『複業宣言』　パート②

「バックオフィス業務」を改善する定理（ロジック）について

私が常に意識している定理（ロジック）は二つあります。

1.　業務プロセス改善/設計における３つの方針（理想）
2.　バックオフィス業務は総合格闘技

アドバイザーやコンサルとして活動する場合、「型」や「定理」は重要な要素です。「型」や「定理」は活動を効率化できますし、それを事前に発注者が認識しその考え方に共感されていると、活動がより効果的になるからです。

それでは二つの定理について、もう少し掘り下げてご説明します。

1. 業務プロセス改善/設計における３つの方針（理想）

業務プロセスの「改善手法（設計手法）」には王道はありません。
様々なツールがあり、様々な方法があり、現場現場で現時点で最適な手法を選択し実行することを愚直に継続することが大切です。

しかし、「改善方針（設計方針）」には王道があると私は考えます。
その方針（理想の状態）に向かっている活動なのか、方向性は間違っていないのか、軸をぶらさずに常に考え続ける姿勢が大切です。
以下が、私が掲げる３つの方針です。

①「生産性」を高めること
②「ヒト不足への耐性」を高めること
③「BCP対応力」を高めること

バックオフィス部門にとって「高い事務処理能力」は必要不可欠です。
これを維持しながら、今後確実に訪れる「少子高齢化・労働力不足」に対応し、外部環境変化や災害への対応力も高めていくことが、これから求められてきます。
細かく見ていきます。

①「生産性」を高めること

アプローチは二つ、
一つは「生産効率を上げる」こと、もう一つは「生産量を増やす」こと。
前者は、少量多品種な業務の生産性を上げることに効果的で、後者は、大量処理業務の生産性を上げる際に効果的です。

最終的には、「効率」と「量」の両方をアップすることを目指すのですが、いきなり両方を上げようとするのではなく、どちらか一方を向上させることに集中した方がよい場合が多いと感じます。

また、生産性を上げるための三要素（３つの手法）も押さえておく必要があります。「ITツールを活用」する、「外部サービスを活用」する、そして最初にやっておくべき「業務フローを徹底的に整理」すること。

生産性を上げるためには、どの方向に/どの手法でいくか、これを最初にしっかり決めて行動することが重要です。

②「ヒト不足への耐性」を高めること

ヒト不足対策のための３つのアプローチ
　A: 人材の『IN』を容易にする
　B: 人材の『OUT』を抑制する
　C: そもそもの『必要人員」を削減する

当たり前といえばその通りなのですが、、
このアプローチをHR的観点からではなく、業務改善（業務整理）の観点から継続的に行うことが重要です。

③「BCP対応力」を高めること

自然災害、新型コロナウィルスのような感染症、その他様々な外部環境の変化が起きても、業務継続ができる仕組みにしておくこと、
または現行業務を少し変更するだけでアジャストできるようにしておくこと、これが非常に重要です。
バックオフィス業務が止まってしまうだけで、または、その処理効率が著しく低下してしまうだけで、お客様への製品提供/サービス提供や自社の生産活動を止めてしまうことを回避したいからです。
（会社全体のBCPポリシーとの整合性はもちろん必要ですが）

ポイントは二つ。
A：「場所や人に依存しない」業務にすること
B：事業継続に「必要な業務を定義する」こと

事業継続に必要な業務は「何」であるかを定め、それを緊急状況下で「どうやって」実行するかを決める、これがBCP対策の基本的な考え方です。

しかしながら、新型コロナウィルス感染症などのように影響が長期化する場合、緊急状況と考えていたものが「今後の通常」になるかもしれない場合、考え方の順番を変える必要があります。

つまり、
　A：緊急状況下でも実施できる業務フローを定める
　B：それをあらゆる業務に適用していく。
　　　→適用できない業務があれば、業務のあり方自体も見直す
という順番です。

事業継続のために必要なバックオフィス業務のあるべき姿、各社によって求められる優先順位は異なると思いますが、方針を定めてそれに向けて体制を整える活動が重要である、というのが私の方針です。
（あきらめるポイントを決めることも、実は重要となるのですが。。）

定理その2.  バックオフィス業務は総合格闘技

もちろん、格闘技ではないです、、、ポイントは「総合」です。

バックオフィス業務は「総合」が大切ということには、私自身、強い想いがあります。
が、お恥ずかしながら、、「型」や「定理」という形にできるほど現時点では整理ができていません。探求しつつ言葉の整理は進めておりますが。。

今回は、、
「定理」とまで整理されていない言葉で表現させていただきます。

ポイントは二つ
①「バックオフィス部門は、事務処理をする」・・・だけじゃない
 　（ちょっとAppleWatch風）
②スキルは掛け算

①事務処理するだけじゃない（事務処理の意味/目的）

バックオフィス業務の役割は、事務処理をすることで「モノ（やお金）を流す」ことです。
モノを流す時には、前工程と後工程をしっかりと理解することが大切ですので、部門内の隣チーム同士の前工程/後工程を把握することも必要ですし、部門外の工程（別部門や社外とのやりとり）を理解することが重要です。

・お客様から提出いただいている注文書類は○種類、数は多いけど、それぞれにこんな目的がある。
・営業メンバーからの問い合わせがある（その情報がないと発注ができないためお客様から質問があったもの）
・提供サービスに関する法的リスクはこういうものがあり、それを担保するために契約時にこの書類をもらっている（Webで同意してもらっている）
・この処理をした時に、経理システム上も売上計上される


その事務処理フローが円滑に回っている時は、前後の工程を理解していなくても大丈夫かもしれませんが、

■イレギュラー処理が発生した時
　→その影響がどの部署に及ぶのかを判断し、事前に情報を共有しておく
■業務フローを改善したい時
　→どの部門にどんな影響が出そうか想定し、事前に相談することができる
　→他部門の業務効率化を図るためのフロー改善も考えることができる

こんな時には、工程全体を理解していないといい仕事はできません。

バックオフィス部門で他部門と協力しながらいい仕事（気持ちよく、質の高い）をするためには、相手を知ることがとても重要な要素になります。

②スキルは掛け算

バックオフィス業務の設計/改善には、工数全体を理解していることが大切です。

「工数全体を理解している」とは、各部門⇔自部門で関係する業務を知っていることを意味しており、
該当部門の業務スキルがある（「ちょっとだけ」だけど）とも言えます。

この「ちょっとだけ知ってる」他部門スキルを、
「けっこう詳しい」他部門スキルや「かなり詳しい」他部門スキルに
引き上げできると、

　　　　「プロフェッショナルな」自部門スキル （事務処理）
　　　　　　　　　　　　　×　
　　　　　「けっこう詳しい」他部門スキル　（システムとか法務とか）

となり、
部門内や他部門から頼られるスキル保持者にステップアップできます。

私自身は、
以前は営業部門に在籍し、法学部出身で元銀行員、ベンチャーで営業も開発も資金調達も色々経験してきたので、以下のようなスキルがあります。
　　■事務処理（プロフェッショナル）
　　■営業（かなり詳しい）
　　■財務経理（実務はないけど、知識はそこそこ）
　　■法務（専門知識はないけど、勘所が良いらしい）
　　■システム企画（筋は悪くない、やや出しゃばりすぎかも、、）

比較的幅広なスキルを、うまく「掛け算」して「成果」を出せているのは、バックオフィス業務部門にいるからだと思っています。
（営業の時は、この特性を上手く使えなかった気がする。。）

なぜ、バックオフィス部門だと上手くスキルがマッチしたのか、、
まだ上手く整理できていないのですが、それを「定理」「型」のように整理したいと考えているところです。

　→おそらく先に、こんな時に役にたった事例やノウハウとしてご紹介する
　　ことにはなると思いますが。。

以上が、
私の考える『バックオフィス業務を設計/改善する定理（ロジック）』です。この定理、型、考え方、理想に興味を持っていただいた方からお声がけをいただき、業務のお役に立てることができれば幸いです。

Point3.　事例やノウハウについては、
順次情報をアップデートしていきます！