【イマキケ】デジタルゴミ屋敷の断捨離 - Googleドライブ
友人から
「ファイルが探せなくて困ってる。溜まってるデータを何とか整理したい」
という相談がありまして。
データ整理は十八番。任せとけ！ と、のこのこ出かけていったら、
* デスクトップPC ( Windows ) ＋ 外付けHDD
* ノートPC ( Windows ) ＋ 外付けHDD
* ノートPC ( macOS )
* iPhone
* iPad
計5台ものデータを面倒見るはめに。
各マシンの中身を見てみると、見事に しっちゃかめっちゃかで、友人はこの状況を、デジタルゴミ屋敷と命名。
うまいこと言った！ドヤ！ って顔してたけど、あなたのお屋敷ですからね。
デジタルゴミ屋敷の惨状
たとえばこんな感じ。
1. 「提案書.ppt」「提案書のコピー.ppt」「提案書のコピーのコピー.ppt」といった、重複ファイルのオンパレード
2. そもそも何の提案書なのか、タイトルで分からない
3. 販促チラシ用のファイルがあるけど開けない（←専用ソフトがインストールされてない）
4. 各端末それぞれに、画像ファイルが大量に散在
わーい。片付け甲斐があってうれしいな。……。
ファイル整理のコツ
こういう時に やってはいけない事が2つ。
● ファイルをカテゴリー分けすること
● 整理用のフォルダーを新しく作ること
です。
え！？と思われるでしょうが、とにかく、まとめ直そうとしてはいけません。
新しいフォルダーを作って整理して、綺麗に並べたい気持ちはとても良くわかります。わかります。
それが「片付け」というものです。
しかし、今回のようなデータ整理では
「業務上、ファイルが見つからなくて、探す手間が大変（＝非効率）」だから
↓
見つけやすくすること
が目的です。
見た目を綺麗にすることではない。
整頓された空間が探しやすさにつながる、リアルの収納・整理とは異なります。
（ちなみにですね、この友人のデータが 10万ファイルあったんですよ。
これを目視でカテゴリー分けなんてしてたら、三日三晩徹夜になっちゃいますYO！）
ただし。数百ファイル程度なら、フォルダーを作って、区分したほうがいいです。
新たに整理ルールを決めて、それに従っていけば今後整理しやすくなり、使い勝手もよくなるので。
【余談雑談】レッツ流）ファイル名のルール
ファイル名は短く簡潔に……というルールは平成中期まで。
（8文字＋拡張子 は昭和の話）
いまどきのコンピュータで文字数制限など大したことありません。
わざわざファイルを開かずとも、ファイル名だけで分かるようネーミングしておくと良いでしょうね。
1. いつ作成したか
2. 誰に宛てたファイルなのか／誰が作成したのか
3. 中には何が書かれているか
↓
2020-0108_新商品モグモグヤムヤム_品質検査報告書(○○御中).xlsx
のように。
クラウド ストレージを使うメリット
友人のこの課題を解決するために、
オンライン記憶装置、Googleドライブを導入することにしました。
Googleドライブはクラウド ストレージとも呼ばれ、複数台の端末のデータ保存や、ファイルの一元管理をしてくれるサービスです。
※ストレージ / storage : 保管庫。記憶装置。
基本使用は無料。
容量によって有料になります。
（Dropbox も検討しましたが、今回は Googleドライブで）
Googleドライブにファイルをアップロードすれば
1. ファイルが見つけやすくなる。
Google製の優秀な検索エンジンが、
MS Office のファイルはもちろんのこと、PDFや画像内のテキストも検索してくれます。（さすがに手書き文字の認識は厳しいですが）
2. PC・スマホ両方で確認できる。
3. 自動バックアップ。クラウドに保管
4. ファイルの共有ができる。
宅ふぁいる便といったサービスを利用せずとも、大きなファイルを送りやすくなる
が可能になります。
「ファイルを探せない」という問題を解決するには最適！
Googleアカウントを持っていれば、すぐに利用できます。
https://www.google.com/intl/ja/drive/ から、PC用のアプリケーションをダウンロード＆インストール。
スマホにも、専用アプリをダウンロード＆インストール。
Googleドライブならではの、
細かな使い方の癖はありますけれども、まずは導入！
それだけで、その威力を実感できるはず。
データの整理はマシン任せ
データを、各PC・各スマホに保管するというのは、それだけでリスク大でコスト大です。（外付けHDDも同じです）
クラウドストレージで一元管理し、資料を探す労力を省きましょう。＆バックアップの手間暇から開放されましょう。
ファイルを探す作業なんてのは、人間がやる仕事ではない。マシンで効率化するべきです。
ファイルが探せなくて
「どこにあるのー！キーッ！」となってた自分とサヨウナラ。
・
・
・
この友人の デジタル断捨離 を終えたあと、たて続けに、2件も同様の依頼がありました。
みんな、自分のPC内がデジタルゴミ屋敷状態で困ってるんでしょうか。
「どこにあるのー！」という声が今日も聞こえます。
●
『イマキケ：今さら聞けないIT講座』はこちらから
http://fb.com/imakike
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？