仕事におけるメールの「2つの機能」

おはようございます！
ななめ男子です。

今日はメールの機能についての私の考えを書いていきます。

まず新卒の方々、メールは便利なツールだと改めて認識しておきましょう！

私達SNS世代は常に携帯に触れているので、メールや電話を呼吸するように使っていると思いますが、改めて考えると凄い便利なツールなんです！

特にメールの持つ特性である【記録機能】と【複数人への伝達機能】は本当に便利です。

まず【記録機能】について！
ビジネスの世界に置いて記録を残すことはとても大切です。

なぜならビジネスでは、誰しもが見てわかる客観的情報が絶対的に大切だからです！

電話の場合、相手とやり取りした後に自分の口から報告される言葉では、あなたの主観が入ってしまっています。さらに人は忘れる生き物ですし、記憶なんて時間と共に改竄されていく可能性もあります。

なので議事録的に、私とあなたはこういうやり取りを経てここまでこぎつけました！と共通の認識を残すことができます。辿ってきた足跡を残しながら相手とコミュニケーションが取れるツールなのです。

そしてもう一つの機能は【複数人への伝達】です。
メールには「写し」という便利な機能があるので、1人と連絡を取り合うだけで【多くの人の目に触れされる】ことができます。これは時間を有効に使えますし、仕事を進める上でも重要なポイントになります。

複数人の目、つまり相手の上司や相手先の他部門へも同時に連絡ができるので、個人間での連絡と比べ、より「企業と企業で連絡を取っているぞ」という緊張感が生まれます。

相手の上司も写しに入れている場合「その依頼忘れてました〜」では済まなくなるのです。「あのメールの件、どうなったの？」と相手内でフォローも入るでしょう。やり取りをする時は無観客から観客を一気に増やすことで、重要度がグッと上がります。

さらに他の人にも同時に情報展開できるので時間的な節約にもなります。個人的にメールを送っている時に比べて、相手方で他の人からのフォローが入る可能性も考慮するとリアクションが返ってくる確立もグッと上がります。
レスポンスが悪い人には嫌われない範囲で相手方の関係者も多めに巻き込むことを試してみましょう！

メールを上手く使い、【記録機能】と【複数人への伝達機能】を駆使すれば自分の仕事能率は格段に上がります！

入社したてはメールが面倒臭い。電話で良いじゃんと思っていた私も今ではメールの便利さに感動しています。

仕事の運び方で悩んだ時は是非メールを上手く使うことを意識してみてはいかがでしょうか。