20191029_メールの文章の変換

メールが苦手な人のテンプレ文への変換方法

M-inata

(2023/04/13 加筆) もはやこの記事のこれまでの内容は役に立たない。
新しいサービスを使ってみるといいです

メールの簡単な作り方

AI様様ですごい便利なサービスが出ていました

実際にやってみました。登録の必要はありません。お手軽！

https://3keigo.comより
リンクは下記

リロードボタンを押すと別パターンが出ます。なんぼでも出せる。

想定される相手が取引先(ビジネス)なので、文章は硬いです。
もう少しフランクにナチュラルな日本語にできるといいですけどね。

しかしテンプレ作成、一言でこれだけ出せる、便利かつ優秀です。

ーーーーー

旧記事内容

古い時代の話は時間があるときにでも読んで下さい、今となっては笑い事になりそうですが。↓

えーと。
だいぶ昔からなんですが、「メールの文の書き方が分からない」というの、よく聞きました。
LINEと違うので、それしか知らないと本当に怖いと思うw

ググれ、と言ってはいたんですけど、それでも「ビジネス文だと堅すぎるし、距離感が分からなくて怖い」と。
必要最低限のテンプレ文を押さえたら恐怖感も少なくなるのではと思ったりもしまして（私もメールを使い始めたときはよくわからなくて、文例集からコピペしてめちゃくちゃな文章を作って送っていた経験が）

旧ブログからの思い出し記事ではありますが、まとめておきます。

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用件を整理する

メールを書く前にやるのが、用件整理。

① 伝えたいこと
② 頼みたいこと
③ 期日があれば忘れず明記（理由があるなら付記）

ここではイベントに来てほしいと伝える文面を考えてみます。
①イベントがあります。
②来て下さい。
③いつ迄に返信がほしい。チケットの取り置きをする人数をこちらが確定するため。

文章化していく

箇条書きにしたら、カンタンでいいので文章にしていきます。（以下の文例では宛名・署名等を省略しています）
まずは親しい友達に。

例：
「こんにちは。久しぶり元気？何月何日にイベントやります。来てくれたら嬉しい。来れるならチケットの取り置きするよ。来月頭くらいまでに返事下さい。待ってまーす」76字数
（①イベントがあること ②来てほしいこと ③返信期日（理由つき）

仲間内、特に親しい友達ならこれくらいで十分ですよね。

親しくない人ならどうでしょう。この、親しさ＝距離なので、適切な距離感をどう作るか、それが文章書きのポイントです。
難しそうに思うかもですが、距離があく分、親しさを減らせばいいんです。
親しさを減らすってどういうことかというと、言葉数を増やすんです。ｗ

そして実は、距離感の様々な語彙を増やすのが、メールの練習相手をするポイントでもありました。

・「久しぶりだね」→「ご無沙汰しております」
・「元気？」→「いかがお過ごしですか」
・「都合どう？」→「ご都合いかがでしょうか」等。

上記の文を、友達よりは距離がある程度の知人へ連絡するときの距離感で直してみると。

例：
「こんにちは。〇〇です。ご無沙汰です、元気にしてますか？実は何月何日にイベントをするのですが、よかったら来てもらえないかなと思いまして。来てくれたら嬉しいです。チケットの取り置きをするので、もし都合が合えば、来月の始めくらいまでにお返事頂けたらと思います。よろしくお願いします。」138字数

だいぶ言葉数が増えました。
言葉数＝距離、これを冗長でなく読みやすく作るのが、理想です。

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ビジネステンプレ

それに対して、全然親しくない人へ案内を送るときは。
これも、送る相手が目上かどうかで文面が変わってくるので、このあたりは文例集を調べて例文をチェックチェックチェック。何カ所も見れば、だいたい共通のポイントと押さえるべき点が見えてくると思います。

・「思います」→「存じます」
・「～です/ます/します」→「～申し上げます」
・「～して下さい。」→「お願い申し上げます」
※（要求の「して下さい」末尾文は”下命”と覚える、丁寧語に見えるが命令文なので避けるが賢明）等。

▼ ビジネス文例。

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親近感のある相手(既知の知り合い)

さぁ、ここで困るのが、そんなに堅苦しくなくナチュラルに、できれば親近感のある距離を作って、しかも失礼に思われないような、そんな案内文が必要になってくる、割と距離の近いOBへの案内メールです。
距離感は、前述の知人の文例とビジネスの文例の間くらいですかね･･･
言葉の感覚が少し必要かもですが、もしSNS等で顔を知らない人とのやりとりに慣れていれば、それにほぼ近い感覚で書けるかもと思います。

以下は私の場合なので、テンプレと言うにはちょっと違うかもだけど、参考用に。親しい人ならもっと仲良し文にしますけど、ベースこれくらいですかね；

例：
「こんにちは。(名乗り)（時候文）いかがお過ごしですか。
何月何日にイベントをすることになりました。ぜひお越し頂きたく思いお知らせいたします。

（日時詳細 箇条書き）

ご多忙の時期とは思いますがご都合の方はいかがでしょうか。
もしお越しの際にはチケットの取り置きをさせて頂きます。
できましたらご都合を 何月何日 までにお知らせ下さいませ。

ご返信お待ちしております。
なにとぞよろしくお願いいたします。」

※上記には入ってませんが、テンプレとして気をつけたいのが、要求はお尋ね文へ変換するテクニック。「〜下さい」末尾は、丁寧ですが実は「命令形」になるので目上には避ける。
・「～して下さい」→「～していただきたいのですが、いかがでしょうか」

(*上記にある「下さいませ」形:
距離の近い相手に甘えの形で使う傾向が私にはあります。参考にならない説明w)

その他、文章の末尾でやんわり感を出し、距離を作る方法。
・「してほしい」→「してくれたら嬉しいです（平易）」「していただければ幸いです（硬度↑）」「していただければありがたく存じます（硬度↑）」

上記の例文が絶対というわけではありません。
これくらいならそこまで冷たい距離感ではないですし、わりと堅くない言い方になってるかも…くらいのやつ。

ただ、冒頭の「こんにちは」は自分でも（これでいいのか？）と思ったりもします。が、堅めだと「いつもお世話になっております」になるので、そこまで堅くしたくないときは、どうしたらいいんだろうかと謎ではあります･･･

＊

時候文などの有無

親しさ、距離に寄ります。スゴクカタイ時にはソレ用の文面がありますが。

気遣いとして「毎日暑いですが、いかがお過ごしですか」等というのは、好感度的には下がることはないのでつけておくが吉。と個人的には思うので、自分がかくときはつけてます。特にお願い事の時など。
（というか改まってメールするときはお願い事の方が多いから、好感度稼ぎに入れる･･･ｗ）

で、念押しもかねて③期日の文のあとに、「ご返信お待ちしております」と入れる。これも好感度稼ぎに入るのかな。待ってるよーって言われたら、ちょっとだけ嬉しいかも。と思うので自分は入れる。ｗ

もっと距離を近くする感じなら「お会いできたら嬉しいです」等を入れたり。これも好感度稼ぎかもしれませんが。（私は自分が送られたら密かにうれしがるので入れてしまう）

んで、まとめて全部を「よろしく～」で締めてしまう。かな。

＊

絵文字は、私は人によって好き嫌いがあると思うので使う相手と使わない相手があり、はじめは様子見でつけないけど、相手が使ってきたら使うかもくらいです･･･
（この辺は世代格差が大きくって、めっちゃ使う年代と、「絵文字使うのはおじさんおばさんだけですよwww」って年代とあるので気をつかう･･･）

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改行の有無で読みやすさが変わる

あと、わりとよくあるのが、改行の有無で読みやすさが変わるのを覚えておいてほしいかなー。
めっちゃ丁寧で文章として完璧だけど、改行なしの真っ黒の画面を見て、「うっ」ってなるのもたまに･･･DMもらったときにこれだとけっこうだよね･･･（過去のやらかしを多々思い出す）

特にPCで打ってると、モニターが横長で画面が広いせいもあって、一文の長さってそこまで気になりにくいかと思うんですが。
携帯端末で見たときの画面は縦長なので、けっこう圧迫感があったりもするんですよね。
まぁ私の端末のメールブラウザに余白・行間スペースが乏しいのもありますが。見え方が違うことが多いのは、自分でも気にしたい点です。（自戒）

長文の時は、できれば、内容ごとにまとめて、段落は1行開けると、あとで読み返すときに斜め読みで探せるので楽です。

特に用件が複数ある場合などは、内容の取り違えが起きないように項目ごとに「（小見出し）ーーーー」などで段落を区切るのも、わりと業務メールだとあります。（PCメールに限るかもですが）

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また長文をだだーっと書いてしまった。
メール怖いって人が少なくなってくれたらいいなぁとは思うので、書いちゃいましたが、上記が絶対ではないし、距離感って色々様々ですし、内容と用途も様々ですから、「色々な方法があるんだなー」くらいに思ってもらえたらと思います。

上記のような、簡単な文章からそれっぽくする変換用テンプレ文例集を作ったらと提案したこともありましたけど、分析・共有するのも手間ですよね。
ざっくりですがもし役に立つなら嬉しいです。


おわり。後で書き直すかも

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おまけ。ご鞭撻について過去事例

文例のテンプレで「ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い致します」という一文を使うのがイヤだという人がいて。なぜなのか聞いてみたら、「ムチという言葉が入っているから」と。

確かに「ご鞭撻」＝鞭を入れる、ということみたいだけども。

これはね多分だけど、鞭を入れるのは乗っている馬に対してであって、人間に痛い思いをさせてほしいという意味でもなく、ましてや公開処刑という意味でもないから、安心して？というようなことを言ったことが。

まぁ謙遜として、鞭打つ=「不足があれば遠慮なく厳しく言ってくれ」くらいだと思います。w

ご鞭撻、類語を調べると、”承認・支持の表現”として「助勢」「鼓舞激励」等と出てきます。「励ます」という事ですね。
ご鞭撻だけでも、指導という意味が含まれているみたいなのですが、【ご指導ご鞭撻】と重ねる表現＝強意ともとれるかも。

これ、馴染みのない言葉かもですけど、教えてほしい＋励ましてほしい、という意味を端的に表す、文字数制限のある文中で簡易に意味を通じられる語彙かと思います。
他に言い方考えても「教えに来て下さい。あと励ましてほしい。お願いします」を大人の表現で表すのってけっこう難しいｗ

上記の人には、私のつたない説明で納得してもらえたかどうか分かんなかったけど、言葉のイメージって人それぞれなんだなーと思った出来事でした。ｗ

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