エクセルで何をするか？　エクセルで作成する資料とは？

日々業務でエクセルを使っている人には今更ですが、エクセルを使ってどんな作業をしているのか、改めて考えてみます。

以下は、お役所での業務を想定していますが、一般企業でもほぼ同じかと思います。

１　表形式の資料

事業一覧（事業名/内容/予算/担当部署等が各列になっているもの）などです。
数値ではなく、文字が中心の内容ですが、表形式の資料はワードよりエクセルの方が楽なので、多用している方は多いでしょう（私もその一人です。）。
ただし、セル内の情報(文字数)が多いと見づらくなるので、工夫が必要です。（画面上ではよくても、印刷やＰＤＦ化すると表示がおかしくなる場合もあります。）

２　日程表

スケジュール表や進捗管理、期間（年数）管理などです。
日付（特に連続するもの）が入った表はワードで作るのは面倒ですが、エクセルだと簡単です。
ただし、意外と年月日や時間の扱いが出来ていない場合が多いと感じています。（日付と曜日が連動しておらず、曜日は手入力されているなど。）

３　データ一覧

許可一覧（申請者/住所/種類/申請日/許可日等が各列になっているもの）などです。
一覧表としてはいいのですが、データが並べてあるだけで、集計や分析までには至っていない例を散見します。（せいぜい縦計のみ。市町村別や種類別の集計は別途手計算して、別ファイルの集計表に手入力しているなど）
また、集計に適さない形でデータが入力されている場合も見受けられます。
（同一セル内に２つのデータが入っているなど）

４　表内集計した集計表

一番よく使われるものでしょう。
１枚のシート上にある表内での縦横計算（合計や増減数、増減比等）がなされているものです。
そのまま　あるいはワードに張り付けて資料となる場合が多いでしょう。
重複しますが、３のデータ一覧を手集計して、表に手入力している例も散見されます。
データ一覧の内容が更新されるたびに、手集計する必要があり、効率的ではありません。

５　データ集計した集計表

本来、エクセルが一番得意とするところだと思います。
３のデータ一覧から４の集計表を作るイメージです。
個々のデータを３の一覧表に入力していけば、そのまま別シートに集計表が出来上がるというのが理想です(データ数が膨大でなければ)。

「個別データの入力 → 計算 → 集計表の完成」　ではなく（これは３→４）
「個別データの入力 → (同時に)　集計表の完成」　が理想です。

一度、データ一覧を元にした集計表を作ってしまえば、データ一覧が更新されても、集計が不要になり、常に最新の情報が分かるということになります。

「お役所のエクセル」では、これらについて、そして入力の際のコツ（ショートカットなど）を紹介していく予定です。