#58 仕事日記の仕組み大公開～すぐに使えるリモートワークの救世主～
今週もまた月曜日スタートしましたね。今日は月曜日ですので、仕事の話をしようかなと思っています。
皆さん、仕事の日記ってつけてますか？
日々の仕事を自分なりに振り返る時間ってありますか？あと、その振り返りを誰かと共有していますか？こんな話からスタートするんですけれども。
私がいる株式会社NOKIOOという会社の中に、『全員日報』っていう仕組みがあるんですけれども、この仕組みがあることで、今本当自分自身にもチームにもすごく良い効果があるなって感じてまして。これがさらにリモートが進展した今、ますますあってよかったと感じておりますので、この仕組みについてお話ししながら、皆さんのヒントになることがあればいいなということで、「仕事で日記つけてますか？」こんなテーマで今日はいきたいと思います。
仕事の日記ってつけてますか？
まず日報って聞くと、昔ながらの仕組みっていうイメージありますよね。ワードとかそういうファイルに書いて、文章にして上司に提出みたいな。そんなイメージもあるかと思いますけれども、ちょっとそのイメージは一旦置いといていただければと思います。
この全員日報っていう仕組みなんですけど、その名の通り、会社のメンバー全員で日報を書いて、かつそれを社員全員にシェアするっていう仕組みです。私たちの組織20名という単位ですので、全員、全社員という形でやってます。全社員なので社長も役員もみんな書く。どこに書くかというと、マイクロソフトのOffice 365の中に、社内SNSの機能があるんですけれども、この社内SNS機能に書いています。
大事な大事な何を書くのか？これも枠組みとしては定番ですね。「今日の業務報告」と、プラス「気づいたこと・考えたこと」。
「今日の業務報告」はですね、例えば何のためにどんな業務を誰としたか、その進捗はどうか、結果はどうか、あとは課題感やヘルプしたいことはあるかないか、こんな感じのことを書きます。
そしてもう一つの「気づいたこと・考えたこと」は、本当いろんなことが書かれていますね。例えば、今日のコンディションで実はここ数日疲れていて、今日はちょっと早めに上がって休みたいと思いますって書く人もいますし、最近読んだ本を書く人もいれば、週末にあったこと、家族のこと、もちろん仕事の上で考えたこと。業務単位のことは業務報告に書いてあるんですけども、例えば、「最近もっとこういう時間を取らないといけないと思うので、時間の使いかた工夫します。」って書いている人もいれば、「ここしばらく〇〇案件について、もう少し効率化できないかみたいな事を考え始めているんで、色々情報収集したいと思います。」なんて書く人もいる。
ちなみに、今日何をして明日何をするのか、要は時間スケジュールですね。何にどれだけ時間を使ったのか、明日何にどれだけ時間を使うのか、これについてはOutlookに全員がスケジュール登録をしていますので、ここでは割愛できる。こんな仕組みです。
全員日報で必要な情報発信と情報共有ができる
大事なのが、この仕組みにどんな意味があって、どんな効果があるの？ここじゃないですか。ちょっと意味だとか効果を考えていきたいと思うんですけれども、まず一つはもう断然、必要な情報発信と情報共有ができる。ここですね。
私達の会社のチームも、ほとんどいつも一緒にいないんですよね。かなりリモート比率も高いですし、出社するとしてもチーム全員が集まるわけではない。もちろん必要なコミュニケーション、ミーティングはすべてオンラインでやりますけれども、いつも物理的に一緒にいないっていうのが、全然不都合を感じないんですよね。
これに果たすこの全員日報の役割がかなり大きいなって思ってます。これがあることで、お互い何をやっているか、どんなことを考えているか、ここが見えますので、お互いの信頼感も持てますし、相手のことを理解していくこともできる。業務の様子から必要なヘルプを求めたり、やばそうだな、困ってそうだなと思えば、必要なヘルプもできる。
ちなみに、チームリーダーやマネージャーの皆さんにはさらにメリットがあってですね、マネージャーがメンバーの日報を読めると、状況を適切に把握もできるし、スピーディーに必要な打つ手も打てる。
そして、メンバーがマネージャーの日報を読むことで、チーム全体の課題感や方向性や考え方もタイムリーにしておいてもらえる。本当いいことだらけです。
そしてもう一つ、冒頭で『日記』っていう言い方をしましたけれども、この日記機能ですね、自分の振り返りが習慣的に出来ることで効果でかいなって思ってます。そもそもこれを書くにあたって、自分が何を目的に何をしたかっていう活動を言語化しなければいけないですし、考えていることだとか課題に思ったことっていうのも言葉にしていくんで、これがいい振り返りになるし、言葉にして客観的に見ることで、さらに深くいろんなことを気づけるんですよね。ともすれば、毎日の仕事ってこなして流してしまうっていうことにもなりがちだと思うんですけれども、この振り返り、言語化、そこからの内省みたいな仕組みが、わずかな時間で毎日持てる効果ってすごく大きいなと思っています。
リモートワークでも全員日報でチームコミュニケーションは円滑にできる
さらにですよ、ちょっと冷静に考えていただきたいんですけども、これだけの量の情報収集だとか、情報提供を全て対面や個別のミーティングでやろうと思ったら、もうめちゃくちゃ時間かかるじゃないですか。次に会ったときに言おうかなだとか、一方で遅くてもう時間なくて言えないとか、あと時間経って言わない、みたいなことが蓄積されていっちゃうですよね。そこで日報があることで、この前日報に書いてあったアレさぁとか、ちょっとあの話詳しく教えてみたいなことから、コミュニケーションの時間的な質も上がりますし、相手のことや仕事のことを知ってるから連携もしやすいなと、そんな風に思っています。
この全員日報の仕組みが、私は今や会社の血管になってるなって思ってまして、情報という血を流す血管ですね。個人の振り返り促進にとどまらない効果を感じています。
なんで改めて今日この話かっていうことなんですけども。結構今ですね、リモートでお互い何やってるのか見えにくいだとか、あと上司もメンバーも忙しくてコミュニケーション取る時間がないとか、あと困っててもなかなか助けてって言えない、こういう課題感ってすごく聞くんですよね。これを個人の努力と気合で何とかするのではなく、チームや組織全体の仕組みとして、なんとかできて、さらに発展的な価値が生めるとすごくいいなと思います。ちょっと大きな話をしましたけれども、もし今のチームのちょっと課題解決のヒントになりそうだなとか、そんな風に思っていただける方がいたり、自分的にやってみたいなと感じ方をしてくれた方がいたら、ぜひまずは小さなチームの中で試して、「いいじゃん、コレ」みたいな形で広がっていくといいなと思います。もうこれあると本当仕事やりやすいですからオススメです。
ということで以上になります。
ちょっと月曜日だけに堅い話でしたかね。お聞きいただきありがとうございます。
小田木朝子プロフィール
「仕事が好きだし、楽しいと言い合える女性が増えることが喜び」小田木朝子（おだぎともこ）です。
このチャンネルは両立女性のためのオンラインスクール“育休スクラ”から出産後の変化を柔軟に乗り越え、仕事がもっと楽しくなる“知恵とヒント”を平日の毎朝配信しています。2回の育休を経て、現在人材育成・組織開発を行う株式会社NOKIOOの役員をしています。
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