タスク管理ツールは個人、チーム、家族で使い分けると気持ちのスイッチが楽。　Omnifocus / Asana / Reminders

日々、私はメモをとり、必要であればタスク化をしている。
仕事はもちろんのこと「卵を買う」といったことまで。

問題はそれをどうマネージメントするかだ。

自分自身に向き合う時、家族に向き合う時、仕事やプロジェクトに向き合う時。気持ちは当然のこと、自分の役割も異なる。そして少なくとも仕事、プロジェクトにおいては、ヴィジョン、ミッションも当然異なる。

そして自分自身へ向けてのタスクと、チームを動かすためのタスク、家族を気遣ったタスクでは当然、タスクの名称も異なってくる。

私の結論は、個人、チーム、家族のそれぞれに「最適なタスク管理ツールを選ぶ」だ。

Pink Floyd と私の仕事観で書いたような「タスク管理」の先の人生の落とし穴には落ちないように気をつけながら。

個人は10年来愛用しているOmnifocus。

新しいツールが出るたびにそれらを試してみたりはするものの、私個人のタスク管理ツールとしては、現時点ではOmnifocus一択。

Omnifocusの良さや具体的にどう使っているか？　これはまた次の機会にと思う。

チームのタスク管理ツールはメンバーのタスク管理の経験値やプロジェクトの特性をみながら選ぶ。

経験上、メンバーやプロジェクトの特性に合わないツールを導入したところで、まったく機能しない。

メンバーのタスク管理の経験値やプロジェクトの複雑さ、そしてツールの学習コストに見合うメリットをチーム全員が享受できるか、その辺りを鑑みながら慎重に選定するべきだと考える。

そして、ツールには当然それぞれ異なる設計思想があり、どのツールを選ぶかがチームの文化に少なからず影響を及ぼすからだ。

私はチームに応じて、Asana、Notion、Dropbox Paper、Google Sheets などを使い分けるようにしている。

例えば、Dropbox Paper。

見た目がとてもスッキリしていて、メモとタスク、写真や動画などを１ページでまとめることができる。

そして、私が良いと思う点は「完了タスクがチェックのついた状態で残る」ところ。多くのタスク管理ツールは「完了」すると自動的に非表示になるが、Dropbox Paperはここが違う。

タスク管理ツールの経験値が低いメンバーがいるチームであっても、完了タスクが残っていることで、ビデオ会議をしながら、チームで完了タスクをレビューし合うことができる。

例えば、Asana。

Asana はタスク管理というよりも更に上位のプロジェクト管理ツールで、タイムラインやかんばんボードなど充実した機能があり、チーム全体で使えるようになるには少し学習コストはかかるが、中長期的に強いチームを作っていくと考えると個人的にはベストなツールかなと思う。

どういった基準でツールを選ぶべきか、Asanaの具体的な使い方について、また次の機会にと思う。

灯台下暗し。家族ではApple純正のRemindersがいい感じ。

家族のタスク管理ツールの選び方が一番難しかった。
誰でも使える、タスク管理というより「やることリスト」と呼びたくなるようなツールどうあるべきなのか。

いろいろ試した。頼まれてもいないのに。
OutHome、Evernote、Dropbox Paper、Asana、Todoist、Notion…。

例えば、OutHome

まさに家族のためのタスク管理ツールなのだが、試してみるとそんなに簡単ではなかった。家のアイコンはわかりやすいが、iPhoneの「ホーム画面」に家がある状態も（そんなこと気にすんなよ、と言われそうだが）なんだか耐えられなかった。

紆余曲折を経て、昨年行き着いたのがApple純正のReminders（笑）。あちこち美味しいお店を探し回ったけど、結局、近所のお店が一番美味しかった。灯台下暗し。

・アイコンが明快な「メモ書き・箇条書き」
・アサインはよく良く考えると不要
・アカウント不要、導入も簡単、iCloudの同期も安定

一覧でメモは表示しなくて良いのでは？など、気になる点は多々あるのだが、探していた「タスク管理ツールではない、やることリスト」感。

司令塔をOmnifocusに。そして、定期的なレビューが不可欠。

個人のOmnifocus、チームの Asana 他 、家族のRemindersとツール。
ツールが別れてくると今度はレビューが重要になってくる。

Omnifocusは元々「レビュー」という定期的にプロジェクト内のタスクを評価・整理する機能がある。この機能があることで、プロジェクト内の見落としていたタスクや既に完了しているタスク、進行の止まっているタスクなどを見つけ、タスクを整理する習慣ができる。

これを参考にチーム、プロジェクト、家族のタスクのレビューのためのタスクをOmnifocusに追加をしておく。

・プロジェクト A 毎週月曜日 Asana をレビューする
・プロジェクト B 毎週火・木 Notion をレビューする
・毎週金曜日 家族のやることリスト Reminders をレビューする

こうすることで、Omnifocusは個人のタスク管理だけでなく、全体の司令塔としての機能も果たしてくれる。

タスク管理ツールは、定期的なレビューをしない限り、ただの文字の羅列にすぎない。そしてレビューをすることで、育てていくこともできるのだ。

・・・

さてここまで読まれた方で「この人、ただ、いろいろアプリ使いたいだけなのでは？」と思われた方もきっといらっしゃると思う。

そう。ただいろいろアプリを使いたいだけなのかもしれない。
書くことでようやく気付けた 😀

タスク管理のやりすぎには十分注意してください。

Cover Photo by Glenn Carstens-Peters on Unsplash