御社の課題にラリアット #13 / 『PCA Hub eDOC』でのスキャナ保存運用
「御社の課題にラリアット」
謎のレスラー"サブスクマスク"が、
独自の視点から、サブスクリプションサービスベンダー「PCA」の魅力やサービスの紹介、注目されるキーワードなどの情報をお届けします。
PCAに興味がある方やPCAのサービスを活用して課題を解決したい方、サブスクリプションに興味がある方は必見です。
こんにちは。
謎のレスラー”サブスクマスク”です。
スキャナ保存制度
今回はスキャナ保存の方法についてご案内いたします。
スキャナ保存は、電子取引と比較すると要件が複雑で難しくなっていますが、段階的に緩和されてきています。
2022年の法改正で保存要件が緩和されたこともあり、スキャナ保存をはじめる企業が増えてきました。なお、スキャナ保存と混同しやすい保存方法に「電子取引」が挙げられますが、スキャナ保存制度への対応は任意であるのに対し、電子取引制度への対応は義務化されていることですので、ご注意が必要です。
どのような書類がスキャナ保存できるの？
・取引相手から紙で受け取った書類
契約書、見積書、注文書、納品書、検収書、請求書、領収書など（決算関係書類を除く国税関係書類）
・ご自身が手書などで作成して取引相手に紙で渡す書類の写し
どうやって保存すればいいの？
・スキャナ保存の様々なルールを満たして保存するためには、対応ソフト等を使用することが一般的です。
『PCA Hub eDOC』は電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証製品です。
どのようなメリットがあるの？
メリット1.保管スペースが不要になりペーパーレス化を促進できる
請求書や領収書などの国税関係書類は、一般的に法人の場合は7年、個人の場合は5年間保存することが法律で義務付けられています。これだけの期間にわたって保管し続けるのは大変ですよね。特に取引先が多い場合は、保管スペースや保管コストが増えます。
しかし、一定の要件を満たすことで、スキャンしてデータ保存することが可能となり、紙の書類を廃棄することができます。その結果、保管スペースを節約し、ペーパーレス化が促進されます。
メリット2.業務効率化につながり本来業務に注力できる
スキャンしてデータ保存すれば、対象の書類を簡単に検索できるようになり、社員間でのデータ共有も簡単になります。また、スキャン保存の場合、紙で保存していた時のような面倒なファイリングやタグ付けの作業は必要ありません。これにより、業務効率が向上し、余った時間を本来の業務に集中することができます。
メリット3.テレワーク化を推進できる
書類をスキャンしてデータ保存すれば、該当書類をオフィスまで探しに行く必要はありません。また、わざわざ出社しなくても社外から承認手続きが可能になるため、テレワークを進めることができます。
電子帳簿保存法を正しく理解したうえでスキャナ保存を導入し、経理業務のデジタル化を進めましょう。
スキャナ保存制度や『PCA Hub eDOC』での運用方法の詳細については、以下リンクもご覧ください。
『PCA Hub eDOC』の 2ヶ月間の無料体験をご用意しています。
実際に使ってみてください。
『PCA Hub eDOC』を実演販売士の「まかせんしゃい井上さん」がご紹介していますので、こちらもぜひ御覧ください。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
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