SharePointリストでビューの設定をしてExcelにエクスポートしてみたハナシ

便利そうなことを教えていただいたので、検証してみました🤤

SharePointリストをExcelにエクスポートすると、こんな見たことない拡張子になって、開いたら こんなん出るのなんだ？って思ってたけど、そういうことかーー！！🤩 https://t.co/snGlhxPNXC pic.twitter.com/W2QcmhGa4H

— まる🍑5550 (@maru_power_5550) August 4, 2023

そういえば私もPower QueryからSharePointリストに繋ぎに行っているものありますけど、そんなに重さを感じたことはないですね🤔
データ量の違いかな？

実は私も、以前にフィルタした状態でエクスポートされないのか…😢と思い、フローを組もうとして諦めた経緯がありましたｗ

リストをExcelにエクスポートすると、フィルタとか反映されずに全部エクスポートされちゃうんだな～😂

— まる🍑5550 (@maru_power_5550) May 19, 2023

職場環境ではなぜかExcelのデータの取得メニューに、SharePoint関連のものが現れなかったんですね～🤔

ちなみにそれは、簡単なM言語を書くことで解決できました🤩

さてさて今回はPower Queryではなく、リストからエクスポートしたExcelは、ちゃんと元のリストの変更にも対応してくれるというハナシです😍

リストのエクスポートとは、これのことです！

こんなリストを用意しました。

ちなみにこちらは、Bingさんに作ってもらいました🤤

では普通に、エクスポートから「Excelにエクスポート」(。・Α・)σﾎﾟﾁｯ

見たことない子がダウンロードされてビビりますｗ

でもMicrosoftさまなので、信頼して開いてみる。

ひぃっ！なんか出た！！😱

でもMicrosoftさまなので、信頼して有効にしてる。

なにやら右下に「データソースに接続中です…」と表示されて。。。

ｷﾀｰｰｰ(･∀･)ｰｰｰｰ!!

ではリストのデータを増やしてみて…

11位はありえないなんて言っちゃ('ω'乂)ﾀﾞﾒｰ

ｷﾀｰｰｰ(･∀･)ｰｰｰｰ!!

ちなみに、query.iqy を開いたときは Book1.xlsxなのですが、普通に名前を付けてxlsxで保存しても問題ありません🙆‍♀️

クエリと接続から、プロパティを見ることができました。
「定期的に更新する」はグレーアウトしているので使えませんが、手動更新することで最新の情報を反映することができました🥰

では、ここからがフィルタした状態を反映する方法です！
ビューの設定が必要になりますので、右上のフィルタマークから「北海道」（不本意だけど複数ランキングに入っているので( 'ω')ｸｯ!）を選択します。

フィルタがかかっていることを確認して、右上のすべてのアイテムから「ビューに名前をつけて保存」。

ビューに名前を付けて保存します。

すると、ここから選択できるようになります！

この状態で、再度Excelでエクスポート。
ダウンロードされたquery.iqyを開くと…

ビューで設定した、フィルタがかかった状態です！

データを追加しても、この通り👏✨

検証していたら、こんな情報をいただいたのでメモ帳で開いてみる。

メモ帳とかで開くと中身わかるよ(∵)

— おいしみ (@ksgiksg) August 4, 2023

データのプロパティで見たような文字が並んでおる。
このへんでビューのIDを指定しているみたい。

データの更新をするためには 元のリストの参照権限を持っていないといけないけど、Excelでなにかやりたいときはよいのかもしれない😍

なんだ、これ？と思っていたことが解決して、しかも便利機能だったことが知れて、さらに追加知識まで得られてありがたし🙏✨