#612 相手の返信がなくて仕事が進まない時の工夫
おはようございます。
仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び、小田木朝子です。
このチャンネルは、復職後の仕事が三倍楽しくなるオンラインスクール育休スクラより、仕事、キャリア、両立にちょっと役立つヒントを配信します。
今日は、金曜日です。
長期のお盆休みに入った方もいらっしゃるかもしれません。
お盆期間中は、元の曜日にのっとって、放送はいつも通り続けていきたいなと思っております。
今日は、今週の放送にいただいた質問コメントを取り上げて、配信させていただこうと思っています。
タイトルをつけるとしたら、『相手の返信がなくて、仕事が進まない問題』。これをどうするかが、今日の放送の中身です。
いただいた質問の元の放送は、今週の月曜日に配信させていただいた『#608 頭の中の「あれもこれも状態」を片付けるシンプルな方法』でして、片付けをテーマにしたハッシュタグ企画だったのですが、頭の中の散らかり”あれもこれもやらなきゃいけない状態”をどうやって片付けていくかをテーマに放送させていただきました。
ここにご質問をいただきました。
planet nyangoさん、コメントとご質問をありがとうございます。
読ませていただきます。
【おはようございます。
時間の中身までマルチタスクになって能率が下がるという経験は、思い当たる節がありますね。
今回の放送に関して質問ですが、相手のレスポンスによって仕事が進むような場合は、どのようにしておりますでしょうか？
例えば、事前に不明な部分を確認した上で着手しても、確認したい事項が出てきて、メールの返信がないと滞ってしまう場合などです。
いったん保留にして別のタスクにうつしていますか？
そういった類の業務が多い場合もあるので、そうすると自分の中でのリスケだらけになってしまうかなと思っています。】
planet nyangoさん、放送に対してのコメント、うれしいです。ありがとうございます。
相手の返信がなくて仕事が進まない問題
今日は、”相手のレスポンスによって、自分の仕事が影響を受ける場合の工夫”、この辺がテーマになると思います。
『相手の返信がなくて仕事が進まない問題』は、結構多くの方が経験されているんじゃないかなと思いますし、この部分のコントロールに頭を悩ませたり、モヤモヤしているという方もいるんじゃないかなと想像しております。
なので、今日の放送は、『相手の返信がなくて仕事が進まない問題』をどうするか？こんな感じで切り取ってみたいと思っています。
まず、私がどうしているかですが、「そりゃ、そうだよね」というところかもしれないですが、確認をするプロセス、相手のリアクションや事前の調整が必要なプロセスと、あと自分自身で仕事を進めるプロセス、これを分けて予定しています。
これが一つのリスクヘッジになりそうですよね。
事前準備プロセスの精度まで見通せたら、あとは進めるだけだという段階まで進める。これが結構大事だというのは、私もplanet nyangoさんと同じ考え方をしているかなと思います。
自分一人で完結する仕事だけの方のほうが、たぶん圧倒的に少ないと思いますので、相手とのキャッチボール（社内の人だったり、他部署の人だったり、お客さんだったりすると思うのですが）、相手との情報や調整のやり取りを含めたスケジュールを立てて、かつ自分と相手を合わせた一帯のスケジュールを共有して、相手と合意を取っていくといったことが基本になるかなと思います。
「あなたへの確認ボールを、いつまでに返してくれたら、その翌日から私たちはこのプロセスを進めますので、こういうスケジュールで問題ないですか？」という合意の取り方ですね。
もちろん、どんなに確認しても、追加で確認しないと難しい部分が出てくると思いますので、その場合は、「急いで確認させてください」とか、「ごめん、ちょっと助けて」と言っていいと思っています。
自分の仕事の影響をどこまで想像できるか？
というのが、基本ではあるのですが、相手の返信がなくて仕事が進まない問題を考えるときに、私が大事にしたいなと思っているのは、自分の仕事の影響をどこまで想像できるか？私たちは依頼する側でもあるし、依頼される側でもあるので、どっちの立場に立つにしても、これを常に考えていたいなと思います。
例えば、すぐにレスポンスをもらえないとか、リマインドし続けてストレスを抱えるといったことは、仕事の中ではあると思うんですよね。
でも、その向こう側には、悪気なく相手の仕事を止めてしまうとか、悪気なく相手にストレスを与えてしまうとか、もっと言うと、悪気なく相手のパフォーマンスを下げてしまう、こういったことが起こってしまう可能性がある。
これを知っておくのは、すごく大事だなと思います。
私が考える、”仕事ができる人はこんな人”のイメージの一つに、自分の影響を広く見積もれる人が、要件としてあるなと思うんですよね。
受け取った依頼を、どう答えることで、その後のプロセスがスムーズか？
いつ答えることで、問題なく仕事が進捗していくのか？
依頼してくる人は、どんなことを期待したり、どんなことを心配しながら、依頼をしてくるのか？
仮に忘れてしまったとして、リマインダや催促にどんなエネルギーをかけながらそれをしてくるのか？
一方で、なかなかレスポンスがない場合に、相手にはどんな事情があるのか想像してみる。
このお互いの事情だとか状況を想像し合うことと、その中での自分の仕事だとか、一つ一つのレスポンスやリアクションの影響を、どのぐらい見積もり合えるかというところが、結構仕事の上では大事だなと思っています。
なので、私たちは依頼する側としての最善が取れることと、あと、依頼される側としての最善が取れること、それぞれの立場での最善が尽くせることで、お互いにパフォーマンスをあげられるチームになれるといいなと考えています。
返信を得やすい工夫
そんな前提を語った上で、相手の返信がなくて仕事が進まない問題をどうするかですが、まず依頼する側としての最善を尽くすコントロールが可能な部分に集中するというところでは、返信が返ってこない理由を想像してみることができるかなと思います。
チャットやグループウェアといったところでの、メッセージで返信を依頼することが多いと思うのですが、どんなメッセージの場合に返信しにくいか想像してみる感じですよね。
例えば、誰宛か分からなくて、自分が返信すべきか考えているうちに悪気なくスルーしちゃうこともあると思います。
あとは、期限が書いてなくて、返信の優先度が判断できないうちにスルーしちゃうこともあると思います。
メッセージは読んだけれども、どうしてほしいのかよく分からなくて、レスポンスに困ってスルーしちゃうこともあると思います。
あとは、書いてあることが分かりにくく、情報量が多くて解読に時間がかかって、そんなこんなで返信に時間がかかるので、先送りし、それが一時的にスルーになってしまうこともありますよね。
どうしてほしいか具体的に書く
なので、レスポンス問題で悩みたくない私たちにどんな工夫ができるか考えると、メッセージの返信を得やすい工夫やポイントに、もしかしたら悩み解決の一つの糸口があるかもしれないなと思いました。
例えば、今のを裏返すと、相手にどうしてほしいか具体的に書く、もっと言うと、「問題がなければ、”いいね”ボタンを押しといてください」こんな一言が書いてあると、即レスができる可能性がぐっと上がりますよね。
ちょっと時間をとって相談したい場合も、「相談させてください」だと、どれぐらい時間を取ればいいのか分からないですが、「今日の夕方までの中で、どこかで15分、お時間をいただけるところはありますか？」と書いてあれば、すごくレスポンスがしやすいですよね。
相手の返信の労力を最小限にする
とにかく、相手にどうしてほしいか具体的に書いたり、相手の返信の労力を最小限にすること。
相手の返信の労力というのは、書いてある内容を理解することと、返信することに分かれるので、書いてある内容をさっと理解できるように書き、かつ具体的にどう返信してほしいか依頼することで、ぐっと返信の速度が上がったり、少なくとも期限は明確に書かないといけないですよね。
最後のメッセージ送信前に受け手の目線で読み返す。
もっと言うと、緊急性が高いものは声もかける。
いろんな工夫の中で、依頼する側としての上手なテクニックが磨いていけると、仕事はものすごく進めやすくなるんじゃないかなと思います。
最後に一つ、付け加えるとしたら、こういったことは一人だけで悩んだり、一人だけで工夫しない方がいいと思います。
『レスポンスをどうする問題』は、みんなたぶん何らかの困りごとを持っているし、一方で、相手に聞いてみると、誰にも悪気はなく、「なんだ、そうだったんだ」ということが多くあると思いますので、チームの話題にしていけるとお互いに工夫し合えていいなと思っています。
ということで、planet nyangoさん、ご質問ありがとうございます。
『相手の返信がなくて仕事が進まない問題』を取り上げさせていただきました。
仕事が3倍楽しくなるアナウンス
アナウンスチャプターを追加させていただいております。
この放送のタイトルコールで、「復職後の仕事が三倍楽しくなるオンラインスクール育休スクラ」とコールさせていただいていますが、私たちが運営する育休スクラの9月開講期に向けてのオンラインオープン説明会が、ラスト2回の開催になっております。
もし、興味があったり、どういった選択肢なのか知ってみたいという方がいたら、次回8月17日水曜日のオープン説明会にお越しいただければと思います。
とにかくコンセプトはシンプルなんですよね。
育休期間は、これまでの仕事のやり方とか、この頑張り方はちょっと難しいなと思っている頑張り方を、抜本的に変える大きな大きなチャンスタイムだと思っています。
小手先のテクニックではなくて、仕事のスキルやチームとの関わり方を、再現可能なビジネススキルを学び習得することによって、変えていこうよというのがコンセプトですね。
変え方も、一人でがんばる、一人で勉強するではなくて、すでにある仕組みと、仲間がいるから楽しいという環境を作って、楽して確実に変えていく。
こういう場が、手を伸ばせば誰でも届く場所にあったほうがいいなというのが、私たちがオンラインスクール育休スクラを立ち上げた背景でもありますので、「そんなことをやっているんだ」とか、「どんな中身なのか気になるな」という方に、オープン説明会に来てもらえると嬉しいなと思っています。
放送にリンクを貼っておきますので、興味のある方、もしくは、興味のありそうな方が周りにいる方、ぜひご覧になったり、情報をつないだりしてください。
最後までお聴きいただきありがとうございます。
それでは、今日も一日良い日にしましょう。
小田木朝子プロフィール
「仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び」小田木朝子（おだぎともこ）です。
このチャンネルは両立女性のためのオンラインスクール“育休スクラ”から出産後の変化を柔軟に乗り越え、仕事がもっと楽しくなる“知恵とヒント”を平日の毎朝配信しています。2回の育休を経て、現在人材育成・組織開発を行う株式会社NOKIOOの役員をしています。
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