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グループウエアってなんだろう?

日本の企業や自治体・団体ではほぼ100%と言って良いほどグループウエアと言う業務システムが導入されており、そのグループウエア製品をASEANで販売するのが新たなミッションになりました。
この日本では当たり前に使われているグループウエアがマレーシア・タイと言ったASEAN諸国ではまだまだ浸透していないのですが、他のサービスと同じように、日本の製品をそのままASEANに持ってきて日本と同じ提案をしても全くもって刺さらない事を実感しています。

その様な経験を積む中、そもそも「グループウエアとは?」「企業・団体・グループにおける情報共有とは?」「ビジネス環境が大きく変化する中でのこれからのグループウエアはどうあるべきか?」なんて事を日々悩みながら答えを探しています。
そんな事を自分の備忘録的な意味合いで、ここに書き記していこうと思い
「note」を初めて使ってみました。

グループウェアとは?

グループウエアをwikipediaで検索してみると以下のような説明になっています。

グループウェア(Groupware または Collaborative software)とは、企業など組織内のコンピュータネットワークを活用した情報共有のためのアプリケーションソフトウェアである。ネットワークに接続されたコンピュータ(のユーザー)同士で情報の交換や共有、またスケジュール管理等の業務に利用される様々な機能を通じて、業務の効率化を目指したものである。様々な機能が一つのシステムに統合されており、それらが有機的に結合しながらユーザにサービスを提供する。近年では、インターネット・イントラネットの技術向上に伴い、ウェブブラウザ を使用したシステムが主流になっている。このタイプはクライアント側が専用ソフトを必要としないため、ホストのみ設置すれば良く、初期投資が低く抑えられ、クライアントのオペレーティングシステムを選ばないという利点がある。
(引用:Wikipedia) https://ja.wikipedia.org/wiki/%E3%82%B0%E3%83%AB%E3%83%BC%E3%83%97%E3%82%A6%E3%82%A7%E3%82%A2

なんか分かったような分からないような感じですが一般的には、グループウェアとは、メール、スケジュール管理、掲示板、ワークフロー、インフォメーションなど、企業内で情報共有を行うにあたり必要となる各種機能を備えた複数の業務アプリケーションがデータ連携出来る業務ツールとなります。
 社内に散在するさまざまな業務情報や業務オペレーションをグループウェア上で一元管理することで、業務で発生していた非効率を解消し、社内のデジタル改革(DX)を推進するための基盤としての役割も期待され、製品によって機能の有無やコスト、使い勝手などが異なるため、企業のニーズに応じて最適なものを選ぶことが求められています。

では、簡単にグループウエアの歴史をみてみましょう。

引用:IT トレンド「グループウェア普及の歴史を徹底解説!今後の課題も紹介」
https://it-trend.jp/groupware/article/24-0033

1960年代:グループウェアの原型となるシステムの誕生
グループウェアの原型となる存在は意外と古く、1960年代には既に登場していたといわれています。このグループウェアの元はパソコンの周辺機器であるマウスや、ハイパーテキストを開発した「ダグラス・エンゲルバート」によって開発されました。この世界初のグループウェアが「NLS:oNLine System」になります。
1990年代:グループウェアの登場
古くから誕生したグループウェアも徐々に進化していきましたが、1996年に登場したIBMからリリースされた「Lotus Notes」によって爆発的に普及していきます。この頃から仕事でパソコンを活用することが当たり前になり、個々のパソコンだけで業務を行うのではなく、LANケーブルを接続し利用することが増えていきました。

この頃にはアメリカを中心に先進国においてはインターネットをビジネスで利用する事が一般的になりつつありましたが、今のように世界中がインターネット網で繋がっている訳ではなく、基本的にはClosedな企業・団体内でのネットワーク網のなかでパソコンを「グループ」で活用する事が可能となり、グループウェアが企業の事業運営の基本となる存在になりました。
この時代に登場したグループウェアの主な機能は文書を管理・共有するというものが主流でした。

2000年代前半:グループウェア普及の停滞
グループウェアが普及した1990年代ですが、当時の企業にとってグループウェアは非常に高価であったため、爆発的に普及したといっても大手企業に限定され、中小企業では導入が難しかったとされています。そのため、2000年代前半にはグループウェアの勢いは衰えていきます。
2010年代前半:クラウド型の普及
しかし、2010年代の前半にグループウェアは再び注目され、発展・普及していきます。それまでのグループウェアはパッケージソフトが多く、便利で使いやすい反面、高価であること以外にもプログラミングの技術者が必要であり、活用するためには手間と時間がかかりました。そのような状況の中で、日本国内の企業から導入に時間がかからずコストを抑えることができるグループウェアがリリースされたことで、IT技術者が少ない中小企業を中心に再度普及していきます。
現在:グループウェアの高機能化
今ではインターネット技術の発展により、スマートフォンやタブレットと連携することが可能になり、企業にとって必要不可欠な存在になっています。また、グループウェアがさまざまなシステムの機能を統合し、基幹システムとして機能するようになりました。例えば、ワークフロー機能では、これまで紙ベースまたは経費計算システムで作成してきた経費申請書を入力・提出でき、精算まで行えるようになりました。このように様々な機能を取り込んで基幹システムとして発展したグループウェアは今後さらに市場を伸ばしていくと予想されています。

この様に、グループウエアはインターネットやデバイスと言った主にIT技術の革新に合わせ機能や使い方が変化してきました。

しかし現在、ビジネススタイルの変化はIT技術の革新よりも、もっと違う要素が大きな要因になっています。
それは、「働き方改革」の一貫として、従来のオフィス集中型から自宅やサテライトオフィス等、働く場所が広がった事、更には昨年からの「COVIT-19」による、強制的なリモートワーク環境への移行です。
今後のグループウエアは従来のコミュニケーション・コラボレーションツールから、企業・自治体・団体における基幹系業務ツールに進化を求められているのだと思います。



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2013年より、タイ・マレーシア・シンガポールに駐在し業務系アプリの開発販売を通じてASEAN各国の業務における生産性の向上・業務効率化に取り組む。2021/2 (株)ネオジャパンのタイ子会社NEO THAI ASIA Co.,Ltd.設立。MD。