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No.11 ビジネス文書作成テクニック5選

お久しぶりクリ〜!
今日はいつもとは打って変わって、ビジネス文書作成テクニックをご紹介するクリ!

僕が新卒の時に、上司に叩き込まれた実践的なテクニックですので、
きっと動画クリエイターの方も、企画書作成やチャットツールでのコミュニケーションにおいて役立つこと間違いなしクリ!

01 一文は短く、簡潔に!

Before
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ムークリの受講満足度が高い理由は、講師による丁寧な直接指導、質問サポート無制限、教室でのライブ授業などの特徴があったと考えられます。
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 After
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ムークリの受講満足度が高い理由
・講師による丁寧な直接指導
・質問サポート無制限
・教室でのライブ授業
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▼解説
上と下の文章を見比べた時に、どっちの方が見やすいでしょうか?
理由などの並列関係にある項目については、箇条書きを利用するだけで一気に読みやすくなります!

02 不要な言葉を減らす

Before
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ムークリの受講満足度を上げるということにおいて、
来期の教育カリキュラムは一部変更する必要があると考えているため、
カリキュラム開発タスクの優先度を変更させていただきます。
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添削
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ムークリの受講満足度を上げるということにおいて
来期の教育カリキュラムは一部変更する必要があると考えているため
カリキュラム開発タスクの優先度を変更させていただきます
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After
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ムークリの受講満足度を上げるために、
来期のカリキュラムは一部変更する必要があります。
そのため、カリキュラム開発タスクの優先度を上げる予定です。
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▼解説
①口語表現:「〜という」や「させていただきます」などはビジネス文書には不要です。
※口頭でのコミュニケーションだったらあってもOKです。
②重複表現:「教育」と「カリキュラム」は意味が似通っており、片方あれば通ずるので、「教育」を削除しました。

いかに文章をシンプルにするかを意識しましょう!

03 具体的に書く

Before
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・若い男女をターゲットにした動画制作の企画です。
・かなり多くのお客様からご好評いただいております。
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After
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20代前半の男女をターゲットにした動画制作の企画です。
92%のお客様からご好評いただいております。
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▼解説
抽象→具体を意識して、文書を作成すると、相手と共通認識を持ちやすくなります!
上の例文では、曖昧な表現→数字を使った文書に変換してます!

04 読点の位置を意識しよう

Before
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私たちは慌てて逃走する犯人を追いかける
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After
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私たちは慌てて、逃走する犯人を追いかける(→自分達が慌てている)
私たちは、慌てて逃走する犯人を追いかける(→犯人が慌てている)
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▼解説
読点「、」の位置が違うだけで、文章のニュアンスが変わっています。
無闇に「、」を置かずに、一度確認してから、適切な位置に「、」を置きましょう!

よくある例だと、絵コンテの補足事項に、不親切な文書を載せた結果、
キャストや撮影スタッフと監督との間に、認識の相違が生じるケースがあります。
訂正したり、直接口頭で説明する手間を省いて、効率的に制作に取り組みたいですね。

05 分かりにくい表現をなくそう

Before
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アプリAは近い将来サービス終了する可能性があります。
なのでこれを使い続けるとリスクがないとは言えません。
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Before
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アプリAは近い将来サービス終了する可能性があります。
なのでこれを使い続けるとリスクがないとは言えません。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

After
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アプリAは近い将来サービス終了する可能性があります。
そのため使い続けるとリスクがあります。
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▼解説
「リスクがないとは言えない」は二重否定であり、
読み手が「つまりはリスクがあるということか!」と脳内で変換しないといけません。
したがって、肯定文で表現してください!
読み手の視点に立って、シンプルに伝わる文書を作成しましょう!

おわりに

今回は、最低限意識してほしい5つのポイントについて文章例とともにお話ししたクリ!

他にも文書作成のコツはあるので、参考になる記事のリンク下記に貼っておくクリ!
(【コツ1】主語と述語を近づけるは大事クリ…!!)

カッコイイ動画を作るのと同じくらい、読みやすい伝わる文書を作成するのも大事です!

明日から早速実践してください!

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