NotionとDiaglamsで、業務マニュアルを同期させる方法
マニュアルをWebで共同編集する方法を解説します。
Notionを使うことで、マニュアルをwebで同期して共同編集できます。
また、マニュアルに埋め込んだ図表も、Diaglamsを使うことで再編集・共同編集が可能です。
具体例として以下のNotionページをリンクします。
こちらのNotionページはサンプルのため、文章と図表の共同編集機能はOFFにしています。
Notionでのページ共有設定方法
NotionはWeb上の情報集積用のサービスです。個人で利用されている方も多いのではないでしょうか。
業務マニュアルとして作成したNotionページに共有設定をつけるだけで、すぐにページを共有できるようになります。
1 . Notionにアカウントを作成、共有するページを作成します
2 . 共有するNotionページ右上の[Share]から [Share to web]をONにします。
3 . [Allow editing]をONにします。
4 . [Copy web link]でコピーできるリンクが共有ページのリンクです。こちらを共有相手に教えて共有しましょう。
Diagramの設定
図表がないときはNotionの共有だけで大丈夫です。
ただ、業務マニュアルをつくるときはフロー図などを必要とすることも多いはず。更新できる図表を埋め込むのはなかなか難しいですが、Diaglamsを連携させればうまくいきます。
Diaglamsの設定は別記事に載せています。
利用方法の実例アイデア
マニュアルを作るだけなら紙やExcelだけでもいいはずです。自社がwebマニュアルを使っている経緯とその利点を少し解説します。
①会計事務所と顧客で最新マニュアルを共有する
たとえば経理フローは、税制変更や社長と税理士の話し合いの結果変わることがあります。この変更は会計事務所・経理担当双方が把握しておく必要があります。
マニュアルをWeb共有化すると、会計事務所・顧客の詳しい側が加筆でき、最新版を共有して認識齟齬ななくなるメリットがあります。
②定型作業のマニュアルの提供
経理・総務でのよくある作業は会計事務所で定型フォームを用意しておき、それをお客さん用にカスタマイズして渡しています。
社内にマニュアルや業務フロー作成の癖がない会社などでは、入門編としてマニュアルのひな型をお渡しするのは悪くないかと思っています。
おまけ
現在、自社で提供している定型作業のいくつかをWebで見れるようにしています。Notionテンプレートとしても利用できるので、ご興味があれば活用ください。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？