#96 「4W思考」で仕事の質を高める
2024年7月18日、Podcast番組「Oh my week」第96回を配信しました。
今回は「アクション前に4Wを考える」についてお話ししました。
↓AIによる文字起こしは下にあります
西野誠 / にしのまこと
株式会社Oh my teeth 代表取締役CEO 1994年生まれ。学生時代に物流スタートアップ「オープンロジ」にて創業期を経験。新卒でワークスアプリケーションズに入社し、大規模基幹システムの開発業務に従事。2019年10月、株式会社Oh my teethを共同創業。Onlab21st優勝。ICC D2Cカタパルト2022優勝。ICC DXカタパルト2024優勝。Forbes NEXT100 2024選出。
Nishino：おはようございます！Oh my teeth代表のNishinoです。
Akari：Akariです！Oh my weekは1週間で見つけたOhな出来事・トピックをゆるく掘り下げビジネスや日常のヒントを探っていく番組です。毎朝8時に配信しているので、ぜひYouTubeチャンネル登録して聞いていただけると嬉しいです。
Akari：今日はちょっと質問会でお聞きしたいことがあるんですけど、会議とかで決まった事、これやりましょうってなったことに、結構ふわっと終わっちゃって、結局あれどうなったんだっけ？実現されてなくない？みたいなことってなんとなくあると思っていて。そういうことに対してどうやったら実現できるか、みたいなところを聞いてみたいです。
Nishino：なるほど。それまさにうちの会社でもありがちというか、ミーティングとかして何となくそれっぽい、まさにアクションプランみたいなことが決まるんだけど、それがいまいち実行されてなかったりするみたいな相談があった時にメンバーへの研修みたいなもので教えてくれたことでいいなと思ったものがあるので、それをシェアしたいなと思います。
どういうものかというと、アクションプランとか仕組みをする時に、必ずこの観点を押さえましょうみたいな、この観点で整理して会議は終わりましょうみたいな、そういうルールを作っておくといいですっていう話です。それは何かというと、5W2Hって聞いたことあります？そういう手法があるみたいです。今、画面共有しますね。こういう画面共有とかを結構していくんで、是非あのYouTubeで聞いていただきたいんですけれども、こんな感じで5W2Hとは、解析や情報収集、企画立案などプロセスにおいて、事象を多角的に考察するための手法です。この手法は、以下の各要素から成り立ってます。What（何を）、Why（なぜ）、Who（誰が）、When（いつ）、Where（どこで）、How（どのように）、How much（いくらで）みたいな感じ。これを必ず明確にすることによって、問題の全体像把握し、実行可能な計画を立てることが可能になります。これってでも意外と全部埋まってなかったりしません？そのアクションプランって。
Akari：いつとかいつまでとか、あと何でやるの？って意外と忘れがち。
Nishino：そう、忘れがちだから、なんでやるんだっけ？みたいになっちゃったり、背景がわからなくなったりとか。あと、これを埋めていく最中に、あれこれでも目的が出てこないっていうのもあると思うんですよ。ふわっとタスクが出てくるけど、その場合を考えられた時に出てこないってことは、それすなわちそんなに重要性高くないというかっていう事に気づくってこともあって、これを必ず埋めるようにするといいよねってアドバイスがあって。ま、それはその通りだなと思って。で、その中でもこれ全部埋めるの結構大変じゃないですか。7個あるから。そのときにこの中の4つだけ埋めようって思って、僕は特に大事だなと思っているのが4つ。5W2Hとかってえ？7個もあるんですか！？って話で、僕は結構嫌なんですね。7個入れないといけないの。だから、なんか僕の中の整理の中でも4つだけ埋めればいいっていうので、4Wだけでいいやと思っててやってるんですよ。
その4W何かっていうと、こんな感じでチャットGPT使っていきます。チャットGPTってこんな感じでやると使えるっていう一個の事例なんですけど、「これを仕組みやアクションプランを決めるときの観点として再提示してください」っていうと、こういうのが欲しい訳じゃないですか。
で、本当にリアルにこういう感じで、「この中で僕はWhoとWhatと…」この中で最も重要なものって聞いてもいいんだけど、「WhenとWhyが重要だと思うので抜き出してください」みたいな。そういう感じで抽出すると…で、今何をしてるかって、これをそのままぺっと張ったら、それだけで終了できできますよねっていう。こんな感じで結構使います。こうするとこのまま使えるようになるんですよ。ほら、こんな感じでこの文章、そのまま使えそうじゃないですか。仕組みやアクションプランを策定する際に特に重要だと考えられる「Who」「What」「When」「Why」の要素ですみたいな感じでコピぺしたらそのまま使えるようになるんですよ。で、「Who」この計画を実行するのは責任者ですよねと。で、「What」は具体的にどのようなアクションを取りますか？と、どのような成果期待してますか？と。「When」はいつ開始し、いつまでに完了するとか、「Whenは頻度とかもあるのでは？最提示して」みたいな感じで言うと、「When」はいつからいつまでに実施しますか。このアクションの実施頻度はどの程度ですか。例えば、毎日、週に一回、月に一回などみたいな感じで、これだけちょっと書き換えたりとかして…「再度簡潔に「Who」「What」「When」「Why」の要素をまとめてください」みたいな感じにすると…なんかシンプルになりましたね。っていう感じで使えるもの持ってくる訳ですね。問題解決に重要なのはこれですみたいな感じでそのままぺっと張ったら使いやすそうですよね。
Akari：なんかチャットGPT講座になってきてますが（笑）これはどのくらいの精度、具体的に例えばいつっていつまでにやるのかを決めるのか、それとも本当にマイルストーンまで組んだ方がいいのかその具体度ってどのくらいですか？
Nishino：マイルストーンまではさすがに大きすぎると思うから…確かに、「マイルストーンまではいらない。再提示して」こんな感じ。いいんじゃない？「Who」は実行者と責任者ですと。「What」は実施する行動と期待する成果。「When」実施期間と頻度。「Why」は実施の目的。みたいなこの4つを絶対おさえましょうって言ったら、さすがにこれ覚えられそうじゃないですか。「もっとシンプルに」みたいな。もっと削ぎ落としてみるみたいな。ググったりすると、すごい長くなっちゃったりするから、あーほらもっと良くなってきた。もう責任者、行動と成果、期間と頻度、目的、この4つを押さえましょうみたいになるといい感じ。
Akari：確かに、標語みたいになって分かりやすい。
Nishino：この4つの観点ですみたいな感じ。で、実際これが大事であると。責任者ちゃんと決めましょう。誰がやるのか。行動と期待する成果。で「When」は期間、いつまでにと頻度を決めましょう。ちゃんと目的を命じましょう。この仕組み化とかアクションプランを作るって考えたら、これをちゃんと網羅しましょうみたいな。それが今回学んだシェアですみたいな。
Akari：なるほど。ここまでちゃんと決めれば、確かに誰が動いて、いつまでに動かなきゃいけないのか、なんでやるのかって理解できれば確かにやりますよね。
Nishino：めちゃくちゃ当たり前のことで、多分これ聞いてる方もそれは当たり前だろうと思うと思うけど、意外と振り返ると残ってなかったりとか、意外と期限がふわっとしてたなとかあると思うんですよね。頻度は決めてなかった！とか。
Akari：めっちゃそれありますよ。その場の盛り上がりでいいじゃんってってなるけど、結局何も起きてないってことすごいあると思うんですよね。
Nishino：その盛り上がり自体はすごいいいし、新しいアイディアが出てるんですけど、それが具体的にじゃあこれ毎日なんだっけ？とかそこで結構ずれちゃったりとかするんでちゃんとそれを決めていきましょうと。
Akari：あとこれ会社では確かに真面目にやってるからちゃんとやるかもしれないけど、友達同士の会話でこれやろうよみたいになることが結構あると思ってて。なんかそれをいつもできてないことが多いかな。そういうビジネスだけじゃなくてもやりたいなと思います。ここ行こうよみたいな言っても結局行かないとか結構あると思うんですけど、いつ行くの？みたいな。
Nishino：あるある（笑）
Akari：こういうの大事だなと思いますね。
Nishino：確かに、その話なんかしたいですね。ちょうどそれ起きて、それを回避したって言うエピソードがあるんでそれは次回話しますね。
Akari：え？！次回？（笑）了解です。
Nishino：これ聞いてる人は別にそれはそんないらないんだけどって思ってそうだけど（笑）
じゃあ、明日は大体そうやってふわっと出て、結局実行されてないと。こういう仕組み化のフレームはまたあるとして、それとは別の観点でできるだけミニマムにできるだけ敷居を低くすると、本当に実行されやすくなるみたいな。結果、本質的なことも達成する。そこのなんかセンスの良さみたいなことが大事だなと思ったエピソードがあるんで、それ明日させてもらえたなと思います。それは何でかって言うと、昨日SHE株式会社の福田恵里さんとご飯に行ってきて、そこでまさに物事が実施されないところにいきそうになって、そこをお互いで軌道修正したっていう話があるんで、リアルな話なので、それをシェアできたらなと思います。
Akari：はい、ありがとうございます。ということで、今回もお聞き頂きありがとうございました。Oh my weekは毎朝8時に配信しております。ぜひYouTubeチャンネル登録して聴いていただけると嬉しいです。アーカイブ放送も色々溜まっているので、ぜひぜひ聞いていただけると嬉しいです。ということで、木曜日もOh!全開で行きましょう！！
Nishino・Akari：ありがとうございました！
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