地方小企業の業務環境をデジタル化するぞ【第2回】

無料の G Suite から有料の Google Workspace に移行した

まずは年初から何度も催促のあった、G Suite（無料版）を Google Workspace に切り替えてみました。

G Suite、それ以前は Google Apps として、 Gmail などを含むグループウエアとしてサービスが始まったのがもう15年以上前なのかな。業務で Gmail を導入するために結構初期から使ってきました。独自のドメインを gmail に紐付けるためには、これの利用が必須、というのは今も昔も変わっていないはず。

弊社のドメインは「さくらインターネット」で管理していて、レンタルサーバーなんかもそこで使ってます。当然ながらメールサーバーについても利用可能なので、Eメールだけ使いたいなら「さくら」での運用もできないことは無いのですが、私ゃ根っからの Gmail 信者でして、世界最強と信じて疑わない強力な SPAM フィルタが業務で使えない、というのは、秋葉原の路上で勧誘、営業、呼び込みをすべて応対するに等しいと個人的には思います。かつてはメール文章を作成中に誤って ESC キーを余分に叩くと本文が全て消えて無くなった、なんてインシデントが一度や二度じゃなかったのですが、それでも強力なフィルタとブラウザベースの便利さは、他を持って替えがたいサービスだったのです。今でもそうです。

Google Workspace への移行にあたり、最も気になるのが、その運用費用ですね。弊社の場合は一番安いプランでとりあえずは間に合いそうなので、1ユーザーあたり月額 680円となります。

実はこれまで、私を含む弊社2人は、Google Drive のストレージを 100GB 追加するプランを使っておりました。これが年額で 2,500円とかなりおトクでして、無料で使える 15GB と合わせるとかなり余裕があります。今回導入する Google Workspace の一番安いやつでは、各メンバーに 30GB が支給されるため合計で 130GB も使えることになるのですが、現段階で一人あたりの Gmail 使用量は 15GB くらいなので、当面はこの 100GB のオプションは不要かな、と判断して、こちらのオプションを解約することにしました。もし今後追加容量が必要なら、その都度オプションを契約したらいいでしょう。

これが Google Workspace 導入直前の弊社のユーザーです。これまでは無料とあって何かとユーザーを作っては放置、みたいなことを繰り返してきましたが、それら幽霊会員を全て整理し、最終的に上記の6アカウントにまで絞りました。

これらのうち2人は、すでに引退した父と叔母なのですが、持っているEメールアドレスが会社ドメインのものだけだったり、今でも取引先から連絡が入ったりするので、当面は残していくことにしました。

父と叔母については、別途個人用途の Gmail アカウントを作って、そちらを使ってもらうという事も考えました。会社の Google Workspace には二人のメールアドレス・エイリアスを含む転送専用のアカウントを作り、これまで使っていた会社ドメインのメールを、個人 Gmail に自動転送する、というものです。ただ、これだと旧来のメールで返信ができない（たぶん）はずだし、これまでの「送信メール」が全て「受信メール」扱いになっちゃうなど、使い勝手に違和感がありそうだということで、やめました。今更新しい環境にするのも億劫だろうし、二人とも引退したとはいえ、まだまだ取引先からは声がけがあったりするので、良いかなと。

上記の6アカウントのうち、一つは一般連絡用の「お問い合わせ」メールアドレスです。現状ではこのメールアドレスに来たメールは私のアカウントに自動転送しているため、これは先に挙げたエイリアス機能をつかって、私のアカウントにメールアドレスを追加する、という形で運用することにしました。これまで、Gmail で「他のメールアドレスで送信する」という設定をする場合、SMTPの設定が必要だったりしたのですけど、Google Workspace のエイリアス機能であれば、そうした設定は必要なく、かんたんに同ドメインの別メールアドレスで送受信ができるようになります。超便利。

というわけで5つのアカウントで利用することになったので、月額 680円 x 5 = 3,400円、年額で 40,800円。これが弊社で Gmail を利用するために必要な費用（ドメイン管理費用を除く）です。

その後、いろいろと設定を行い、あっけないくらいにかんたんに有料の Google Workspace に移行が完了したのでした。たぶん社員は移行があったことすら気づいていないはず。

これが私のアカウントの、現在のストレージ内訳です。まだ 100GB の契約が7月末まで残っていますが、これが無くなっても十分に対応はできそうです。2016年の2GBってのが、よくわかんないけど、オマケでもらっていたみたい。

補足：Google Workspace 、実は割引があった

10年以上無料でしつこく使い続けてきたユーザーを有料版に移行させるには、ここまで徹底したオファーが必要なのだ、と彼等は考えたのかもしれない。ご覧の通り、最初の4ヶ月は無料、その後1年は半額、そしてその後にようやく通常料金になるそうです。まあ、安くなるのはありがたいですね。