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【イベント開催者向け】TCGイベントでの会場選定で大事なこと

どら（PCG長崎）

以前、こんなポストをしたので理由等つらつらと書いていこうかと思います。今回は、内容的にまとめや結論はありません。
皆さんの参考にしていただければ・・・
また、気づいたところがあればコメントお願いします！

①使用料

いうまでもなく会場使用料。
公的機関や利用条件が厳しくなるほど安くなる傾向にあります。
一口に会場使用料といっても、
・施設使用料：いわゆる場所代
・冷暖房料：下手したら施設使用料並みにかかります
・コンセント使用料：電源を使う予定の時は必須
・備品使用料：マイク・モニター・プロジェクター等使用する場合は必須。
種類がありますので、イベントの種類や季節で検討しましょう。

②使用許可の難易度

一般的に民間の施設は許可等が不要な分使用料が安く、
公的施設は許可が厳しめで安いというイメージですが、当たってます。
公共機関でも自治体によってかなり方針は変わります。
・営利イベントは不可
・会場で金銭のやり取りをするのは不可
・入場料徴収イベントは不可
・自治体の共催・後援等ないと不可
・住民以外は不可
・住民ではなくかつ勤務先でない場合不可
・入場料無料でもプロモカード配布なら不可
・予算書提出し、黒字見込みなら不可
・締日までに他者が被った場合は抽選となり、外れたら不可
伝聞含みますが、実際にこんなルールが設定されています。
必ず、申請時に確認しましょう。
安く使うためのリスクもあるということですね。

③使用条件

申請して無事施設が使えるようになりました。
そこで施設の禁止事項を確認しましょう。
こんなことも？！というのもあるので注意！
②と被るところもあるので、被らないものを書いていきます。
・施設の駐車場の使用不可（え？）
・飲食不可（飲料のみの場合は認められる場合が多いです）
・イベント参加者に保険を掛けること
・エアコンの事前申請がなければ当日使用不可（当日管理者不在施設等）
・営利利用の場合は使用料〇倍（10倍はよくあること）
・住民でない場合は使用料〇倍
・入場料徴取の場合は使用料〇倍
・使用料を期限（使用前の設定）までに支払わないと強制取消
・申請書を期限（使用前の設定）までに提出しないと強制取消
ベテランにとっては当たり前（？）のようなこともありますが、
イベント開催に不慣れな方は落とし穴に陥りやすいです。
初めての時は、申請時または承認時に、具体的に確認しましょう。

④トイレの有無・綺麗さ

結構重要なポイントだと思ってます。
有無も結構重要（長時間のイベントになるので）。
大きな男だけのイベントなら、いわゆる「底が見えないトイレ」だったり
「すごい悪臭がするトイレ」だった場合でもいいかもしれませんが・・・
実際に施設に行ってみてから確認しましょう。

⑤駐車場有無・駐車料金有無

地方では、かなり重要なウエイトとなります。
家族連れを呼びたい場合は、⑥が便利でない限りは必須。
参加者数を考慮して足りるかどうか検討しましょう。
駐車場が（足り）ない場合は、近隣の安い駐車場情報を収集しましょう。
有料駐車場しかない場合は、参加者の負担額に上乗せとなることを
考慮しましょう。

⑥公共機関利便性

駐車場がない場合、駐車料が高額な場合は重要なポイントです
自分が行く前提でどうやって行けばいいか、
実際に試したり、ネットでシミュレーションします。
行きだけでなく帰りも確認が必要です（終電終了はシャレにならない）
駐車料もですが、運賃も参加者の負担になることを考慮しましょう。

⑦申請方法の難易度

イベント開催までに、現地に行く行かないは結構差があります。
・場所を抑えるために来場
・正式申請書提出のため来場
・前払料金支払いのため来場
・事前後に施設の鍵を借りるため来場（当日管理者不在のため）
もし、イベント前までに来場する回数が多い場合、
参加者ではなく主催者に負担がかかります。
電話やインターネット、振込、当日処理で済めばかなり負担が減るのに

⑧卓の奥行・卓の両面からの利用しやすさ

ポケモンカードに限って言えば、テーブルの大きさはワイドタイプと言って
相手との間が600mmあれば双方とも標準プレイマットが使えます。
施設によっては450mmしかないところもあり、プレイマット使わなければ
問題ないのですが、狭いです・・・となると、２つくっつけて900mmに
するしかありません。お子様結構つらいし、配置換え労力が必要です。
また、最近の机は前面に板が貼っているものがあり、
お子様だと足の置き場がないです・・・


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