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[レポート]CybozuDays今こそ役所の常識を打ち破る時!自治体・ベンダー双方の革命児が語るボトムアップ改革

こんにちは!株式会社ノベルワークスです。
オンラインで行われたCybozuDays2020大阪の12/3セッション
今こそ役所の常識を打ち破る時!自治体・ベンダー双方の革命児が語るボトムアップ改革にて弊社代表の満村が登壇させて頂きました!😊

kintoneと弊社製品Chobiit for kintoneを利用しておよそ2週間
リリースした大阪府八尾市の給付金オンライン申請システム
どのようにして作ったか?
セッションの内容をレポートしていきます!

登壇者

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モデレーターはサイボウズの蒲原さん。
パネリストとして八尾市から中谷さん、弊社代表の満村が参加しました。

導入


新型コロナウイルス感染症の影響もあり、今自治体にkintoneが広がりつつあります。大阪府や埼玉県の知事のツイートの紹介がありました。

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kintoneの一番の魅力はノーコードで誰でも簡単に業務システムを
作ることができること。今回それが自治体のデジタル化において有効な選択肢のひとつとして認知されたことが要因と考えられています。
以下のような実例が紹介されていました。

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しかしまだまだ、デジタル化をどのように進めたらいいのか悩まれている
自治体の方々が沢山いらっしゃいます。
そこで自治体、ベンダー双方の立場から話すデジタル化のポイント
中心にセッションが始まりました。

テーマ1:給付金申請システムを2週間で実現。成功に導いた官民のチームワークとは

まずは今回オンライン申請を行った八尾市の給付金について

八尾市の事業者サポート給付金
新型コロナウイルス感染拡大の影響を受け、売上が減少した市内事業者の方に、事業継続を下支えすることを目的に給付金10万円(一律)を給付するものです。

実施決定から申請開始までの流れ

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申請のため窓口を設けると感染が拡大する恐れがあるため
オンライン・郵送のみで受付をすることを考えだしたのが申請開始の2.3週間ほど前でした。

サイボウズ蒲原さん:満村さんにはどのタイミングで相談したんですか?
八尾市中谷さん:5月中旬から下旬、ほぼ2週間前です。
サイボウズ蒲原さん:最初聞いたときはどうでしたか?
ノベル満村:全部冗談やと思ってました。そんな訳ないやろ~と
6月17日(申請開始)じゃないよね??😉と

もしかしたらオンラインでできるのでは?と中谷さんが同僚の方と話をしていたところたまたま居合わせた満村ができますよ!とお伝えしたところからこの計画が始まりました!
最初は期間が短すぎて冗談??と思っていましたが
八尾市がもともとkintoneを利用していたこと、弊社がChobiit for kintoneというプラグインを開発していたことなど様々な要因が重なり
約2週間でリリースすることができました。

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Chobiit for kintoneとは
kintoneの情報をkintoneの外から閲覧・追加・編集・削除ができる
外部データ連携サービスです。
今回のようにユーザーそれぞれのマイページを作りコメントでやり取りを行うことも可能です。

プロジェクト体制

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中谷さんは満村との窓口を担当し、広報・要綱作成は別の担当者に分担。
slackを使い即座に情報を共有できる体制を作りました。
これによりシステムを開発することにおいて一番大変な「要求をまとめる」工程を非常にスムーズに行うことができました。

サイボウズ蒲原さん:「slackではどういうやり取りを行ったんですか?」
八尾市中谷さん:「こういう風にしたいけどどうしたらいいですか?とその都度協議しながらという感じでした。」
ノベル満村:餅は餅屋なので私たちは行政の業務の流れなどはわからないので教えて頂いて、システムの事はこちらが提案するという双方で協力しあってできた事が良かったと思います。」

双方で意見を出し合いながら細かくやり取りを行い「発注者」「受注者」といった関係ではなく「協力し合う仲間」として今回の申請システムを作り上げることができたことが素早い開発、システム導入の成功に繋がった大きなポイントです。

オンライン・郵送申請共にスムーズに申請の処理ができた工夫

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事業者の方にできるだけ早く給付をするにはやり取りを少なくすること
つまり申請内容の間違いや確認などを減らすことが一番重要でした。
その為、内容に誤りがあった場合申請の段階でお知らせできる様に
はできないか?と要望がありました。
また、郵送申請の場合は申請内容をデータ化する時間を削減しいかに
内容のチェックだけに注力できるかどうかが課題となっていました。
そこでAIでのチェック、OCRサービスを申請システムに組み込むことに。

オンライン申請
POINT1:
申請の際に誤った書類を添付したり、添付漏れが発生したりするなどの不備が予想されたため画像認識ができるAIをシステムに組み込み、添付資料の誤りがあった場合アラートを出し申請段階でお知らせ
添付間違い・添付漏れを防ぎました。

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POINT2:郵便番号からの住所自動入力補助、銀行名からの
支店情報の候補表示など、フォーム入力時の入力補助機能を搭載しました。
なるべく入力を簡単に、間違いを減らすための工夫です。

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郵送申請
POINT:
手書きの申請書をOCRサービス「Tegaki」を使い自動でテキスト化して郵送申請分のデータ化作業の負担軽減を図りました。
本来であれば、作業員が1枚ごとに転記するため、1枚の申請用紙の入力に3分以上要していたところ、わずか数十秒で取り込みが可能になりました。

オンライン申請を実現しただけでなく、申請後の事務処理をいかに効率的に行うかという観点で八尾市とノベルワークスで協力しシステムを作り上げることができた事。今回のシステム開発・導入を成功に導いたもっとも重要なポイントです。

導入をした成果

成果

作業時間の大幅な短縮ができたことで事業者の方にすばやく給付を行えたこと、担当職員の業務を通常業務の時間内で完了させることができたこと、
双方にとって良い結果となりました。
またコロナ禍において郵送・オンラインでの申請と事業者の方にできるだけ負担のかからない方法を提示できたことも大きな成果だったと感じています。

テーマ2:八尾市が目指すデジタルシフトとは?

八尾市中谷さん:「市役所というのは誰しも行きたくて行っているのではないと思うのでオンラインなどを利用して行かなくていい市役所を作っていく必要があるのかなと思っています。ただそれだけでなくオンラインで出来る利便性と来庁もできる安心感この2つをセットで考えていきたいです。」

ノベル満村:
「実は今八尾市さんで電話対応の業務の一時受付に音声BOTサービスを利用する計画をしていたり、行政も昔からこうだったからでなく様々な方向性を考えながら市民の方が利便性の高いサービスを享受できるような取り組みをしていく必要があるなと思っています。」

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kintoneをデジタルシフトにどう活用する?

リモートワークが推奨されている今、八尾市ではまず手始めに
照会業務で試験的にkintoneを利用しています。
未対応・対応済が一目で管理できるなど従来のやり方よりも効率的に業務を行う事ができそうです。

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最後に:私たちが明日からできるアクションとは?

八尾市中谷さん:オンラインでできることが付加価値ではなく当たり前の時代になってきたので行政としても事業を構築するにあたってオンラインであったりDXの手法を選択肢として当たり前に考えていくことがこれからは必要。」
ノベル満村:「私たちベンダーも昔からやってるシステムを行政に押し付けてしまうことがあってはいけない。新しい技術を学び続けることで提案できる選択肢を広げる、お客様に還元していけるようにと思っています。」

サイボウズ蒲原さん:「自治体だけでなく我々事業者側も変わっていかないといけないですね。」

以上でセッションは終了しました!

セッションのポイント

今回の事例は開発着手から申請開始まで約2週間というタイトなスケジュールでしたが、

まとめ

が新しいことを始め、成功させる為に必要な心構え・行動のポイントだったんではないでしょうか?
また、こういったオンライン化を進めることで市民の方はサービスが受けやすく、職員の方はさらにサービスを向上させる為の時間づくりができる未来が少し見えたセッションだったと思います!

自治体でも、もちろんそれ以外でも利用の可能性が広がっています!

今回のセッションでは自治体でのオンライン申請でChobiitを利用した事例を取り上げて頂きましたが、この経験を経てもっともっと様々な事業に活用して頂けるのではないかという自信につながりました!

例えば
学校での先生と保護者とのやり取りに
年末調整の必要事項入力・資料添付などに
様々な申請フォーム・アンケート回収などに
取引先や沢山のスタッフ・会員と情報を共有したい時に

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Chobiit for kintoneは組織を取り巻くすべての仲間と情報を共有する
”集まると最強”を目指しています。
「情報をまとめたい」「情報を共有したい」そういったご要望がございましたら是非一度お問い合わせください!
お問い合わせは ✉info@novelworks.jpまで

おまけ

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セッション前の中谷さんと蒲原さん

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感染防止対策を行いながら配信がされていました👌





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