✏️ Learn & Dev：プロジェクト・キックオフとは？クライエントの目標とプロジェクトの目標を確認しよう！
プロジェクト・キックオフとは？
プロジェクト・キックオフは、プロジェクトの開始時にチームをまとめるために行われます。全員がどのようにコラボレーションするかを決定し、共通のプロジェクト目標とチェックインを確立する機会です。
🏅 目的: 共通の目標とプロジェクトの目的を確立するための会議
💡価値: 誤解や不明確な期待を防ぐためにプロジェクトのロジスティクスを定義する
ロジスティクスとは 「原材料の調達から消費者の手に届くまで」といった一連の流れを一括で管理するシステムのことをロジスティクスといいます。
キックオフ・ミーティング話し合いたいこと
プロジェクトの目的
マイルストーンを予測
成果物の概要を説明
成功がどのようなものかについて合意
チームが成功するように導くには？
プロジェクトが遅れてしまう要因
キックオフ・ミーティングで決めたいこと
コミュニケーション方法
ミーティングの頻度
タイムライン
👨👩👦 人数: 4～8人
✍️ 準備時間: 60 分
⏱️ 時間: 60 分程度
🤯 難易度: 簡単
準備するもの
💻リモートで行う場合
主要な関連チーム・メンバー
マーケティング、カスタマー・サービスの代表者
プロダクトまたはプロジェクト・マネージャー
ソフトウェア・エンジニア
プロダクト・デザイナー
ファシリテーター
どんな時に行われるの？
社内外でプロジェクトを開始する場合
迅速な意思決定が必要な場合
プロダクト・デザインの問題が明確に定義される以前
部門を超えたコラボレーションが必要
利害関係者をデザイン・プロセスに巻き込みたい場合
素早くたくさんのアイデアを集める必要があるとき
利害関係者へのインタビューを実施する十分な時間がない場合
キックオフを理解しよう
キックオフ・ミーティングの前に、次の準備を行ってください。キックオフ・ミーティングは、新製品または新機能のデザインに関するものである可能性があります。
最初のキックオフ ミーティングの基本的な機能は同じです。 プロジェクト全体のトーン、スタイル、ビジョンを設定し、プロジェクト チームと共通の目標、タスク、タイムラインを確立するためのミーティングです。
プロジェクトの現状と範囲を明確にしよう！
プロジェクトの現在の状態を理解しよう:
これは新規または既存のクライアントあるのか?クライアントは運営方法に精通しているのか?
プロジェクトの状況： 新規企画であるのか、進行中なのか?
これはどのようなプロジェクトですか? 再構築、概念実証 (POC)、新機能を付け足したいのか？などなど
UXデザイナーが目標、問題、成功、潜在的な解決策を計画する際の精度さを高めるために、UXワークショップを行う場合もあります。
作業明細書 (または契約書) を作成する前に決定したいこと
クライアントのビジネス目標
（例）収益を15%増加。クライアントが期待する成果
（例）プラットフォームの新規ユーザー数を増やす。プロジェクトのタイムライン
（例）MVPのデザインに3か月
デザイナーがすべき質問例
新しいプロジェクトですか、それとも既存のプロジェクトであるのか？
解決しようとしている問題点は何なのか?
このプロジェクトのゴールは何なのか?
プロジェクトのタイムラインは?
ターゲット層は誰なのか?
顧客/ユーザーに関する既存の調査は存在するのか?
どのプラットフォームを使用するつもりなのか?
⚡ ポイント
プロセス、タイムライン、ツール、コラボレーションなど、UXデザイナーによく寄せられる質問への回答を準備することを忘れないでください。
⚡ ポイント
自分自身の目標も考慮しましょう。
キックオフ ロジスティクス
誰が会議に出席する必要があり、その人の役割は何か？
ミーティングの時間はどのくらい必要か?
クライアントとのコミュニケーションにどんなツールを使うのか?
チームとのコミュニケーションに必要なものは?
議論する重要な項目は?
各項目について話す責任者は?
各アイテムにどのくらいの時間を割り当てる必要があるのか?
フォローアップ・ミーティングはいつ開催するのか?
利害関係者を定義しよう
誰が会議に参加する必要があるかを明確にしましょう。
クライアントは誰なのか?名称は？
クライアントの役割は?
プロジェクトのスポンサーまたは意思決定者は誰なのか?
プロジェクトのさまざまな側面 (開発、製品など) を所有するのは誰なのか?
UXデザイナーの主な連絡先は誰なのか?
⚡ ポイント
キックオフには主要な関係者のみが必要です。生産的な会議にしたい場合、参加者は７人以下にしましょう。
質問の準備
UXデザイナーは、プロジェクトのライフ サイクル全体で多くの質問をする必要があります。
プロジェクトのキックオフ ミーティングでよくある質問:
私たちが解決しようとしている問題点は何か?
このプロジェクトの時間的な制約は?
このプロジェクトに関わる人材は?
また、このプロジェクトに取り組むのは誰であるのか?
UX に関するクライアントの知識は? クライアントは以前にUXデザイナーと仕事をした経験があるのか?
クライアントには既存のUXチームがあるのか?
顧客からのフィードバック、市場調査、ドメイン・リサーチ、フィールド・スタディ、マーケティング・ペルソナ、ペルソナ、またはカスタマー ジャーニーなどの関連するデータは存在するのか?
議題の準備
会議の議題の構成はプロジェクトによって異なりますが、重要な要素には 5 つの WHY、「誰が」、「何を」、「どこで」、「いつ」、「なぜ」、「どのように」を含める必要があります。
プロジェクト キックオフ アジェンダの例
イントロ
プロジェクトの背景
なぜこの仕事が必要なのか？
プロジェクトの範囲は？
アクションプランは？
仕事の役割分担
コラボレーションについて
成功がどのように見えるのか
議題についてのフィードバックをチームと一緒に得て、質問や話し合うべきことがあるかどうかを確認しましょう。
UX ワークショップ/演習を計画する オプション
クライアント/プロジェクトによっては、短い UX ワークショップや演習を実施したい場合があります。
以下は、キックオフ ミーティングで一般的に使用される一般的なエクササイズのリストです:
関係者インタビュー
長期目標
プロト・ペルソナ・ワークショップ
アイデア・セッション
⚡ ポイント
社内キックオフ ミーティング社内キックオフ ミーティング、新製品または新機能のデザインに関するものである可能性があります。 最初のキックオフ ミーティングの基本的な機能は同じです。 プロジェクト全体のトーン、スタイル、ビジョンを設定し、プロジェクト チームと共通の目標、タスク、タイムラインを確立するためのミーティングです。
外部キックオフ、またはクライアント ワークのキックオフ ミーティングには、プロジェクトに取り組んでいるチームの紹介、プロジェクトの各段階でのクライアントとの話し合い、プロジェクトを成功させるために効果的に連携する方法についての合意が含まれます。 これは、チームがプロジェクトの状況に基づいた基盤を強化し、プロジェクトに対する理解と熱意を示し、クライアントとの良好な関係を築くための準備を整えるチャンスです。
キックオフ・ミーティング
アイス・ブレーカー
「アイスブレーカー（Icebreaker）」という言葉をご存じでしょうか。 もともとは「氷を砕く道具、砕氷船」の意味から来ている言葉で「会議や講演で、参加者がリラックスして望めるように行う簡単なアクティビティー」のことを指します。
まず最初に大切なことは、全員がお互いを知っていると思い込まないことです。全員に自己紹介、プロジェクトでの役割を紹介してもらいます。
名前
役職と役割
UXデザイナーとしての経験
B2B、SaaS、Google、Facebook、教育、メディアなどの業界の専門知識
例：こんにちは、私はプロダクト・デザイン・コンサルタントの中山です。以前はSaaS製品で10年以上の経験を持つエキスパート・ファシリテーターとして働いています。私はスタートアップと協力して、より良い製品をより速く構築することを専門としています。このプロジェクトであなたと一緒に働けて嬉しいです。
⚡ ポイント
短く簡潔にしてください。 楽しくて素早いアイスブレーカーを思いつくことができれば、ボーナス ポイントです。
⚡ ポイント
専門知識に専門的な信頼性を追加する必要があります。
キックオフ・ミーティングの最も重要な部分
作業明細書、プロジェクトの範囲、タイムライン、成果物
これは、キックオフ・ミーティングの最も重要な部分の 1 つです。
プロジェクトに何が関係しているか、全員が同じ認識を持っているかどうかを確認します。
クライアントに提出する作業明細書 には、納品する作業と期限が記載されています。
プロジェクト スコープ には、プロジェクトの成果物と、それらを達成するために必要な作業の詳細な説明が含まれます。
プロジェクト タイムラインは、何がいつ提供されると予想されるかの概要です。 これは、プロジェクトの必要に応じて詳細にすることができます。
成果物は、顧客またはクライアントに送る実際のアイテムであり、通常はタイムラインに記載されています。
テンプレート
作業明細書テンプレート、プロジェクト・スコープ・テンプレート、プロジェクト・タイムライン・テンプレート、デザイン成果物のチェックリスト
⚡ ポイント
クライアントにウォークスルーを依頼します。これは、クライアントが解決しようとしている問題、コンセプト、既存の製品、またはビジネス目標である可能性があります。 これらを理解することは、プロジェクトの成功にとって重要です。
マイルストーン
進捗状況、マイルストーンの追跡
キックオフ ミーティング中に、進捗状況を利害関係者またはクライアントと共有する方法のベースラインを確立します。
ステータス・レポートを使用して、プロジェクトが予算、タスク、マイルストーン、およびタイムラインをどのように追跡しているかを示すことができます。
ステータス・レポートは、すべての利害関係者と、プロジェクトの影響を受ける可能性のある作業を担当するすべての人が利用できるようにして、全員が進捗状況を確実に認識できるようにする必要があります。
⚡ ポイント
クライアント プロジェクトの場合、請求と支払いを容易にするために、ステータス・レポートで受け取る詳細レベルにクライアントが同意することが重要です。
ツールと方法
プロジェクト中に使用する一連のコラボレーション ツールをまとめ、それらをどのようにコミュニケーションに使用するかをチームで決定します。進捗レポートやその他のファイルをどのように共有するつもりですか？
これらのことを早い段階で調整することで、プロジェクトのコミュニケーションを合理化することができます。 また、プロジェクトに関する情報を入手するために使用すると決めたツールに、チームやクライアントがアクセスできるようにしておくことも役立ちます。
使用できるプロジェクト ツールには次のものがあります
進行中の項目を追跡するための作業管理システム。 例には、Trello、Basecamp、または Asana が含まれます。
全員 (クライアントを含む) が重要なプロジェクト・ドキュメントや情報にアクセスできるようにするための共有ドキュメント・システム。 例には、Google Document、Notion、または Confluence が含まれます。
メールや Slack などのコミュニケーション・ツールを使用して、質問やニーズが発生した場合にチームが連絡を取り合うことができるようにします。
検証チャネル
デザインと仮定を検証するために利用できるリソース。クライアントにエンドユーザーのデータベースが存在するのかを確認しましょう。
⚡ ポイント
ロゴ、フォント、スタイル ガイド、テンプレート、ログイン (CMS、ソーシャル、分析など)、開始する前にアクセスする必要がある他のツールがあるかもしれません。 クライアントのイントラネットへのアクセス、請求書の正しい詳細などのデザインアセットを提供していただきましょう。
リスクと問題の管理
チーム (およびクライアント) と、どのように問題を特定して対応したいかを話し合います。 最善の計画を立てたとしても、プロジェクトに予想外の事態が発生することがあります。
社内および社外の両方のクライアント・プロジェクトの優れたプロジェクト リスク管理とは、プロジェクトを予定どおりに予算どおりに遂行することを妨げる可能性のあるリスクを、チームが継続的に特定、分析、優先順位付け、および軽減することを意味します。
これには、チーム・メンバーが請求可能な時間を注意深く監視し、今後のデザイン変更やプロジェクト中に使用されるツールの変更を把握することが含まれます。
⚡ ポイント
クライアントのキックオフ・ミーティングで、変化に対するクライアントの姿勢を尋ねてみましょう。
会議後にすべきこと
問題のコンテキストを調査して理解する
問題のコンテキストを調査して理解することは、UX デザイナーにとって非常に重要です。
より多くの洞察を得るのに役立ついくつかのテクニックは次のとおりです:
競合分析
ヒューリスティック評価
インタビュー
調査
民族誌調査など
デザイン・プロセスとチェックインを定義する
デザイナーは、チームまたはクライアントとの定期的な会議を設定して、進行状況を同期する必要があります。 定期的な同期により、プロジェクトが予定どおりに配信されないリスクを軽減できます。
⚡ ポイント
UXプロセスを提示し、UXアクティビティと演習をフォローアップするための時間を取っておくことを忘れないでください。
ロードマップの作成
プロジェクトのロードマップを作成します。 これをクライアントと共有して、進捗状況を視覚的に表現します。
テンプレート
リモート チーム ロードマップ テンプレート Miro / Mural
⚡ ポイント
プロジェクト・マネージャーやチーム・メンバーと協力することを忘れないでください
ベスト・プラクティス
ドキュメントを共有
ドキュメントを共有したり、プロジェクト・ポスターを作成したり、同様の手法を使用したりすることをお勧めします。
アイス・ブレーカー
会社が大きくなればなるほど、プロジェクトに初めて一緒に取り組む人が数人いる可能性が高くなります。議題の最初に、簡単なアイス・ブレーカーを行いましょう。
⚡ ポイント
会社での名前、役割、在職期間など、簡単なものでもかまいません。
共通の理解があると仮定しない
これから何をするのか、プロジェクトを成功させたい理由について共通の理解を築くことは、キックオフ・ミーティングの正当な目標ですが、インタラクティブに行うとより有意義になります。 スライドをめくるのではなく、10 分かけてチームでビジョン・ステートメントを作成しましょう。
⚡ ポイント
または、スコープ内にあるものについて調整します。
ホワイトボードの領域を「範囲内」、別の領域を「範囲外」として指定します。 全員にマーカーを付けて、タスク (または機能、または解決すべき問題) をそれぞれの領域に配置するように依頼します。 どこに大まかな合意があり、どこに不確実性があるかがすぐにわかります。
成功を定義
ビジョン・ステートメントを念頭に置いて、プロジェクトが成功したことを示すと思われることを全員に書き留めてもらいます。 それぞれを測定し、優先順位を付ける方法について話し合います。
まとめ
会議に備えて準備をしましょう。
プロジェクトを開始するために必要なことを伝えましょう。
UXのニーズを織り込みましょう。
クライアントからの説明が必要な場合は、ウォークスルーを依頼しましょう。
週に1回以上、定期的にチェックインしましょう。
クライアントに関係する緊急の問題は、最初に社内で話し合いましょう。
クライアント側またはプロジェクト・マネージャーに議題の所有者を募りましょう。
私も色々勉強中なので、皆さまのご意見・ご感想をお聞かせください。
お読み頂きまして、ありがとうございました。
メルボルンを拠点にプロダクトデザイナーとして働いています。 主にデジタル・プロダクトの制作に携わっています。
参考文献
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？