分かりやすい引き継ぎ書作り方
引き継ぎ書を作れって言われるけど、どう作れば分かりやすいか、迷いませんか?
次にご紹介する4つのポイントを押さえて作ると、分かりやすい、使いやすい引き継ぎ書ができます。
新人さんは別として、ある程度、経験を積んだ方が異動すると、その人から業務を引き継ぐ事になり、「これを参考にしたらいい」と引き継ぎ書をもらいます。
でも、時々、貰ったはいいけど、読んでも全くわからないものがありませんか?
業務への思いが語られてて、事実と思いが混在し、結局、何をいつまでにしたらいいかがわからない引き継ぎ書。
逆にポイントが絞られ過ぎて、中身が薄い引き継ぎ書。
どちらも、読み返したら、肝心なことがぬけていたり、読みにくかったりで、引き継ぎ書としては、不合格。
でも、以下のポイントを押さえれば分かりやすいものができます。
1、仕事(業務)の目的、目標等を書く
2、業務の流れ、スケジュールをかく
3、参考となる書類や書類がおいてある場所を記載する。
4、視覚化する
では、一つ一つ深掘りいたします。
1、仕事(業務)の目的、目標等を書く
この仕事は、何が目的、目標なのかを書きます。
目的がない仕事はありません。
ゴールがわからなければ、延々続けることになり、どこまでやればよいかわからなります。
まずは、この仕事の目的、目標を決めて書きましょう。
2、業務の流れ、スケジュールをかく
何を、いつまでに、誰が、どこまでやるのか、相手先がいれば、その担当者、仕事量、日程をはっきり記載するといいです。
ルーティンの仕事なら、その流れ「始め→途中経過→終わり」がわかるように、できれば文字だけでなくガントチャートやフロー図が記載されていると、分かりやすいです。
それを書くのが、難しいならば、自分が実際にやったときのスケジュールを書いておくだけで、あとからみれば、目安になります。
3、参考となる書類や書類がおいてある場所を記載する
実はここが一番大切です。
その仕事を進めるにあたって、参考となる書類が何か、どこにあるのかを記載してください。
参考とした書類やその書類の置き場は、時間が経過すると、実務に関わった本人でさえ、忘れてしまいます。
だから、この仕事を取り組んでいる、今、記載するのが一番です。
と言っても、一年目は仕事(業務)をこなすことで精一杯で、とてもそれ以外の事なんてやれ~んって感じですよね。
だから、私はその業務についてから、2年目になり、落ち着いてきた頃から引き継ぎ書を作っています。
余談ですが、引き継ぎ書を作るときには、メールも重要な情報源です。
仕事は一人で全てをやるわけではない。
必ず相手がいます。その相手と情報を共有するのにメールは重要な情報手段です。
メールについては、また、別のところで記載させていただきます。
4、視覚化する
図やイラストの力は偉大です。
読んでも読んでもわからない文章は、図をみれば、一目瞭然で理解できます。
まさに、「百聞は一見如かず」です。
だから、できるだけ図やイラストを多くとりいれてください。
でも、いい図やイラストがないんだよねぇというあなた。
無理な場合は箇条書きを多めに取り入れてください。
それだけでも、見やすく、分かりやすくなります。
以上の4つのポイントを押さえて、ぜひ今日から作成して見てください。
まとめ
1、仕事(業務)の目的、目標等を書く
2、業務の流れ、スケジュールをかく
3、参考となる書類や書類がおいてある場所を記載する。
4、視覚化する
出来上がった引き継ぎ書は、一度自分が使ってみるといいです。
3年目に、自分の業務引き継ぎ書を見ながら進めていくと、モレやヌケ、記載の誤りを見つける事ができます。
それらを修正すると、ほぼ完璧な引き継ぎ書ができます。
引き継ぎ書を作ると、曖昧なことは記載できないので、自分の業務を見直す、いい機会にもなります。
ぜひ試して頂ければと思います。
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