1日10分！ITマスター塾 #17: アーカイブを使ってメール受信トレイをスッキリ

仕事における定番コミュニケーション手段、それは「メール」です。

日本ビジネスメール協会の調査によると、仕事上のコミュニケーション手段としてメールがダントツ1位で98.3%だそう。また、1日平均の送信数「15.24通」、受信数「49.97通」ということで、膨大な量のメールが日々飛び交っているといえます。

中でも受信の数は年々増加します。オンラインで登録や購入したり、イベント参加したり、そういったきっかけで送られてくるメールがじゃんじゃん増えます。

うかうかしていると、受信ボックスが何千件…ということにもなりかねません。

ほとんどが不要なメールなのに、その中に大事なメールが埋もれてしまう、探すのに時間がかかってしまう…

それを避ける方法が「アーカイブ」です。

アーカイブとは「保管庫」のこと。最初っから不要なメール、読んだり返信して用済みになったメールは、アーカイブして、受信トレイからどかすのです。

すると、受信トレイには、自分の仕事に関係のあるものだけになります。メール仕事が順調なら空っぽにすることもできるでしょう。

アーカイブ機能はGmailでもOutlookでも備わってます。

PCなら、メールを選択して、「アーカイブ」アイコンをクリックが基本です。

スマホアプリなら、メールをスワイプ（Gmailは右、Outlookha左ですが…）するだけ。

どのメーラーのUIもアーカイブがとてもしやすいようにできていますね。

ほとんどの場合、メールの送信者名と件名で、不要なメールはチェックできますので、じゃんじゃんアーカイブしちゃいましょう。

Gmailで「何千件もたまってて、すべてアーカイブがたいへん…」という方も安心してください。全部まとめていけます。ページ内メールを全選択すると「受信トレイのスレッド○○件をすべて選択」というテキストが表示されます。クリックすると、すべてのページのすべてのメールを選択状態にできます。あとはまとめて「アーカイブ」です。

なるべく多くのビジネスパーソンの受信トレイをスッキリしたい…！ぜひ周りにも教えてあげてくださいね。

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