情報を共有する　の巻（2）

時代はまさにスピードを求めています。

トレンドは目まぐるしく変わり、生活スタイルもビジネスのスタイルも変化していく中で、仕事のスキルとして求められるのは

１）必要最小限の情報をいち早く得て、ストックする
２）ストックされた情報から最適な組み合わせを取り出す
３）顧客や消費者が求める情報をいち早く、的確に伝える

ことです。
では、そのことを順番に見ていきましょう。

必要最小限の情報をいち早く得て、ストックする

お客様からの問い合わせ、直近１週間のTOPセールス商品、チームメンバーの今日の行動予定、ひいては上司の機嫌（？）まで

・仕事をするにはどんな情報が今必要か？
・その情報はどうやったら早く手に入るか？
・その情報に加工は必要か？

ということを判断しますね。

もちろん、仕事をする上で必要な情報は多岐に渡りますから、自分で覚えておくなり、紙に書き留めるなり、PCやタブレット／スマホに保存する等していつでも取り出せるようにしておかなければいけません。

お客様とのメールでのやり取りをするにも、過去にどんなやり取りがあったのか？そのお客様と現在進行中の事柄があるのかないのか？なんてこともそうですし、お得意様なら以前のお礼も付け加えないといけないですよね。

幸い今はお客様のHPからお問い合わせ一つにとっても、お問い合わせがあった通知とともに、お客様の居場所、パソコンからなのかスマホからなのか、価格表のページを見たのか見てないのか、なんてことも付加されてきたりします。

さぁ、あなたは新規の我が社の製品に興味を持ってくれたお客様に、製品購入に至るようなフォローをしなければいけません。技術的な質問ならその専門スタッフに、直近のキャンペーンが展開されているならマーケティングチームに、時には顧客の与信を得るために管理部門に必要な情報を引き継いでフォローをしてもらう必要があるでしょう。

そう、問い合わせへの回答一つとってみても、そのレベルを上げるには様々な情報が必要になりますね。
しかも、昔と違ってお客様のスピード感への期待もものすごく高くなっています。
製品を比較するにも、カタログを郵送で取り寄せて、比較検討してなんて時代ではありません。ネットで気になった製品に気軽にお問い合わせを次々と行えるのですから、ライバルが素晴らしい対応をする前に、我が社の製品のファンになってもらわないといけません。そう、スピードが必要なのです。

その期待と要求に応えるためには、各チームや各メンバーが、必要な情報を集め、その集めた情報が正しく連携されないと成果がなかなか出ないのです。

かといって、一つの仕事をこなすのに、もう、うんざりするほどの情報が手元にあっても何が必要で、何が必要でないのか判断がつきません。
仕事机におかれた数冊の本棚から本を探すのと、図書館にある全ての本から一冊の本を探すのでは労力が全然違いますね。

救命救急のテクニックとして「トリアージ」というものがあります。
多くのけが人を救うためには、即座の手当てで助けられる人と、設備の整った施設でないと助けられない人といった具合に、区別をして的確な処置をすることによって全体の生存率を高め、より精度の高い救命救急をするというものです。

それと同じで、情報は多すぎても実は役に立たないのです。かといっても少なすぎてもいけないし・・・・
スピードと精度のバランスが求められるんです。
では、いいバランスを実現するにはどうすればいいのか？

先のトリアージのように、重要な情報とそうでないものを後から判断できるようにストックし、その上で速やかに情報を共有し処理していけば、全体のスピードと精度は間違いなく向上します。
ここで大事なのは「あなた」自身の仕事の速度と精度も大事だけれど、組織・チームの成果に貢献するためには、情報の共有の速度と精度もそれ以上に大事だということです。