分かりやすい引き継ぎ書作り方

引き継ぎ書を作れって言われるけど、どう作れば分かりやすいか、迷いませんか？

次にご紹介する４つのポイントを押さえて作ると、分かりやすい、使いやすい引き継ぎ書ができます。

新人さんは別として、ある程度、経験を積んだ方が異動すると、その人から業務を引き継ぐ事になり、「これを参考にしたらいい」と引き継ぎ書をもらいます。

でも、時々、貰ったはいいけど、読んでも全くわからないものがありませんか？

業務への思いが語られてて、事実と思いが混在し、結局、何をいつまでにしたらいいかがわからない引き継ぎ書。

逆にポイントが絞られ過ぎて、中身が薄い引き継ぎ書。

どちらも、読み返したら、肝心なことがぬけていたり、読みにくかったりで、引き継ぎ書としては、不合格。

でも、以下のポイントを押さえれば分かりやすいものができます。

１、仕事（業務）の目的、目標等を書く
２、業務の流れ、スケジュールをかく
３、参考となる書類や書類がおいてある場所を記載する。
４、視覚化する

では、一つ一つ深掘りいたします。

１、仕事（業務）の目的、目標等を書く

この仕事は、何が目的、目標なのかを書きます。

目的がない仕事はありません。

ゴールがわからなければ、延々続けることになり、どこまでやればよいかわからなります。

まずは、この仕事の目的、目標を決めて書きましょう。

２、業務の流れ、スケジュールをかく

　何を、いつまでに、誰が、どこまでやるのか、相手先がいれば、その担当者、仕事量、日程をはっきり記載するといいです。

ルーティンの仕事なら、その流れ「始め→途中経過→終わり」がわかるように、できれば文字だけでなくガントチャートやフロー図が記載されていると、分かりやすいです。

それを書くのが、難しいならば、自分が実際にやったときのスケジュールを書いておくだけで、あとからみれば、目安になります。

３、参考となる書類や書類がおいてある場所を記載する

　実はここが一番大切です。

その仕事を進めるにあたって、参考となる書類が何か、どこにあるのかを記載してください。

参考とした書類やその書類の置き場は、時間が経過すると、実務に関わった本人でさえ、忘れてしまいます。

だから、この仕事を取り組んでいる、今、記載するのが一番です。

と言っても、一年目は仕事（業務）をこなすことで精一杯で、とてもそれ以外の事なんてやれ～んって感じですよね。

だから、私はその業務についてから、２年目になり、落ち着いてきた頃から引き継ぎ書を作っています。

余談ですが、引き継ぎ書を作るときには、メールも重要な情報源です。

仕事は一人で全てをやるわけではない。
必ず相手がいます。その相手と情報を共有するのにメールは重要な情報手段です。
メールについては、また、別のところで記載させていただきます。

４、視覚化する

図やイラストの力は偉大です。

読んでも読んでもわからない文章は、図をみれば、一目瞭然で理解できます。
まさに、「百聞は一見如かず」です。

だから、できるだけ図やイラストを多くとりいれてください。

でも、いい図やイラストがないんだよねぇというあなた。

無理な場合は箇条書きを多めに取り入れてください。
それだけでも、見やすく、分かりやすくなります。

以上の４つのポイントを押さえて、ぜひ今日から作成して見てください。

まとめ

１、仕事（業務）の目的、目標等を書く
２、業務の流れ、スケジュールをかく
３、参考となる書類や書類がおいてある場所を記載する。
４、視覚化する

出来上がった引き継ぎ書は、一度自分が使ってみるといいです。
3年目に、自分の業務引き継ぎ書を見ながら進めていくと、モレやヌケ、記載の誤りを見つける事ができます。

それらを修正すると、ほぼ完璧な引き継ぎ書ができます。

引き継ぎ書を作ると、曖昧なことは記載できないので、自分の業務を見直す、いい機会にもなります。

ぜひ試して頂ければと思います。