいません。この時点で、情報バンクになる、というミッション達成は崩壊しています。。
ではどうするか。必要そうになりそうな情報は、極力部門から情報をもらう、ということをします。そのためにコネクションを作って情報をしやすくするなどは大事な要素になります。とはいえ、数万人の社員と仲良くなんてなれないので、下手下手でお願いし情報をもらったりします。それでも社長と同じ情報量なんて無理ですが、それでもやらないともっと差が生まれてしまいます。手足使って情報を入手する、というのが、社長秘書の泥臭い一面です。

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仕事の特性としては、空気とタイミングを見計らって行動することが求められます。そして判断力。急遽、情報をインプットしなけば行けなかったり、部門から「耳に入れといて」と言われることもあります。すべての情報をすぐインプットすればいいというはずがないので、当然、内容に応じてタイミングなどを考えなければなりません。

情報インプット
・この情報をインプットすべきか
・いつどのようにインプットすべきか
・インプット時どう反応するか(それにどう対応するか)

ある種、「賭け」のように感じています。上記観点がはまれば、「よし乗り切った」と思いますし、上手くいかなければ「あっちだったかー」となります。その連続。しかし、どういうときはどうする、という基準がありません、賭け事と表現しちゃうくらいですから。

組織としてはもう少し基準を作っていくべきだと思いますし、それは私がやらなければいけないのだと思います。そのあたりももう少し考えていきたいのですが。あとは、社長秘書というポジションのキャリア上のメリット。これについても近々ポスト出来たらなと思います。

もう少し整理したかったですが、今回はご勘弁を。