いよいよ業務改善、始めるってよ

2023年12月22日 21:01

こんにちは、ショッピングモールで施設管理をしながら業務効率化にも頑張っている２年次です。

以前より事務所の非デジタルについて「デジタルを！デジタルを！」と声を大にしてお伝えしていましたが、そろそろ実際に手を動かして効率化に着手しようと思います。

私が事務所のデジタル化に必要だと思ったことは下の①～③です。
優先順位も１⇒２⇒３になっていますが、難易度、スケジュールと色々大変…。
私の部署だったらこういうことかな？と言った目線で読んで頂けると嬉しいです！

① 注文書の電子化

「注文書って、何かご存知ですか？」

ん・・・？どこかで聞いたことあるな・・・？と思ったあなた、ズバリ仰る通りでして、実は以前投稿させて頂いた記事の中にて本トピックについて触れさせていただきました。

ですが、以前投稿してから執筆時の間には大きな変化がありました。
そう、もうお気づきの方もおられるかもしれませんが、２０２４年１月施行の電子帳簿保存法です！
「今さら？」と思ったあなた、またまた仰る通りです。
~~うちの会社は何においても情報発信が遅い！~~

詳細をここに書き表すことはできませんが、注文書に関連する請求書の取扱に大幅な手順変更が加わり、それによるとかなり大掛かりなフローの変更が必要そうでして…。

困ったら担当者に聞こう！ということで、経理チームを巻き込んで少し考えてみました！！

上の写真だけでも、３フェーズのカットに成功しており、実現すれば経理チームの業務負担軽減は間違いなし、と言うことが出来ます。

しかし、ここで課題点が見つかります。

あくまで”勝手に”ですが、今回着手する業務改善は１月中に完成をさせたく、スケジュール的にかなり厳しいかも・・・。

また、エイヤー！で走らせると、もし不具合が起きた時に効率化の対象業務である経理チームの月末締めが行えず「締めれない」という事態にも成りかねず、期日に囚われず腰を据えて作る必要性も考慮しなければなりません。

意見を貰うために、一緒に開発するメンバーに話を聞いてみると、

「それって、全社でそうなってるんだよね？だったら会社が取り組むことじゃないかな？」

確かにそう、
私は業務効率化の部署ではなければ、デジタル化の部署でもない。
ちょっと大きすぎるテーマなのかなあ…と思ったりしています。

・Microsoft Forms
・SharePoint
・WEB版Power Automate
・Power Automate Desktop

★Good (^ ^)
・注文書の完全な電子化によるペーパーレスの実現
・電帳法改正に伴う経理チームの負担を少しでも軽くする

▼Bad (T T)
・構造が複雑になると、保守が担当者の技能に依存する恐れ
・動作の安定性（複数シチュエーションでのテスト）を求めると期日内に完成しない可能性大

ショッピングモールの事務所のお仕事には、テナント従業員さんの従業員証を作成する、という仕事があります。
今回自動化出来ると思ったのは、「仮」の従業員証です。

仮従業員証：
申請が出たその日に作り、お店にチャットを送る。事務所では、予め仮従業員証の型が印刷された厚紙にペンで名前などを記入し、その後入退館システムに情報を登録する。

本従業員証：
従業員研修(必須)を受けた人から、申請画面を印刷したものをアウトソーシング先に送り、ラミネートされた従業員証（カードサイズ）が事務所に届く。既にアウトソーシングされている為、今回は手を付けない。

どの程度手間かと言うと、仮従業員証の作成には１件２分はかかるので、５件出ていれば１０分かかってしまいます。

既に印刷されたカードサイズの従業員証にボールペンで文字を書き入れている為、既存の仕組みを根っこから変更するわけではないので、実現への障壁は低そうです。

・Power Automate Desktop
・WEB版Power Automate
・Excel

★Good (^ ^)
・従業員証発行業務から解放される
・（字が汚くてももう安心！）

▼Bad (T T)
・カードサイズの厚紙を印刷できる小さいプリンターを買わないといけない
・PADで動作させるには、本システム用のPCを1台手配する必要あり

３つ目のトピックは、メールの自動送信です。

申請とは、ここでは工事・イベントなど館内作業の申請を指しています。
担当者はオンラインで上がってきた申請を確認し、[承認]をすることで従業員出入口の入退館担当者に情報が伝わり、入館を許可する、という流れです。

表題の確認メールとは、毎日遅番の人が退勤するときに
「今日はこんな申請が出たよー、担当者は確認して承認してねー！」と言う共有メールです。

実はフォーマットに決まりはなく、オンライン上で確認できるリストをそのままコピーしてメールに貼り付ける人もいれば、
「業者名」「内容」を打ち直して共有している人もいます。

これまで私の記事を呼んで頂いた方は薄々感じておられるかもしれませんが、私が一番嫌いなことは「脳死でコピペ/書き写す」です。
そしてRPAが得意なのは「コピペ/書き写す」ことだと私は考えています。

・Power Automate Desktop
・Outlook

★Good (^ ^)
・共有メールを入力する手間が省ける
・担当者を判定させられれば、必要な人にだけメールを送ることが出来るかも

▼Bad (T T)
・自動化することで、その業務への意識が薄くなるかも(?)

上記３案、いかがでしたでしょうか。
今ある形のままに自動化するのも業務効率化だと思いますが、本当の意味で効率化はフローの無駄ムラを無くすことでも実現可能だと思います。

社内の反応は上々でも、社外から見ると、
「それって本当に要るの？」
と言うこともあると思うので、今回編成された会社ミックス状態のチームメンバーでのコミュニケーションは、大事にしたいですね。

少しずつ着手していこう！

ここまで読んで頂きありがとうございます、これからもよろしくお願いします^^

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