トヨタの会議は30分(後編)
さて今日は、昨日の「トヨタの会議は30分」の後編を話したいと思います。
#前編見てない方はぜひ見てみてください
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確実に相手を射抜く・仕留める
コミュニケーション術
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後編である今日は、「確実に相手を射抜く・仕留めるコミュニケーション術」と題してやってまいります。
大きく分けると、”すぐ伝わる資料の作り方”と、”良いプレゼンのポイント”について書かれてました。
この部分はまだ第2章で、このあと３，４，５と続くのですが、後半の部分は割愛しました。
興味のある方は是非お手に取ってみてください。
なので今日は、”すぐ伝わる資料の作り方”と”良いプレゼンのポイント”についてお話ししたいと思います。
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1分でOKをもらえる資料の作り方
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トヨタでは些細な設計変更やシステムの試験的な図面変更でも、その都度上司の承認が必須とされている。
なので、日常業務の様々な場面で、上司の承認が必要な案件が出てきます。
しかし、肝心の上司は忙しく、なかなか時間がもらえない為、仕事が滞ってしまうことがあった。
そのため、上司に簡潔にわかりやすく伝えるための資料作りのノウハウが身に付いたそうな。。
#昔話口調
ペライチの資料に必要な内容を簡潔にまとめ、上司の仕事が途切れたタイミングで「ちょっと1分だけいいですか？」と声をかける。
そして、あらかじめまとめておいた資料に目を通していただき、「○○の件、これで進めてよろしいですか？」と聞き、1分以内に即決してもらう。
そのためには
「相手の時間を奪わずに、かつ伝えたい要点をしっかり押さえて、相手に即決してもらうための資料作りが大切になってくる」
とまあこんな感じでござんす。
#急にどうした
以下、そのポイントを紹介します。
①「何の話か」を書く
まず結論から先に述べるのではなく、何の話かを書くこと。
本当に忙しい相手はあなたの考える結論よりも、どの案件に関する話なのかを最初に知りたがるものだといいます。
②相手に対し、「どんな解答や判断が求められているか」を書く
どんなポイントに対して、判断してほしいのかを明確にするとのこと。
③結論を書く
「自分がどう思うか」を書く
④論拠を列挙する
結論を導いた論拠を列挙すること
できるだけ箇条書きにすると分かりやすい
⑤必要に応じて”補足”を入れる
＊注意する点は上述した順番を間違えないこと。また文字数をできるだけ減らすこと（箇条書き）
#写真参考
#確かにこれだと分かりやすいし
#上司は部下の考えを把握できる
#部下も自分の考えを意見できる
#しかもスピーディーに
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プレゼンでは聞き手を迷子にさせない
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はい、では次にプレゼン編です。
プレゼンとはそもそも相手に情報を理解してもらい、行動してもらうためにするものであって、自己満足の為ではない
なので、専門用語や聞き手に耳慣れないような言葉や分かりにくい表現は避けるべきだと言います。
#最近横文字多いもんね
政府がやってる国民に対するコロナ対策の横文字なんかもインパクトはあるけど、伝わり切れているのかなと個人的には心配に思う
#ひとりごと
まあそれは置いといて。
上手なプレゼンの3つのポイントについて話します。
①冒頭で何を話すかを説明しておく
違う本で読んだんですけど、日本って文章の構成上、結論はあとに話すことが多いらしいですね。
#余談多いな
「わたしは○○さんと○○して、すごく○○だった」みたいな。
英語だと「私は○○だった、○○さんと○○したから」みたいな感じになるから結論から話す癖というか、そういう思考が身に付いているらしいのです。
話は逸れましたが、良いプレゼンでは、聞き手を置いていかないよう、安心感を与えるために「今日は○○の話をしますよ～」みたいな感じで冒頭で話す内容を提示することが大切だそうです。
#日本のお笑いってストーリー立てて
#最後オチって感じで笑いを取るけど
#たしかにアメリカンジョークって結論から話すよな
#いや
#余談を入れるな
②章立て通りに話をする
冒頭で章立てを提示し、その構成に沿って、順番通りに話すことが大事。変なアドリブを入れて、聞き手を不安にさせないこと。
③節目節目で”おさらい”と”不明点の確認”をする
「ここまでで不明な点などはありませんか？」
よく聞くやつですね。
こうすることによって、話の途中で”小さな承認”をとれるので、最終的に大きな合意を取りやすくなるそうです。
#最後こうやって進めていこうってなったときに
#途中で頷いてる自分がいるから
#前に進みやすいとのこと
トヨタではこうしたプレゼンの仕方を研修の段階から学ぶそうですね。
#そりゃ強いわ
とまあ、以上となります。
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著者の山本大平さん
ありがとうございました。
最初に申し上げた通り、本著ではこの後も半分くらい続きますが、ここでは触れないようにしたいと思います。
#気になった方は是非読んでみてね
前編も後編もそうですが、トヨタはやはりすごい会社で、それはなぜかというと、世界を見据えているから、というかすでに世界と戦っているから。だと思いました。
西野さんもたびたび世界と戦うには？という話をされていますが、そもそも世界という舞台が視野に入ってないと生まれてこない考え方や行動があるなぁって改めて思いました。
自分は日本の中小企業だからこんな感じでいいっしょ？みたいな風潮があるから、多くの会社の会議（生産性や利益を上げる場）がなあなあになり、世界の成長スピードに追い付けなくなっている。
いうて自分もその一人なんですが、たとえ世界が舞台じゃなくても、自分の仕事や自分自身に価値を持たせられるような場所、そういった”私らしい舞台の先”を見据えていなければ、新たな考え方であったり、行動はできないんだなぁと思いました。
意識を高く持つ。
日本がどうとか相手がこうとかじゃなく、自分の成長のために自己に投資する。
そんな人になりたいと思いました。
というわけで今日はこのへんで。
それじゃまたね。
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