会議の質は事前準備で決まる

今日もEC制作のプロジェクトMTGをしておりました。
僕は会議のファシリテーションや進行を担当することが多いのですが、いつも気をつけているのは会議前にしっかり準備するということです。

そもそも会議ってなぜするの？

先に言ってしまうと会議の目的は、「意思決定をすること」が本質だと思います。
僕がこれまでであってきた無駄だなーと思ってしまう会議というのは
・情報共有の時間が長い
・議論はしたが、決まらない（決められない）
・NextActionが不明瞭
あたりですかね。
情報共有なら事前に資料を配布して、会議では「資料を読んだ上で参加願います。」とすればよいし、議論したならばその会議でなるべく決めきるのがよいです。
また会議の終盤には、次はいつ、何について話し合うかを明確にして終了すべきだと思っています。

「そんなこと知ってるわい！」と思う方もたくさんいらっしゃると思います。僕のnoteを読んでくださってる方のほとんどの方はできているとおもいます。
でも、まだまだ世の中には無駄な会議が多く存在する気がします。

事前準備すること

会議の質は事前準備8割、本番2割で決まると思います。
事前準備していることは、
・前回の振り返り
・会議アジェンダの書き出し/チェック
・アジェンダごとの補足資料の作成/チェック
・社内メンバーと進行順や説明者の確認
・時間配分の確認
・想定される意見やそれに対する応答準備
などでしょうか。
会議の質によっても変わるのでしょうけども、大体こんな感じのことを毎回想定しています。

忙しくて事前準備の時間が取れない場合
事前準備が大切なのはわかっているが、忙しくて準備の時間が取れないという方もいらっしゃると思います。その場合は、１分でいいから上記の項目について１行ずつ書き出してみてください。たった１分でもやるとやらないでは大違いです。
僕も会議が連続して続く日や週はなかなか時間が取れないことがあるんです。そんな時は5−10分だけ上記の項目について書きだしてみます。それだけでも結構ちがいますよ。

会議中に気をつけていること
事前準備を終えて、いざ会議が始まった時、気をつけていることがあります。
それは、「相手の話を聞く」ということです。
相槌打って、しっかり聞く。

なんだそんなことあたりまえじゃないかと思うかもしれませんが、案外これをしていない人が多いんです。
多くの人は何をしているかと言いますと、「相手の話を聴きながら、次に何を話そうか考えている」のです。
そうではなく、ひたすら相手の話を聞く。それがおすすめです。

事前準備の重要性は大体の仕事について同じことが言える

今回は会議の事前準備について書いたのですが、事前準備が大事なのは大体の仕事で言えることですよね。
忙しいなかでも、しっかり事前準備やることで本番がうまくいくと思います！