1日10分！ITマスター塾 #20: スライド作成の作業時間が無限に膨らむ問題をどうするか

PowerPoint、Googleスライドによるプレゼンテーション資料作成のお仕事、めちゃくちゃ時間がかかりませんか？

これら、スライド作成ソフトを使えば、テキストや写真、図形、イラストなどの画像を組み合わせて、自由な表現による視覚的に豊かな資料を作ることができます。

しかし、この自由度の高さがときにやっかいもの。効率という視点でいうと脅威にもなりえます。

自由ということは、選択肢が多いということ。無限の選択肢により、いくらでも時間をかけることができてしまいます。

パーキンソンの第一法則の言う通りに、期限いっぱいまでいくらでも時間が膨張する…スライド作成はまさにそうなりやすいタスクです。

無限に時間がかかってしまうのを防ぐために、「選択肢を絞る」という2つのアプローチが有効なので、お伝えしたいと思います。

①構成を先に決めておく

構成とは何をどういう順番で話すかということ。スライドづくりは、先に構成を固めるのが鉄則です。

構成が決まってないと、スライドをつくるときに何を話すか、コンテンツの選択肢が無限大になってしまいます。かつ、スライドづくりでいうとデザインの選択肢も無限大なので、まったく収集がつかなくなってしまいます。

しかし、何をどういう順番でが決まっていれば、その順番に、一本道でスライドを作っていけばよいということになります。

具体的には、テキストの箇条書きで見出しとその順番、つまりアウトラインを固めておきます。

スライドづくりを進める際に、構成を変えたいときには調整してもOK。しかし、構成があるとないとでは、作業効率は大違いになります。

②スライドマスターとレイアウトを使う

スライドづくりでいうと、構成が固まっていたとしても、まだスライドデザインという無限の選択肢が残っています。

このデザインの選択肢も、極限まで絞れるかかというのが、スライド作成作業の効率化のもうひとつのポイントです。

たとえば、プレゼンテーション内のすべてのスライドに同じ背景画像を置きたい場合どうしますか？

一枚一枚のスライドを開いて、背景画像を最背面に貼りつけていくのはとても面倒そうです。

このような、全体に対してまとめてデザインを適用しておきたい、まとめて変更を加えたい、そのようなニーズに応える機能が「スライドマスター」（Googleスライドでは「テーマ」といいます）です。

背景画像やロゴ、コピーライト表記、ページ番号といったすべてのスライドに適用したいデザインであれば、スライドマスターに反映すれば、全スライドに適用されます。

また、「タイトル」「セクション見出し」「タイトルとコンテンツ」というように、スライドの役割ごとに用意されたデザインの枠組みを「レイアウト」といいます。

レイアウトは、スライドマスターにぶら下がるかたちで紐づいています。

たとえば、セクション見出しのスライドであれば「セクション見出し」のレイアウトを用いてスライドを作成すれば、すでにデザインと枠ができてますので、コンテンツを入力すればOK。デザインはいじる必要がありません。

また、レイアウトを変更すれば、「セクション見出し」を用いたスライドすべてに適用されます。

つまり、原則はすべてのスライドについて、レイアウトから選んで使うということです。これにより、デザインの選択肢がレウアウトの数に絞られます。

どうしても、既存のレイアウトに対応できないスライドだけ、個別に対応すればOKです。

これら構成を固める＆スライドマスターとレイアウトを使うことで、スライドづくりの時間が読めるようになると思います。無限に時間が膨らむのとはおさらばしちゃいましょう。

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