仕事中のタスク管理201810版

自分のやり方を、記録の意味も兼ねて記しておく。自分は事務職であり、基本的にデスクに座って、パソコンでOfficeとメーラーを開いて仕事をしている。

用意するもの

・エクセルベースのタスク帳
・A4サイズの方眼紙リングノート
・A4サイズの方眼紙レポート用紙

エクセルベースのタスク帳は、Taskchuteの無料版、方眼紙リングノートとレポート用紙は、LIFEを使っている。どちらも書き味がきもちいいのと、方眼罫線の濃度が好みだからだ。

具体的な方法

長期的なスケジュールは全てエクセルで管理する。エクセルにはTODAY関数があり、タスクの処理すべき日が本日なのかそうでないのか、容易に判別できる。

もし未来に処理すべきタスクが生じた場合は、こっちに入力する。

リングノートは横向きに使い、最上段に日付を入れ、それ以外を縦に三分割して使う。左端には、出勤時、エクセルを見て、その日のタスクを抜き出し、転記する。
この時、タスクの左にはチェックボックスを書き、完了したらチェックを入れるようにする。

真ん中の段には、左側に書いたタスクを処理するために簡単なメモを必要としている場合、そこに書いて思考を整理しつつ仕事を進める。

右側の欄には、途中で割り込んできたタスクをチェックリストとして書く。また、割り込んできたなんらかの情報(電話のメモなど)を残す。

何日も続くようなプロジェクト型のタスクを処理する場合、レポート用紙を使う。リングノートと同じように横向きで使い、完了までのタスクと、それをすべき日を細かく洗い出す。
洗い出したタスクは、当日処理すべき仕事はリングノート、翌日以降に処理すべき仕事はエクセルに入力する。

業務終了時は、リングノートにあるチェックボックスに、全てチェックが入っているようにする。チェックを入れられない仕事がある場合、明日に回す判断をする。明日へ回す仕事はチェックボックスに△印を書き、エクセルに転記する。

そうすると必ずリングノートのチェックボックスは埋まるので、荷物をまとめて退勤する。
この繰り返し。