５分で簡単解説！DX、IT化。いったいどんなメリットがあるの？

みなさんおはようございます。

ChatGPTコンシェルジュの水崎です。
今日はChatGPTを使って、
社内のIT化を進める方法を解説します。

・IT化ってなにをするの？
・具体的な方法は？
・どんな使い方ができるの？

そんな疑問にお答えします。

＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊

結論
IT化を進めると社員さんに
1日1時間の空き時間が増えます。

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今日は主には #ChatGPT という
AIチャットアプリを使用し、
社員さんが楽に仕事ができるように
なることを目指して解説します。

ぜひ最後までご覧ください。

よろしくお願いします。

▼そもそもChatGPTってなに？

• ChatGPT

  • 主な目的:問題を解決する、アイディアを形にする

  • 機能:質問や指示に対して、具体的な回答や解決策を提供する

  • 例え:教育者やコンサルタントのような存在。
    あなたが抱える問題やアイディアに対して、
    具体的なアドバイスや解決策を提供します。

Google検索との違いを比較すると
分かりやすいと思います。

Google検索は
あらかじめ存在する情報を
探し出すのが得意です。

ChatGPTは、
新しい問題やアイディアに対しても
対応できる柔軟性を持っています。

詳細は以下の記事で分かりやすく解説しているのでどうぞ👇

▼ChatGPTってなにができる？

今日紹介するのは
ChatGPTを使って、
作業がどれだけ楽になるのか？です。

ではさっそく見ていきましょう。

メールの返信を効率化

短縮時間：5～10分/メール1通

クライアントからの問い合わせや
初めてのお客様からの
申し込みに対してどんな文章を書けば
いいか悩むと思います。

「テンプレがあれば・・・」
と思ったこともあると思います。

そんな時に有効なのは、ChatGPTに
「お客様からの問い合わせに対する返信」
と入力すると、
適切な返信テンプレートを生成してくれます。

内容が良ければ
自分の中のマニュアルとして保管したり、
チーム内で共有する。

これだけでチーム内で一人1時間の時間を作れます。

ドキュメント作成

短縮時間：1～2時間/1日当たり

資料を作成したり、
調べたりするのは大変ですよね。

資料を作成していたら
半日立っていたなんてことも・・・

調査したり、
作成する際にもChatGPTは使えます。

例えば報告書を作る際には、
ChatGPTに「月次報告書の概要」と入力。

すると、その月の業績や
課題点などをまとめた文章が生成されます。

アイデアの整理

短縮時間：0.5時間～1時間

新しい企画を作成をしたり、
頭の中にあるもやっと考えていることを
文章にしたい。

でも時間がかかるので、
つい後回し。

そんなときに使えるのは
音声入力＋ChatGPTです。

ChatGPTを起動し、
自分の頭の中にあることを吹き込む。

そして、
「ここまでの内容をもとにして
商品のアイディアを出して」
と指示をします。

出てきたアイディアがイメージと
異なる場合には
「もう10個出して」
とパワハラ全開の指示を出してOKです。(笑)

リサーチ作業

短縮時間：0.5時間～3時間/1案件

膨大な資料の山から必要な情報を抜き出す。
これが最もつらい仕事ではないでしょうか。

水崎もリサーチは好きですが、
資料の山を見るのはうんざりします(笑)

そんなときにもChatGPTは有効です。

例えば、競合他社の新製品について調べたいとき、
ChatGPTに「競合他社の新製品調査」と入力。

必要な情報を列挙してくれます。

また有料プランになりますが
・URLの指定
・PDFファイルの指定
をすることでより効率よくリサーチすることができます。

社内FAQとマニュアルの作成

短縮時間：1時間/1マニュアル

社内の情報共有の一つとしてマニュアルは有効です。
しかし、作成するのは大変。。。

社内のルールが厳しい会社さんほど、
マニュアル作りって大変。

ChatGPTをマニュアル作りに使用するなら
・条件設定
・一回の文章は2000文字程度に設定
条件を提示すると
実際の会社マニュアルに近いものができます。

個人的には70～80％ほどの作成物でもOKなので、
完璧を求めすぎないことが
心が穏やかにIT化する方法です。

新入社員がよくする質問をChatGPTに入力すると、
それに対する答えを生成。

これをまとめて、
新入社員向けのFAQを作成できます。

▼今日から私ができることは？

まずはChatGPTの使い方を一緒に試すことを
おすすめします。

水崎のようなIT好きは自分の知識を
誰かの役に立てたくて仕方ありません。

・セミナー
・相談会
・無料コンサル

どんな機会でもいいので、
一緒に触れる機会を設けてみませんか。

あなたが楽になると、
あなたの周りに人も楽になれます。

まとめ

IT化を進めるメリット、使用方法について解説してきました。

・入力時間の削減
・使用方法はアイディア次第
・最初は知っている人と一緒に

まだまだやれることはあります。
それではまた！