身内からの情報漏洩に気を付けよう

【稼ぐ経営者のための知的財産情報】

　弁理士の坂岡範穗（さかおかのりお）です。
　今回は、「身内からの情報漏洩に気を付けよう」について説明します。

　企業によっては、自社の情報が外部に漏洩することで大打撃を受けることがあります。

　例えば、食品関係の会社であればその食品を作るときのレシピが該当します。物販を行っている会社では顧客リストなどの情報が該当すると思います。

　そんなとき、外部に対しては比較的情報漏洩に気を付けていることが多いのですが、内部、すなわち身内からの情報漏洩には鈍感なところが多いのではないでしょうか。

　今回は、この身内からの情報漏洩について説明します。
　身内からの情報漏洩を防止するには、組織の仕組み作りと、従業員への教育が必要です。
　それぞれを以下に記載します。

１．組織の仕組み作り
　先ずは、オープンにしてよい情報と秘密にする情報とをきちんと分けましょう。
　そうしないと、従業員もどれが秘密情報かが分かりません。

　その上で、万一情報が漏洩したときに、不正競争防止法で保護できるというか相手にペナルティを与えられる仕組みを作ります。

　不正競争防止法で守られるには「営業秘密」に該当する必要があります。
　そして、営業秘密に該当するには以下の３つの要件を満たす必要があります。
　（１）秘密管理性
　（２）有用性
　（３）非公知性

　先ず「秘密管理性」です。
　これは、その情報を見た人がその情報が秘密にされるべきと分かる状態が必要です。
　具体的は、書類に「社外秘」などが表示されていることが必要です。
　この書類は、コピー禁止にします。
　さらに、特定の人のみが閲覧できるよう書類を施錠されたキャビネットに保管するとか、ＰＣのファイルにアクセス制限をするとかもしなければなりません。
　つまり、作業場の机の上にいつも大事な情報が置いてあって、誰もがそれを閲覧できるような状態はダメですね。

　次に「有用性」ですね。
　これは、事業活動に利用されている有益な情報を指します。
　ですので、その会社の悪事に関する情報は基本的に該当しません。

　最後に、「非公知性」です。
　これは当たり前といえば当たり前です。
　本に書いてあるような、既に公になっている情報なら秘密にする意味がないですからね。

　これらの中でも問題となりやすいのが、「秘密管理性」です。
　情報が漏洩しても、この秘密管理性が担保されていないために裁判で負けるなんてことが普通にあります。
　この情報を秘密に管理する活動は、手間もコストもかかりますね。
　しかし、重要なことですので、多少面倒でもやっておきましょう。

２．従業員への教育
　こちらも大事です。
　従業員には、社内情報を外部に漏らさないよう普段から徹底しておきましょう。
　年１回とか、定期的に他社で情報漏洩が起こった事例を紹介して、従業員に意識付けをしていきます。
　特に、営業に関わる人は、つい自社の優位性をアピールしたいために、外部に余計なことを言ってしまいがちです。

　その上で以下の取り組みをします。

　就業規則と入社時にサインする書面に、会社の業務に関する情報を外に漏らさない旨の条項を入れます。
　そして、その条項をきちんと従業員に説明します。
　こういった書面には、従業員が故意又は重過失で秘密を漏洩させたときは損害賠償請求をすると書いておけば、より効果的と思います。

　重要なプロジェクトに参加するときも、秘密保持誓約書にサインしてもらいます。

　退職時も、秘密保持誓約書にサインしてもらいます。
　このとき、競業禁止の条項も入れておきます。
　例えば、退職後の数年間は競業関係にある会社に就職しないとか、自分で競業関係にある会社を起業しないとかです。

　他にも、従業員のＰＣにはログ管理ソフトを入れて、管理者がいつでもインターネットの閲覧履歴やデータのコピー履歴を見ることができる状態にしておくと良いと思います。

　従業員が反発するかも知れませんが、これ大企業では当たり前です。
　大企業では、誰がどこのウエブサイトを閲覧したとか、誰が誰にどんなメールを送ったかは管理者には筒抜けです。
　私物のＰＣを社内ネットワークに接続するなんてことをしたら、大目玉を食らいます。

　常時見張っている必要はありませんが、いつでも確認できる状態を作っておき、それを従業員に周知することで、従業員も普段の作業から気を付けるようになります。

　このような活動をすれば、情報漏洩が起こる可能性はぐっと低くなるのではないでしょうか。

　この記事が御社のご発展に役立つことを願っています。

坂岡特許事務所　弁理士　坂岡範穗（さかおかのりお）
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