【読書感想】世界で一番やさしい資料作りの教科書

現在、作成している資料の質を良くしたいと思い、「世界で一覧やさしい資料作りの教科書」を読みました。

世界で一番やさしい 資料作りの教科書

読んだ感想

資料作りの教科書というよりも、コミュニケーションの作法というか「伝えたい事を伝える方法」という事に重きを置いた内容でした。
作者も後書きでタイトルを「コミュニケーションの教科書」や「伝え方の教科書」にしようか迷っていたみたいな事を書いていました。

内容としてはとっても満足でした。すぐにでも試したい、本当に実践ですぐに活かせる内容で、社会人１年目の時に出会っていたかったです。

本を読む前に

さて、ここで以前読んだ「OUTPUT大全」の内容を活かしたいと思います。
以下２点を読む前と読んだ後に記載したいと思います。

本を読む前に何を学びたいか自分に質問する
「効果的な資料の作り方を学び会議やプレゼンに活かし、業務を効率的にすすめるようになりたい」

本の内容

自分が読んでいて、以下４つが本書の主な内容だったと思います。

①一枚物の資料作り
②良い依頼の３つの条件
③コミュニケーション３つのお作法
④「伝わる」資料を組み立てる７つのStep

一枚物の資料作り

一枚物の資料作りのコツというか大事な事です。
ここで「資料は何かを伝えるためにある」「図表はおまけ」
ガツーンと来ました。そりゃそうだ。言葉で伝わるなら資料なぞいらんよね。でここでキーメッセージという言葉が出てきました。キーメッセージというのはその資料を見せて一番伝えたい事です。でそのキーメッセージを導き出すために必要な依頼者への質問が以下３つです。
（１）誰に見せる資料か？
（２）この資料で言いたいことは何か？
（３）見た結果、見せた相手に何と言ってもらいたいのか？
これらの質問で、依頼者（上司）も漠然としていた内容が整理されます。
上記に関しては、メールでも会話でも活かすことができます。

自分も今後はこの３点を意識して仕事していこうと思います。

良い依頼の３つの条件

次は良い依頼、こちらから部下に仕事を依頼するときに気をつける点です。
（１）動作が明確
　　　→体の動かし方がイメージ出来ること
（２）期限が明確
　　　→期限とおおよその工数を伝える
（３）目的と背景が明確
　　　→自分の言葉で「なぜやるのか」を語れる状態を作る

（１）と（２）は気をつけてはいましたが工数までは伝えてはなかったですね。（３）は忘れがちなので気をつけたいです。
ここの話で出てきた「お仕事引き受けスクリプト」というのがあるのですが、これも良かったです。自分も作ってデスクトップに貼っておきたいです。

コミュニケーション３つのお作法

次は、質疑応答や会議で議論するときなどに役立つ内容でした。
（１）発言に見出しをつける
（２）質問にストレートに答える
（３）最後まで言い切る

これら３つに関してはあんまりやってなかったですね。特に（３）は尻窄みになりがちなので気をつけたいです。（１）も本を読んでいってとても効果的だと思いました。メールやチャットでも一緒ですよね。

「伝わる」資料を組み立てる７つのStep

最後に、本書の集大成という感じですね。
（１）自分が話したいことを思いつくままに書き出す
（２）言いたいこと＋相手にしてほしい事を一言で表現する
（３）コミュニケーションの相手と、その人の状態・状況を明確にする
（４）（１）で出した情報をスライド毎に内容を分割し構成を決める
（５）ラフスケッチを書く
（６）スライド作成
（７）一晩寝かせてレビュー

（１）〜（４）が重要ですね。自分は（１）はよくやるのですが、今思うと（２）と（３）が抜けている事が多いですね。独りよがりの資料になりがちです。伝えた結果相手にどう動いてほしいかを意識していきたいです。（４）のシナリオを作成する際に接続詞を用いると整理できるというのは、聞けば当たり前なのですがとても参考になりました。

さて、最後にOUTPUT大全で言っていた本書を読んでの「気づきとTODOを盛り込む」です。気づきは上記にそれぞれ記載してるので、TODOについて

TODO
・資料作成の７Stepを埋められるようなテンプレートをNotionで作る
・お仕事引き受けスクリプトを仕事中常に見えるところに置いておく
・本書にある「コミュニケーション３つのお作法」の心得を仕事中常に見えるところに置いておく

情シスSlackで話題に上がっていたので、気になって読んで見ましたがとても勉強になりました。今度は「世界で一番やさしい会議の教科書」も読む予定です。

ネタバレ：主人公結婚した。