【Teams × UniTalk】長期休業時のアナウンス設定〜挫折しない休日通話設定〜

夏季休業や年末年始休業では、電話応答時、いつまで休業するのか、いつから業務再開するのかを自動アナウンスしてあげると丁寧です。

本記事では、Teams×UniTalkで長期休業アナウンスを流すための手順をはじめからていねいに解説します。これであなたも挫折しない❗️

１．ますは自動応答の復習から

長期休業時のアナウンス設定をするには、自動応答の設定を理解する必要があります。ここでは代表電話着信の通話自動転送を例に解説します。

発信者が代表電話にコールし、代表電話に着信します。この時UniTalkでは、代表電話番号をリソースアカウントと呼ばれる個人に紐付かないアカウントに紐付ける運用が一般的です。

リソースアカウントでは自動応答ルールを設定しており、「誰に転送するか」「どんな応答メッセージを流すか」「業務時間外の場合の対応」「AI音声によるガイダンスを流し、ダイヤルプッシュにより転送先を動的に変更する」など、多彩な運用が可能になります。

たとえば一次受けユーザーとして、庶務課に所属するメンバーに自動転送する場合は下図のフローとなります。

以上のように、代表電話番号に着信した外線に多彩な運用を実現する機能が自動応答です。尚、自動応答の詳細については次の動画で紹介しています。チェックしてください。

２．休日設定

それでは実際の画面で説明します。まずは休日の設定からです。Teams管理センターの音声セクションを開き、休日をクリックします。

今回は2022年度夏季休暇を追加することとします。追加ボタンをクリックします。

8月10日から8月16日までを夏季休暇とします。12:00はAM0:00のことです。終了日時は8月17日の12:00と指定する必要があることに注意してください。保存ボタンをクリックして、休日の設定が完了しました。

３．休日通話設定

次に休日通話設定です。Teams管理センターの音声セクション、自動応答をクリックします。

休日通話設定を設定したい自動応答ルールを選択し、休日の通話フローをクリックします。

追加ボタンをクリックし、休日通話設定の名前を入力します。ここでは2022年度夏季休業と入力します。休日は、先ほど作成した2022年度夏季休暇を選択します。

今回はAI音声による自動アナウンスの再生を想定していることからその他項目は下記の通り設定してください。

応答メッセージ：応答メッセージを追加
アクション      ：切断

AI音声では、句読点の位置でイントネーションが変わったり、漢字を誤読することがあります。実際のメッセージを電話で聞いて、応答メッセージを微調整します。

保存ボタンを押した後、送信ボタンをクリックして休日通話設定は終了です。

今回の記事は以上です。次の記事でお会いしましょう。

また、本記事はYouTubeでも解説していますので、動画が閲覧出来る環境の方はこちらも是非ご覧ください。