#210 道筋

こんばんは、ぼんやです。#209を書いている途中に、紙類の整理方法について紹介したくなったので紹介します。ちなみに紹介している本はこちら↓

［図解］ 誰からも「仕事ができる」と言われる！すごい整理術

もともとの気づきは「余裕の目安は20%」で、知ってるといいくらいの気づき(余談ですが、紹介する本を実際に読んでいるのは数年前のため、どんな気づきに心を打たれたのかうろ覚えのことがあります。多分こんなことがいいなと思ったんだろうな、と予想して記事を書くことも…。気づきにも「鮮度」がありますね)のため、今回は整理方法について紹介します。ワンポイントは 書類の道筋を明確に です。

⓪なるべくデータのままで
まず最初に、データでいい書類はデータ上で使います。職会の資料などは印刷しません。自分がやるべきことをリマインドしておいて、その時にまた引っ張り出します。

○紙書類のゆくえ
基本的に次の行き先に向かいます。

①分類ファイル
後で使う、見直すものは分類ファイルに行きます。色付きのクリアファイルに「分掌」「学校」「教科」など見出しをつけ、それに合わせて突っ込みます。ポイントは、常に新しいものを上にすること。書類もそうだしファイルごとの順番も常に一番手前が最近使ったものになるようにしています。

ファイルがいっぱいになってきたら整理します。いらない書類は即処分、残しておきたいものは2穴ファイル(これも分類ファイルと同じ見出しがついています)に入れて机の引き出しへ。こちらはまだ量が多くないので整理していませんが、増えたらまた間引きします。

②未処理ボックス
何かしらの対処が必要なものは未処理ボックスに入れます。大概、朝の打ち合わせ前に処理してしまいます。できなかったらスキマの時間で処理します。

③処分
捨てるものは三つに区分します。
Ⅰ. 裏紙
ある程度溜まったら印刷室の裏紙コーナーにリリースします。

Ⅱ. 両面印刷されている書類
こちらも印刷室のリサイクル紙コーナーにリリースします。

Ⅲ. 機密書類
個人情報が書かれているものはシュレッダーをかけますが、こちらもある程度溜まったら行います。

これに加えて、「要採点ボックス」「返却ボックス」があります。「要採点ボックス」には採点したり、成績を記録する生徒の小テストなどを、「返却ボックス」には採点・記録が済んだものを入れて、各授業で返却しています。

「未処理ボックス」「要採点ボックス」が空の場合、スキマの時間で処理できる仕事はないため、手帳に先の時間割を書いたり、別のことをしています。

また、授業の時には常にA4サイズがちょうど入る緑のかごを持ち歩き、提出物などがあれば片っ端から突っ込んでいます。帰りの会が終わって職員室に戻った時に整理して、逆に翌日以降に持っていくもの、生徒に個別に渡したいものを入れています。

このように、紙類の行方を明確にすることで、スムーズに仕事が進むのです。

今日は以上です。整理術から予想以上に発展しました。次回から71冊目の紹介です。

ありがとうございます。