1日10分！ITマスター塾 #22: 表計算ソフトではデータ型を意識しよう

Excelやスプレッドシートなどの表計算ソフトは、デスクワーカーが最も多くの時間をともにしているアプリケーションといっても過言ではありません。

いくつかのコツさえ押さえれば、もっと活用できるのに…そう思うところがありまして、今日はそのひとつを紹介します。

これら表計算ソフトでは、シート上の格子状に張り巡らされたセルのひとつひとつにデータを入力していきます。

この「データの入力」という観点で、WordやPowerPointなどの他の業務アプリケーションと大きく異なる特徴があるのですが、何かわかりますでしょうか。

それは、データの種類、つまり「データ型」があるということです。

WordでもPowerPointでも、数字だろうが日付だろうが、いっさいがっさい「文字列」として扱われます。

しかし、表計算ソフトではそうではなく、以下のようなデータ型に分類されて扱われます。

・文字列
・数値
・日付時刻
・論理値

さて、なぜデータ型が存在しているのでしょうか？

それは、データの種類に合わせた演算や集計といった操作を可能にするためです。

たとえば、数値どうしのデータであれば、加減乗除といった演算を行うことができますし、数値だけが入力された列に対して、並び替えや数値の大小によるフィルタを活用することができるようになります。

文字列であれば、連結という演算を行えます。

というようにデータの種類によってできることが違うのです。

今までそのことに気づかなかった…という方もいるかも知れません。

それもそのはず。セルに値を入力した時点で、表計算ソフト側が、これはこのデータ型だなと自動で判別してくれているからです。

たとえば、「Bob」や「ボブ」と入力されれば、そのデータは文字列と判定されますし、「1234」「0.5678」と入力されれば、そのデータは数値と判定されます。

ここで、注意すべきポイントとしては、そのデータを入力するとき、扱ってほしいデータ型として認識してもらわなければいけないということです。

たとえば、「1100円」などと単位をつけてセルに入力してしまうと、文字列として認識されてしまうので、加減乗除などの演算ができなくなってしまいます。

また、日付・時刻を想定している欄に「なる早」「2023/5/5～」などと入力しても、当然ながら日付・時刻として機能させることはできません。

人が見るだけであればよのですが、たとえば以下のような機能を使ってコンピューターの力を借りるなら、正しいデータ型として入力する必要があるのです。

・数式を使った演算
・並び替え、フィルタ
・数百種ある関数
・データの可視化・分析のためのグラフやピボットテーブル
・VBAやGASを使ったプログラミング

せっかく、MicrosoftやGoogleに少なくないお金を払っているのに、こういった機能を一切合切使わないなんて、とてももったいない話ですよね。

ぜひ、データ型を意識してこれらの機能をフル活用していきましょう。

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