[今週のおすすめ本]いつまでそんな会議やってんの？

会議がうまい会社は、業績は好調で、人を育てるのもうまい。
合意形成に至らない、意見交換のような会議をしてる会社は、人がじゃんじゃんやめるし、他責の人が多くて物事が前に進まない。

そんなクソみたいな会議をしてる人に是非読んでほしい。そんな人は、自分に問題があると微塵も思ってないので、本なんて手に取らないだろうけど。でも、万が一、何か奇跡が起きたら、行動を変えるきっかけになると思う、そんな本でした。

3行サマリー

• 会議は、目的と目標ありき

• 声の大きい人に意見を聞くのは、最後にする

• 社長であっても、人の話を否定したり遮るようなことがあれば、ピシャリとフィードバックするのが吉

目的と目標

あつまって話すだけだったら、居酒屋でもいいわけで、仕事で集まるんだから、最低でも目的・目標は定めておきたい。目的とは、何のために集まるのか。目標とは、どこまでの結論をだすのか、マイルストーン・アウトプットイメージを指す。例えば以下の通り。

目的

• 今起きている問題を解決する

• 社内の重要な事項を全社員に伝達する

• 新しいヒット商品を開発する

目標

• スケジュールと役割分担を決める

• 全員の同意を得る

• 商品コンセプトと企画書を作成する

こんなところです。
できれば、会議が始まる前にこの目的と目標を整理した議事録をつくり、招待するカレンダーにはっつけて、事前に共有しておきたい。

声が大きい人の意見は、後で聞く

ファシリテーションをしていて、そろそろ結論を出したいなと思った時に、つい意見がありそうな人や、権限を持っている人に振ってしまいがちだけど、それならファシリテーション不在でもいい。

いつもなら意見が出なそうな人に振ったり、引き出すことがファシリテーターに期待されていることだ。声が大きくてみんなが引っ張られそうな人の意見は、なるべく後回しにするのが肝。

社長であってもフィードバックを恐れない

社長や権限のある人であっても、会議参加者としては一メンバーにすぎない。会議のルールを逸脱するような言動があれば、すかさずフィードバックする。この機会を逃すと、他の参加者に「特別扱い」と映ってしまい、安心安全の場だと認識してもらえなくなる。

ファシリテーターとしてネガティブな介入をするのは、勇気のいることだが、ここの基準を高く保つことでアウトプットの質が大きく左右される。

ぜひファシリテーターは、勇気をもって、ユースオブセルフでその場に関わっていきたい。

Take away

自分が参加する会議では、周囲のメンバーからの意見が出にくいな…と感じたら要注意。自分の存在が、知らぬ間に周囲にプレッシャーになり、出る意見も出なくなっている危険性がある。

会議は、意見をだして、合意形成する場である。自分の影響力がネガティブな方に触れてないか、常に意識しておきたい。

特に、顔つきや話す抑揚、周囲の意見への関わり方（否定する、下に見るような発言）には気をつけたい。