さまざまなシチュエーションのメール生成プロンプト
複雑なシチュエーションでのAIを活用したビジネスメール作成のためのプロンプトのテンプレートを5つ用意しました。それぞれ5W1Hに基づいた形で、ユーザーがコピペしてすぐに利用できるように、アンダーバー部分に必要な情報を埋め込む形式にしています。
1. 緊急な仕様変更の依頼
Who: 「________（技術チーム/プロジェクトマネージャー）」
What: 「緊急の仕様変更について」
When: 「________（変更の期限）」
Where: 「________（ドキュメントや仕様変更の場所）」
Why: 「________（仕様変更の必要性）」
How: 「________（変更プロセスや手順）」
プロンプト例:
「技術チームに、プロジェクトの進行中に発生した新しい要件に基づき、（システムや機能名）の緊急な仕様変更をメールで依頼します。変更の必要性を強調し、（期限）までに対応してもらうよう指示してください。依頼内容には、仕様変更の詳細と対応プロセスを含めてください。」
2. 複数部門の調整会議の依頼
Who: 「________（関連部門の責任者）」
What: 「複数部門での会議設定について」
When: 「________（会議日程の候補）」
Where: 「________（会議の場所/オンラインツール）」
Why: 「________（プロジェクトや業務上の課題）」
How: 「________（会議設定や連絡方法）」
プロンプト例:
「以下の内容をメールで依頼します。複数部門が関わるプロジェクトの進行に遅れが生じているため、（部門名）および（部門名）の調整会議を設定してください。会議の目的は、プロジェクト全体の進捗を確認し、課題に対する解決策を話し合うことです。（日程候補）を調整し、（会議の場所/ツール）で会議を行うよう手配してください。」
3. 国際的なパートナーシップの契約交渉
Who: 「________（海外の取引先/パートナー企業）」
What: 「契約交渉および合意に向けた調整」
When: 「________（交渉の開始/締結予定日）」
Where: 「________（交渉の場/ミーティング方法）」
Why: 「________（パートナーシップの目的や期待される成果）」
How: 「________（交渉の進め方やプロセス）」
プロンプト例:
「海外パートナーに対して、パートナーシップ契約の交渉をメールで依頼します。契約の目的や双方のメリットを明確にし、交渉を円滑に進められるよう、（開始日）までに準備を進めてください。交渉は（オンライン/対面）で行い、________（成果）を目指します。プロセスの詳細を記載し、相手に納得感を与える説明を加えてください。」
4. 大規模プロジェクトのリソース再配分の提案
Who: 「________（経営層/プロジェクト責任者）」
What: 「プロジェクトに必要なリソース再配分の提案」
When: 「________（提案の提出期限）」
Where: 「________（リソース調整の場所/対象プロジェクト）」
Why: 「________（プロジェクトの進行状況や優先事項）」
How: 「________（リソースの調整方法や配分の手順）」
プロンプト例:
「大規模プロジェクトの進行に伴い、リソース不足が発生しているため、追加リソースの再配分を経営層にメールで提案してください。現在の進捗状況を説明し、（再配分が必要な理由）を明確にし、再配分の優先順位を説明することで納得感を得られる提案を作成してください。提出期限は（期限）です。」
5. 高度なセキュリティ対策の緊急導入依頼
Who: 「________（IT部門/セキュリティチーム）」
What: 「新しいセキュリティ対策の導入依頼」
When: 「________（導入期限）」
Where: 「________（対象システムやネットワーク）」
Why: 「________（セキュリティ脅威や緊急性）」
How: 「________（導入プロセスや手順）」
プロンプト例:
「ITチームに対し、社内ネットワークでのセキュリティ脅威に対応するため、緊急のセキュリティ対策をメールで依頼します。（脅威の内容）について説明し、（導入の必要性）を強調し、________（導入期限）までに対策を完了するよう指示してください。具体的な導入手順を明記し、スムーズな導入を図る提案を行ってください。」
いかがでしょうか。プロンプトエンジニアリングは国語力であることが感じられるのではないでしょうか。文理融合の時代がやってきます。
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