取りまとめのムダが減るたった一つの問いかけ

【まとめ】
・照会の前に「どう取りまとめるのか」を聞く（自問する）。それだけ。

 なぜ、部下はムダを生み出してしまうのか？

前記事「人数（数値）をカッコに入力させる様式の愚かさ」の照会様式では、ムダな取りまとめ作業が発生していました。
なぜ、部下はそんなムダを生み出してしまうか、には色々理由があるでしょう。
一番は
「早く照会しなきゃ」

でも、いくら早く照会をかけても、いくら早く回答が集まっても、取りまとめに時間がかかっていたら、意味ありません。（前記事の照会も、照会があったことすら忘れた位後に、結果が送られてきました。）

あるいは、
「以前と同じでいいだろう」

定型的な照会は、この部分が大きいでしょう。

「変えるのは面倒」
「変えると何か言われそう」
「変えて失敗したくない」
という発想があるでしょう。

でも、変えなきゃ何も変わらない。

 そして何より
「手元に情報が集まればなんとかなる」
という発想。

情報さえあれば、後は「根性（手作業＆残業）」で何とかなる、という発想。
それ、ダメです。

それを防ぐために、照会案が回ってきた際に、上司が掛けるたった一つの「問いかけ」があります。

ムダを減らすたった一つの問いかけ

それは
「どう取りまとめる？」
です。（「どう取りまとめるつもり？」だと詰問調になってしまうかもしれません。）

部下が即答できなければ・・・
問いかけられた部下は、当然、答えを考えます。
でも、多分、こんな答えが返ってくるのでは？
「回答が返ってきたら考えようと思っていました」
「例年通りでの照会です」 

そんな回答だったら、あるいは即答できなければ、更にこう言います。
「とりまとめの段取りを書き出してごらん」
即答できたとしても、大雑把だったり、曖昧さがあれば、同じことを指示します。そうすると、部下は、自分がいずれやるべき取りまとめ作業を細分化して考えることになります。
といっても、全然難しいことではありません。
パソコン操作の一つ一つを書き出すだけですから。
「１工程（操作）１行の箇条書きにしてごらん」と指示してみましょう。
料理のレシピと同じです。

具体例は、こんな感じでしょう。
①メール受信する。
②添付ファイルを開く（保存する）
③貼り付け元を確認する。
④貼り付け先を確認して、張り付ける。　　
　＊③，④は、項目（セル）ごとに細分化して記述。
⑤回答がない所属をチェックして督促する。
などなど。
③と④は繰り返しになる場合が多いでしょう（内容により細部は異なるはず。）。
「コピーして貼り付ける」ならまだいいのですが、
「回答様式を印刷して、それを見ながら手入力する」なんてことを書いてくることも、十分あり得ます。

部下が「工程表」を持ってきたら・・・

部下が取りまとめ工程表（ベタ打ちで十分）を持ってきたら、それを見て、改善点を指摘します。
「この作業、こうすればなくせるんじゃない？」とか、
「この繰り返し作業、１回で出来ない？」
「張り付けるなら、同じ配列・書式にしておけば？」とか、
「サーバ（クラウド）にファイル置いて、直接入力してもらえば」とか。

もちろん、照会する側(=取りまとめる側）の省力化だけでなく、照会を受ける側（＝入力する側）にとっての省力化になる工夫も指摘します。
入力する側の負担が減れば、ミスも減り、結果的に取りまとめも楽になります。
「定型語はリスト化すれば？　手入力しなくていいし、表記のブレがなくなるから、集計しやすくなるよ」とか。
「（０で始まる）電話番号欄は、書式設定しといたら」
「入力方法の説明をコメント（メモ）に入れておいたら」とか。
「求めるデータ」を「求める形式」で「正しい場所」に入れてもらえれば、後処理が楽になります。
逆に、後で直すのはとても面倒です。

もちろん、照会のための事前の準備に時間を掛けすぎてもいけません。
必要以上に様式を作りこむ必要もありません。
過剰品質は悪です。
（「事前にかける時間＜全体で削減される時間」でないと意味がありません。） 
でも、こういった問いかけから、新しい知識（スキル・テクニック）を習得したり、なによりも、作業工程を俯瞰する癖がつけられます。
１回では無理でも、何度もやっていくことで、段々とそれが当たり前になっていくことでしょう。

これは、何もエクセルに限ったことではありません。
デスクワークにおいて、仕事（作業）の見積もり（工数と時間）が出来れば、半分は終わったようなものです

後はそれを実行するだけ。
「いかに正確な見積もりを出せるか」が、効率化と精度を上げるキモになります。（見積が甘いと時間が足りなくなって、精度も落ちます。）

「未来の自分が楽をするために」、どう工夫すべきか、「今」考える　～自問も効果的～

上司に聞かれる前に、自分で自分に「どう取りまとめるか」を問う（＝自問する）のも効果的です。
本来、それがスタートです。
段取りは同じ。
工程を書き出して、改善点を考える。
「未来の自分が楽をするために」、どう工夫すべきか、「今」考えるのです。

疑問を持てば解決の道は開ける

ただし、知識（スキル）不足で思いつかないこともあるでしょう。
某社では、全角・半角バラバラの電話番号を、手入力で半角として入力し直すのに部署全体で数日かけていたとか・・・。全角を半角にするＡＳＣ関数を誰も知らない、あるいは、「機械的に処理できないか」という疑問すら持たなかったようです。

そういうものは、やはり同僚・上席・上司からの助言が必要です。
でも、その前段で、「これ面倒だよな。何とかならないかな」という疑問を持つことがもっと大事です。
疑問さえ持てれば、あとは、大体の場合、解決の道があります。
周りに詳しい人がいなくても、ＷＥＢで調べる手があります。
今なら生成ＡＩに聞くこともできます。
いきなりドンピシャの答えには辿り着けなくても、段々と解決策を見つける感覚が身に付きます。
大事なのは、「疑問」を持つこと。
あるいは「もっと楽できないかな」と思うことです。
勿論、場合によっては、コストが大きすぎて、解決策が採用できないものもあります。
けれど、「なんとかならないか」という発想を持つことが重要です。
（現実は何の疑問も持たずに、日々、手作業を続けている人がいかに多いことか・・・。）

備考

「どう取りまとめる？」
この手の問いかけをすべきなのは、直属上司クラス。
つまり、係長クラスとかチーフではないでしょうか？
大きな方向性を示す部長（ディレクター）や、組織運営を行う課長（マネージャー）は、そこまで細かく見ないでしょう。
戦略あるいは戦術を考えるのが彼らの役目。
具体的な戦法は、現場レベルの対応が必要です。
スタッフの仕事ぶりを一番間近で見ている係長クラスの上司こそ、スタッフの「見えないコスト」となる日々の作業に目配りし、その効率化を目指すべきでしょう。

長文をご覧いただき、ありがとうございました。
皆様の業務に少しでもお役に立てばうれしいです。